对档案信息化建设与档案管理的思考

孙晶(天津市滨海新区现代产业区总公司，天津市 300480)

一、给档案信息化建设与档案管理带来影响的因素分析

在传统的档案管理中，由于技术条件的限制，档案管理大多数使用纸质版管理的方法，这在当今时代中是很少见的。现代人们大多采用网络技术实现进行对档案的管理，即在档案的存储与流通方式上出现了很大的转变。但是，网络是极为复杂的，由于目前的网络信息极其繁多，各种网络信息鱼龙混杂，某些重要的信息文件与某些不是十分重要的信息混杂在一起，对实现信息的有效管理十分不利。这给在网络中实现档案信息的有效管理带来了极大的不利。网络中的电子档案兴起时间并没有追溯到很久，因此目前来说网络电子档案管理还是存在较多的制度问题的。由于制度的不完善在实际的操作中出现了很多的问题，这些问题对于高效地实现信息管理是十分不利的。最后需要提到的是在网络上进行操作的工作人员大都缺乏必要的技术支撑，即不能充分的利用网络资源管理档案数据等。

二、如何加强档案的信息化建设与档案管理

（一）加强对电子文件方面的管理

在新的信息时代，随着高新技术产业的发展以及网络的全球覆盖，档案的形式也出现了很大的变化。例如出现了新的档案信息形式。即网络上的电子档案信息数据。这种档案以虚拟数据的形式存在，能够在网络中流传，并在网络中存储。使用网络进行档案文件的存储是有很多好处的。电子版相对于纸质版来说可以不受时间与空间的限制，因为目前的网络是实现全球覆盖的，即有网络的地方就可能有电子档案的存在。档案信息在这种条件之下可以实现随时随地的信息调取，能够完全发挥信息的时效性，使信息在人们的生活中及时的发挥作用。除此之外，电子档案可以在网络中进行相互流通，即实现在用户与用户之间的信息传递，这对于实现档案信息的分享价值是十分重要的。由此可以看出实现在网络中对电子档案有效管理的重要性。但是，许多的重要电子信息文件被传送到网络上以后，是会存在着网络信息安全的隐患的。这种隐患威胁着电子档案的信息安全。对于如何维护档案的电子信息安全，我们提出以下几点建议。一是加强建立与管理电子网络信息部门的专业性，并加强对他们的管理，使电子网络信息部门充分实现自身的价值，把握好网络信息安全防线。二是加强对电子文件有关处理的监察力度，在对电子文件进行管理的过程中，要求管理人员及时对电子档案的接受与处理做好充足的准备，并及时的保存电子文件，保证电子文件得到安全的储存。三是保证电子文件在保存过程中不受其他危险因素的侵蚀，防止网络不安全的信息对电子档案信息的侵害，并且完成电子档案的长期保存任务。

（二）积极建立网络档案

要想在网络中对电子档案达到有效的管理，我们必须解决以下几点问题。首先是如何使电子档案在复杂的网络信息中独立出来的问题。针对这项问题，我们可以建立网络电子档案。通过在网络中建立与建设档案网站，实现电子档案在庞大的网络信息中的独立，对于日后的档案信息管理具有重要意义。建立档案网站时，需要全面考虑到网站的各项信息，并对各种信息做好充足的把握，确保网站信息的完善性。网络把世界连成一个整体，而网站做到了对各类信息的分类。我们在进行档案网站的建设时也应该充分利用网站，为完善电子档案的管理作出贡献。档案网站其实分为内部网站与公共网站两种基本类型，如何实现内部网站与外部公共网站的有效对接是我们在建设网站中应该解决的主要问题。因此在未来的网站建设中，应该着重对此两种网站类型投入建设，并做好两种网站之间的对接工作，使网站真正实现网络信息管理的作用。二是需要加强档案管理的硬件设施建设。硬件设备是提高档案能力的重要支撑，在有效地实现网络档案管理过程中起到辅助作用。因此我们需要对计算机硬件设备进行相应地改进与升级，使之满足网络档案管理地要求。通过高配置地计算机设备，提供重要网络档案信息的交换与支持，并提供网络信息档案共享的基础条件。

（三）如何提高信息化管理

在实现档案管理地高效化建设中，必不可少的是高效地信息化管理手段。对于如何提高信息化管理手段，现提出以下几点建议。首先是建立与健全信息化管理制度。由于网络档案信息管理的发展历史并不是很长，所以在实际的网络档案信息管理过程中可能缺乏必要的信息管理制度。这种制度体系的构建可以说是漫长的，但是必要的管理体系构建对于日后档案信息的管理是多多益善的。因此我们必须加强对档案信息管理的投资与建设。实现在信息管理中的管理规范化与体系化，提升管理效率，实现对网络信息资源的合理配置。其次是需要对之前的管理方式进行改进。我们必须在实践之中转变我们的管理方式，从实际出发，针对实践中出现的制度问题钻研解决办法，实现传统的管理方式向现代化管理方式的转变，并且依照工作中的重要问题组织信息，最终达到提升信息化管理手段的目的。

（四）加强对档案管理人员的业务素质培养

档案管理人员是现代化档案管理的执行者，具有直接接触档案信息管理的作用，其对于实现有效的档案信息管理有着重大的影响。因此，我们需要提升档案管理人员的业务素质，并对档案管理人员进行更高的管理要求。现对于高素质管理人员提出以下几点要求。一是各大部门在建设档案信息管理单位时应该注意选择专业能力强的档案管理人员，具体表现在对于档案管理工作做到有条不紊，对于档案管理工作展现良好的工作态度上。并且，由于正处于信息化时代，网络基本实现全球覆盖，对于档案管理人员的计算机技术要求也是较高的。管理人员不仅可以对档案进行有效的管理，还应该具备必要的计算机技术，能够灵活地运用计算机技术满足档案网络管理的要求。二是需要及时对档案管理人员进行培训。时代是处于不断的发展进步之中的，因此，档案管理人员也必须与时俱进的跟随时代潮流提升自身的技术，并抓住机会提高自身的工作能力。

总结

综上所述，随着时代的发展以及各种科学技术在现代生活中的应用，在档案的信息管理过程中实现了较大的突破。虽然在档案信息管理时还存在着某些问题，但是这些问题是可以克服的。我们必须结合先进的理论知识，在实践中不断探索，不断尝试，找到一条能够解决档案管理问题的道路，并依靠正确的方向指引一路向前，实现对档案信息的高效管理。