物联网背景下高校档案服务和利用体系研究

霍奇道

（无锡工艺职业技术学院 江苏·无锡 214206）

高校内置档案多为学生档案、教师档案以及各类校内大型资产的记录型档案。对于学生而言，档案需要跟随他们进入社会，是学生未来就业和肯定自身学业的重要佐证。同样，教师档案也是确认教师工作资格、稳定教师工作待遇的重要证明。故在高校中做好档案管理、档案服务工作属必然性行为。当前世界正处在物联网建设背景下，物联网能够将传统的各类工作加以“智慧化”，这对于急需改良工作效率的高校档案管理部门而言，具有明显的采用优势。故当前多数高校已实现档案服务与物联网技术的融合，但从应用现状来看，物联网与高校档案管理部门的合作却并未实现完美契合，因此各个高校若要充分发挥其技术优势，应对具体的利用体系进行深入研究。

一、试论当下高校档案服务中物联网应用的欠缺点

（一）物联网配套设施建设力度较弱

物联网技术为新时代概念，实现智慧化管理需要大量计算机设备作为辅助。因此高校要落实智慧化档案管理，就必然要采购足够高校使用的计算机设备以及互联网素材。但实际上多数高校在资源分配方面都存在意识落后现象，即资源管理者认为高校资源应重点投放在教学层面，档案管理仅用人工服务便能完成。在这类观念的束缚下，高校能够配给到档案管理层级的资金资源便极其微小。资金不足会形成计算机设备数量不足、配置落后等状态，进而导致基于物联网的档案服务工作无法有效开展。且高校内主教学的这一观念也对人才资源层级造成了波动性影响，人才资源部不重视扩充计算机专业人才，校内计算机维护团队人手不足已成普遍现象。目前部分高校参与档案“智慧化”建设工作的教师往往并非为计算机专业，故档案管理部门的综合技术水平往往不尽人意。

（二）档案管理技术质量落后

几十年前，高校在利用计算机进行档案管理时会因为当时技术发展水平的限制，而仅用单机版本进行服务性操作。而在当下计算机技术水平飞速发展的现今，部分高校却仍在沿用单机版本的档案服务模式，档案服务正呈现出技术片面性现象。例如档案目录服务中基本只存有早期数据或单一的目录数据，而音像分区则也仅保留图片形态的数据，并对“可保存”数据的文件形式有着严苛的限制。多数功能之间并未实现服务互通，急需档案服务的管理者若要调用多种形式的档案数据资源，仅能使用重复操作来完成，而不能在同一页面中实现多任务操作。部分软件的数据接口版本过低，无法实现网络拓展功能，甚至不能与当前的OA系统相匹配。在这类配置下，高校档案服务工作根本无法与网络化和高通量化技术接轨，实现“智慧化”管理似乎只是一句空谈。相对乐观的是，这种现象能够直接被改良。当前物联网中已经存在部分功能完善、应用效果良好的档案管理软件，因此高校所面临的改良需求并非完全具有高质量特征。

（三）档案服务技术保护体制未健全

高校档案可以说是高校环境中极为重要的隐私文件，但目前部分高校中已经成型的保护技术却并未实现“全面”和“实时”这两个保护性需求。世界上的窃密技术、破坏性技术正不断升级，高校内的软件以及对应的保护技术必须要做到实时更新、实时防护，如此才能将高校档案服务工作放置在相对安全的环境中。而当前高校并未完善服务保护机制主要有两点原因。第一点为思想观念上的欠缺。即多数高校管理者都认为，高校内部重要的文件信息进行监管即可，而一般的材料信息无需使用过于高质量的管理系统。这便使得部分高校内部的档案信息长期处在不安全状态中。第二点即为能力上的欠缺。部分高校内部并未拥有专业的计算机维护人员，他们使用临时聘任的方式要求外部技术人员对内部系统进行维护，每次维护都需要相隔较长的时间，且资金输出量较大。因此这些院校便会缩减维护时间，以减少在档案管理维护方面的资源输出量。这两种原因均为错误思路，长此以往将令高校互联网档案信息处在危险状态中，时刻可能成为外部人员威胁高校信息安全的介质。

