档案形成机理剖析

(云南大学历史与档案学院 云南 昆明 650000)

档案形成机理是档案学基础理论的重要研究内容之一，其提出、研究和发展对于档案学理论与实践建设有着重要的指导意义。自从20世纪五六十年代以来,我国档案学界就此问题开展了广泛深入地研究。在对档案形成规律内容的研究过程中，对档案形成规律内涵的理解是最基本的前提，但是，随着研究范围的不断拓宽和深化，对档案是自然形成的还是有意识形成的、文件与档案的关系等问题的争论也相当激烈。

一、档案形成规律的内涵。

我国档案学者中最早对档案形成规律进行研究和论述的是曾三。20世纪50年代末，针对大跃进运动中我国许多地方出现大编、大写、大办档案的浮夸风，他提出:“档案是工作和生产过程中自然形成的，今天谁要来‘写’档案，是写不出来的。随后，他又在《1958年至1962的全国档案工作的总结和今后任务》的报告中进一步指出:“各个机关在工作和生产活动中，为了工作和生产的需要，必然产生许多文书材料、技术文件等等，这些文件在处理完毕以后，其中有许多在日后工作、生产、科学研究中还要查考利用，需要经过立卷归档保存起来，这就形成了档案”。“任何档案，都是这样适应机关工作和生产活动的客观需要形成的，不是人们凭主观愿望可以随意编写的，更不是由于档案人员的什么要求而产生的。”“由文书部门或有关人员立卷归档形成档案开始，经过档案室，最后集中到档案馆，这就是档案形成与运动过程。”①可以说，档案学界对档案形成规律相关问题的研究基本是围绕曾三的这些论述而展开的，其观点也成为关于档案形成规律的权威描述。潘连根将曾三的观点进行概括，认为档案形成规律的内涵包括:(1)处理完毕的文件经过立卷归档而转化为档案;(2)档案不是随意编写的;(3)档案的运动周期包括档案的形成阶段、档案室阶段、档案馆阶段。

而王茂跃则认为:“档案自然形成规律的内涵并非高深莫测，就是指档案是社会实践的客观产物，或者更简单地说，档案的形成是客观的。”他强调，档案学界通常所指的档案自然形成规律应该是档案形成与运动理论，两者是不同的。

二、档案是自然形成的还是有意识形成的。

如前所述，学术界对档案形成规律名称的具体表述有多种提法，原因之一就是对档案是自然形成的还是有意识形成的存在不同意见。

(一)档案是自然形成的。最早强调档案自然形成观点的是曾三，他在1959年就提出:“档案是工作和生产过程中自然形成的，今天谁要来‘写’档案，是写不出来的。王乃林在《关于档案自然形成规律的》探讨一文中也提到同样的看法，他认为“档案是不能根据任何人的主观愿望去制造的，档案是在社会实践中自然形成的。”另外，朱荣基对档案的“自然形成’，也进行了解释，指出:“所谓‘自然形成，’实质上应当理论为‘必然产物’。因为档案是职能活动历史过程中直接形成的必然产物，而不是事后随意地制造出来的。”②

(二)档案是有意识形成的。王新才、吕元智认为，“档案不能自然形成”，“其形成不可避免地带有人为的主观性”。黄子林提出，档案自然形成的观点混淆了文件与档案两个不同概念，也忽视了档案形成的条件和人们在档案形成中的作用，实际上是对文件材料转化成为档案要通过立卷归档等转化过程的否定。王荣声、王玉声在否定档案自然形成观点的同时，指出文件材料的自然形成规律可以成立。③

以上论述可谓仁者见仁，智者见智。笔者以为，两种观点的区别并不是本质上的，是可以找到共同点并消除争议的。即“自然形成论”并非否定人的参预，取消人在档案形成中的作用，它们也主张档案管理工作的主动性④，如曾三强调，“自然形成，绝不是听其自然，不要我们去工作的意思;而是要懂得它有自然形成规律，然后按照这个规律去做工作。”同样，“有意识形成论”，也并不是说人们可以违背文件工作的程度和要求，任意形成有关文件材料。因此，不如求同存异，在如何更好地运用档案形成规律来指导档案工作实践上下功夫，以促进档案事业的发展。

三、文件与档案的关系

在对档案形成规律内容的研究过程中，也不可避免地会关注到文件与档案关系问题。早在20世纪30年代，甘乃光、何鲁成等学者就对文件与档案的关系进行过论述。文件与档案的关系是档案学基础理论的重要基础之一，许多理论和实践问题的研究和开展都是以探讨两者关系为前提的，如档案概念和性质的分析、文件生命周期理论的研究、文档一体化理论等等。建国后，学术界围绕文件与档案关系这一主题，共进行过3次大的讨论，分别是在20世纪50年代、80年代和90年代。谭铮培在《文件与档案关系研究综述》一文中主要对90年代的相关研究进行了总结，认为学术界讨论的焦点问题主要集中在以下3个方面:(1)文件与档案是否属同一事物;(2)文件可否作为档案的属概念；(3)归档是不是文件与档案的分界线。在此基础上，他又对存在研究分歧的原因进行了较深入的分析，认为主要原因有三点：(1)所用概念不对应;(2)“档案观”不同;(3)立足点不一致。谭铮培的论述己比较完善的介绍了学术界对文件与档案关系的研究状况，笔者在此就不赘述了。⑤

四、结语

“尽管人们对档案的定义仍在争论，但对档案这一事物的本质特性的认识却是基本一致的，即档案本质上是社会生活的原始记录……对这一认识，尽管学界也有不同的观点，但这些不同观点至少从目前看，尚不能动摇这一共识的正确性。”按照“原始”即“最初的，第一手的”解释，那么档案一形成就是档案，就应该是最初的，根本就不需要经过“归档”、“挑选、整理和立卷”等“转化”过程，档案就是直接形成的原始记录。这既符合档案是原始记录的本质属性，也是客观存在的事实。

【注释】

①曾三:《曾三档案工作文集》，档案出版社1990年版，第211页，第211一212页

②曾三:《曾三档案工作随笔》，《档案工作》1959年第3期

③王新才、吕元智:《论档案形成的主观性》，《图书情报知识》2003年第2期

④宗培岭:《对科技档案形成规律与科技档案工作规律的探讨——兼与《科技档案的形成规律》一文商榷》，《档案管理》1997年第1期

⑤谭铮培:《文件与档案关系研究分歧探源》，《档案学研究》2003年第1期

[1]曾三:《曾三档案工作文集》，档案出版社1990年版，第211页，第211一212页

[2]吴宝康:《文件管理理论与文书(件)学——学习国外文件管理理论后的思考》，《北京档案》1996年第8期

[3]何嘉荪、傅荣校:《文件运动规律研究》，中国档案出版社1999年版，第110、111页

[4]王荣声、王玉声:《“档案自然形成规律”的历史贡献与局限》，《山西档案》1998年第6期

[5]曾三:《曾三档案工作随笔》，《档案工作》1959年第3期

[6]王新才、吕元智:《论档案形成的主观性》，《图书情报知识》2003年第2期

[7]宗培岭:《对科技档案形成规律与科技档案工作规律的探讨——兼与《科技档案的形成规律》一文商榷》，《档案管理》1997年第1期