浅谈事业单位档案的现代化管理

杨林书

档案事业作为党和国家各项事业的重要组成部分，是各级党委、政府带领人民群众开展各项工作的真实记录，是一个部门和单位管理水平的重要标志，也是以史为鉴，促进各项工作有序开展的重要基础。由于档案管理工作较为复杂、繁琐，传统的管理方式已经不能适应事业单位的需求，因此需要将现代化的管理方式应用在具体的档案管理工作中。

一、现代化方式在事业单位档案管理中的应用

1.档案检索与目录编制

作为机关工作人员，我清楚的认识到档案管理的重要性，每份资料、会议记录、收发的文件……都必须做好登记及分类存档管理，每当领导需要什么文件哪怕是几年前的我们都能在第一时间找到，不至于手忙脚乱，由此可见档案检索与目录编制的重要性。

在档案管理工作中，目录是其重要的组成部分，每一份档案都有着对应的目录，以便检索并提供利用。在信息化的社会中，现代化方式在事业单位中的应用更加明显，并且以计算机为依托将微机打印替代了手写档案，有效的提高了档案管理的工作效率。在事业单位的档案管理中，使用专门的软件在计算机中录入资料与目录，然后依据档案的类型、性质进行分析，同时对资料目录进行统计与汇总。在日后的查询档案过程中，只要输入关键词或者与之相关的信息，档案管理软件便能够将对应的档案呈现给查询人员。通过现代化的管理方式，能够缩短档案查询的时间，提高查询的准确率与日常的工作效率。但要想进一步发挥计算机的作用，提高档案检索与目录的准确性，还需要提高工作人员的综合能力，发挥其自身的自主性与创新性，更好的为事业单位服务。

2.建立档案管理的网络

随着社会的发展，信息机构、信息数量与信息需求量在急剧增加，提升档案管理的效率已经成为提升事业单位竞争力的主要方式。在事业单位中，建立档案管理网络是打破传统管理方式的主要途径，不仅可以满足工作人员的需求，还能够更好的发挥计算机在档案管理中的使用与推广。具体来说，事业单位需要根据自身的发展现状、发展需求，在单位内部建立局域网络，以此为发展的前提，为保存、检索、管理档案提供便捷的渠道，从根本上提高档案管理的工作质量，并且能够实现资源共享。基于上述工作方式，能够在事业单位内部，以档案管理部门为核心建立信息沟通与交流的信息通道，全新实现信息化档案管理的目的。

二、利用现代化方式加强事业单位档案管理的建议

当前，正值全国上下深入学习贯彻习近平总书记系列重要讲话和党的十九大精神之际，档案部门如何贯彻落实好讲话和全会精神，档案工作如何全力服务好全面深化改革，是每个档案工作者必須认真思考、积极应对的一个新课题。这就要求我们务必抢抓机遇，迎接挑战，积极探索新形势下档案工作的新思路、新机制、新方法，努力做到改革的触角延伸到哪里，档案服务就跟进到哪里，改革需要什么服务，档案部门就努力提供相应的服务。

1.转变管理理念

受长期工作习惯、工作环境的影响，部分事业单位无法适应现代化方式的应用，这样的现象严重制约了档案管理向信息化、科技化发展的步伐。对此，事业单位应该做到以下两点：（1）转变管理理念。事业单位的领导需要在单位内部加强现代化技术的宣传，使档案管理人员能够认识到科学技术的重要性，如果在工作中依然运用传统的工作方式，就会影响现代科学技术在本单位的应用，在未来的发展中很可能被社会淘汰；（2）掌握实际情况。与传统的管理方式相比，档案管理人员应该在应用现代化方式时，深入了解事业单位的现状，明确现代化方式对技术的要求，根据本单位档案管理工作实际情况，最终将其应用在档案管理中。

随着全面深化改革逐步实施，必将会形成大量新的档案资料。这些档案资料不仅记录了整个改革的过程，而且也是历史凭证。因此，档案部门必须从一开始，就必须及时跟进指导检查档案工作，确保档案工作与深化改革同步推进。改革推进到哪里，档案资源就建设到哪里，档案工作就覆盖到哪里。切实做好改革过程中新形成档案资料的收集工作，加强对电子档案等新型载体档案的征集力度，确保应归尽归、应收尽收、应管尽管，努力建成资源丰富、门类齐全、结构合理、特色鲜明，能充分反映部门全面深化改革发展足迹的档案资源体系。

2.规范管理的标准

在事业单位的档案管理工作中，需要依据工作需求、档案性质制定内部的管理标准。由于我国事业单位的数量较多，对应的档案数量庞大，给档案管理工作带来巨大的压力。为了能够保障档案管理工作的合理性与有效性，需要针对档案类型、格式、内容等制定具体的管理规范标准，包括档案分类、格式划分等，以此来保障档案查询、档案存取、档案管理的便捷。针对各个事业单位的不同情况，还要依据上文中提及的档案管理网络，也可以实现单位之间的信息共享，当然不包括事业单位涉密信息，进而能够使事业单位及时了解行业的变化，适时调整发展战略，优化单位之间的良性竞争，促进我国事业单位的稳定发展。

3.运用现代信息技术

档案管理工作要与时俱进。随着计算机网络技术的发展，对档案管理工作也提出了新的更高的要求。随着信息技术的发展，档案工作逐渐进入信息化时代，也就是说，档案信息的收集、整理、编目检索、存储保管、统计、利用等工作都将用计算机网络来完成。档案管理工作是一门专业性很强的工作，这就要求档案管理人员不仅要具备档案管理的服务意识，更要掌握现代化管理技能，在高科技时代的档案管理中，要注重组织化、系统化，从而减少人工操作，提高工作效率。但必须以安全为保证，要建立严密的电子文件安全管理制度，完善电子文件流转跟踪登记登录管理，在电子文件管理中建立有效的管理权限操作体系，确保档案管理的科学性和安全性。

（作者单位：平山县政府办公室）