二、基于物联网背景的高校档案利用体系结构性概述

（一）实体档案利用

高校需利用物联网简化人工操作的频率，需建立实时监管概念。例如使用电子编码形式为每个不同隐私级别和内容的档案进行分类和标定（编码不可循环使用），所有的档案借阅和归还都需要通过电子编码进行确认，未贴电子编码的档案不可借阅。这一行为的设立重点在于最大限度的提升档案信息管理质量。要实现完善管理，第一步便应该明确需要管理的档案内容和具体位置。只有时刻对其进行监管，时时明确档案信息所在位置，才能够提升档案安全属性。条件允许情况下，高校可购置射频识别技术，采用手持扫描形式提升人工扫码操作的整体效率。射频识别技术具有多样性功能，尤其在新生入学阶段，档案管理人员仅需要手持仪器稳定读写器的操作顺序即可完成信息录入，完全不需要重复“输入、对照、检测”等传统录入步骤。这一行为的设定目的则以提升效率和准确性为主。当前国内各个高校均处在稳定发展状态中，随着国家人均经济水平和教育事业发展质量的不断提升，高校入学人数只增不减。因此各个高校除了要加强稳定性，更要提升信息处理的效率，这样才能将工作人员的工作时间有效应用，减少多余的工作步骤。

（二）库房管理：物理管理+网络管理

物理管理多指档案的实时状态，在实体结构中存储的档案多为纸张形态，而纸张较为脆弱、空气中的湿度、温度、气体成分都能够对其保存状态起到负面影响。且一些外部因素，例如水灾、火灾也会对档案室造成直接性的负面影响。故针对此，高校便应以物联网为思路，在档案室内部实现全方位的技术性监管。首先，档案管理团队应分离一部分管理者负责动态监控，即监控档案室湿度以及温度的状态，当发现状态有异时，应及时调整空调或抽湿设备，直至室内状态可达到最佳保护状态。但内部状态的设定需要经过专业人员的设置和验证，且随着不同的外部天气，档案室内部的室内状态也应该做出对应的调整。只有设定足够多且足够全面的计划，才能够保证被存放的实体档案能够处在相对稳定的空间中，不会因为外部环境的变动而产生形变或损坏现象。

实际上，人工管理虽然准确和直观，具有不可替代的应用优势，但人工管理并不能随时调用。故高校应升级内部监控技术，例如烟雾监控系统、智能墙面温度监控系统等。应用前技术人员应对档案室的基本状态进行采集，并将变动指数加以量化，一旦室内温度超出预定值，监控系统便将完整的即时数据信息发送至总监控台，由管理者进行商议决定下一步的抢救措施。而当室内环境变动状态幅度过大时，例如突发火灾时如若灾情过于严重，系统则可直接启动棚顶的火灾应急装置，再即时通知管理员，如此便能将突发状态中的损失降到最低。同时物联网的应用模式相对自由，校方可以在拥有内部技术管理人员的前提下进行自由发挥，保证校内档案在稳定且高效的环境中被管理。

三、基于物联网背景的高校档案服务体系改良途径概述

（一）线上：关注个性需求

在高校智慧化管理模式中，线上功能与线下服务必须要做到不同层次但功能对应且吻合，如此才能将服务效果提升至最优。而线上工作如何在当前的技术水平中做到最优，便需要技术人员格外注重对其功能的设定。在物联网背景下，个性化思维正被各个技术领域所看中，相比于固定的线上服务功能，用户们实际上更加需要一个贴合自身操作习惯和操作偏好的系统功能。因此线上档案服务体系便应具有三点功能，其一为可提供差异性服务。不同用户之间的服务内容需具有明显的偏好差异。故线上档案服务便应该支持用户进行个性化处理，这样一方面可以贴合用户自身的操作习惯，升级用户体验。另一方面在满足其习惯的状态下，用户参与服务的综合效率也能够被直接提升。例如部分人对于检索服务拥有不同的个性化需求，一些人认为在网页顶端设置搜索服务能够与计算机内其他的任务保持稳定的状态，可方便他们同时完成多项工作。而也有部分人认为，设置多个搜索端口可以更加自由的满足他们的工作需求，与WORD、EXCEL等软件同步应用。其二为检索服务。可为用户提供传送和引导功能，技术重点在于当用户提交搜索词汇时，系统将会根据用户的操作习惯来重新优化该词汇，进而为用户提供更加精准的检索服务。但实现该点需要高校对软件系统加以升级，并在PC端基础上开通移动智能端口，进而为用户提供更加全面和具体的档案服务。针对此，高校方面可以购买外部空间中的计算机建设服务，也可以聘请专业的技术人员单独开发适应于高校档案服务的软件，依照高校档案管理的特色来优化检索服务。在当前时代中，所有传统的管理工作都不应该持续处在固化地位中。档案管理虽然具有严肃特征，需要妥善处理，但在物联网技术的加持下，技术人员仍然要适当活跃其服务特征，如提升检索服务的多样性，进而再一步提升档案服务的整体价值和可操作性。其三则为自我管理服务。自我管理服务仍旧以PC端和移动端这两种途径为主，包含借阅状态查询以及清点归还日期等功能。且当高校可以彻底将档案高效整理并编订好对应位置时，客户端中还可以提供清晰的档案定位服务，即直接提供档案室的俯视图，清晰标准档案位置。对于一些核心档案，高校可以为其进行单独定位，并将定位信息实时发送到物联网管理页面中，为高等级的管理者提供清晰的管理信息。

（二）线下：升级与培训

线下服务是高校档案服务的主体，针对上文所述的欠缺点，线下服务的优化成型应以改良现状为主。首先，校方应尽快为档案管理团队拨款，辅助其建设符合当前时代发展特征的计算机设备。其次，校方应聘请专业的计算机以及互联网技术人员，需保障高校现代化技术团队的综合质量与行动力。对于校内现有的技术人员，高校应尽快引导其参与进修，要用专业的教育资源升级校内团队的技术水平。再次，校方应从借阅卡角度入手，升级该卡的实际功能。例如以多卡合一的角度直接实现借阅者的身份认证。身份认证信息会在借阅者或查看者进入档案室后直接进行记录，并实时提交至网络管理系统中，档案室管理者可随时对借阅者的信用信息以及个人信息进行查看。但若要实现位置定位则需要高校使用GPS技术实现精准定位。在借阅的过程中需要注意的是，虽然定位功能能够提升档案调取的稳定性，但一般情况下档案不能借出。借出过程仍然要获取高校档案管理人员以及高层管理者的审核，确认无误后可以在固定范围内查看，除极特殊情况下不应移动到外部空间或拍照。为了保证这一条件可以被顺利执行，线下档案室的管理人员应该在借阅者进入到档案室范围内后，直接保留其具有拍照以及录音功能的全部设备，只有线上线下均进行全力维护，才能够完善的保障档案质量。

（三）安全：意识与防护

在提升高校档案服务安全性的阶段中，高校可以从意识和防护这两个角度入手。其一是技术维护人员，需提升其系统安全防护意识，并树立及时更新、定期查验的工作习惯。其二是档案使用者，使用者在利用客户端完成查看后，应及时退出登录并清理登录信息，利用防护手段尽可能减少安全隐患。而在防护范围中，高校需及时关注RFID技术的更新状态，一旦更新高校便应升级自身加密技术。条件允许状态下可建立校内防火墙，直接屏蔽外来可疑信号。高校也应成立实时备份技术，对于存储在云端的档案也需要备份双份，务必要做到多重保护。

结语

综上，文章以物联网为背景，对高校内部的档案服务以及利用体系进行了深入的构建研究。研究结果表明，高校应以线上线下作为主要思路来改良服务体系，并利用实体档案和库房管理这两个管理思路来落实利用体系的“智慧化”特征。