财务共享服务中心建设流程探究

于振威

[摘要]财务共享服务系统是近几年才引进国内并逐步得到应用的新的财务管理形式，其主要目的在于处理大型企业集团在财务工作中产生的重复投入与效率较低等情况。基于此，文章从方案制定、迁移实行和项目管理这几个方面对财务公共服务中心的创建流程展开了详细分析，希望能为各大型企业集团创建财务共享服务中心带来理论依据。

[关键词]财务共享服务中心 方案制定 迁移实行 项目管理

随着网络及信息化时代的发展，财务共享服务中心在很多跨國企业及国内大型企业集团中得到了推行应用。作为一种新型财务管理模式，其创建后能够有效完善组织框架、提高核算工作效率、减少财务核算经费以及给企业营造最大化价值，其立于市场的角度为公司内外部用户带来科学的财务服务。

一、财务共享服务系统的创建流程

（一）方案制定过程

为保证方案制定方向的明确性，一般在方案制定的初期阶段实施高阶设计，且将之视为方案制定的重要部分，主要内容是组织架构、高级程序、服务管理结构和技术与环境的设计，随后对迁移展开合理设计。这个阶段的规划以共享服务系统标准方法论为基础理论，主要从如下几方面进行综合分析：

（1）选址：企业能够结合国家颁布的外包示范城市列表及自身的实际状况初步选择出候选城市且加以评价。评价的标准需要从商务条件、基础建设、人力资源和经营成本这几个方面来思考。

针对商务条件，企业首先需全面分析所选城市内共享服务系统的产业集中性，对城市整体竞争力提高加以预测，掌握该城市行政部门的工作效率与城市生态的美化度。另外，还需对社会保障、城市治安、交通安全等加以评价。对于基础建设项目主要包含通信系统、出行工具、网络设施和路网设施等。最后，企业应当对人员基础文化涵养、受教育程度加以评价，且对高专以上学历的人员进行分析，由此评价预测财务人才聘选的难以程度。除此之外，企业对所选城市人员人均薪资与办公空间租金展开了解与评价，由此明确创建财务共享服务系统将要投入的资金费用。

（2）流程：财务工作的流程包含采购支付、经费报销、订单收款、投资费用、成本结算、总账报表制定、文件管理及主信息管理。其中，部分业务循环与工作范围也需进行明确的分类及规定，订单制度能根据实际业务状况及管理要求加以调整。

（3）组织：企业在组织设计过程，首先应当确定财务共享服务系统、企业总部财务、地区财务之中的职责分类与合作关系，如此可以更好实施财务共享的业务安排。财务共享服务系统在组织设计过程需要根据流程职能科学分工、管理范围扁平化、管理人员专业化转变、后台支撑职能专职化的机理，财务共享服务系统的职责根据流程职能划分，建立出财务共享服务系统内部组织结构。

（4）信息技术。要由企业信息部门结合财务共享服务系统的作业范围、工作量多少，采购适当的硬件、软件设备，并派遣专人来进行严格管理和维护。

（二）迁移实行过程

（1）整体方案的建立。首先需建立迁移的方案，建立迁移的队伍，接着制定相关的迁移管理制度，随后再选取迁移的途径、基本职责以及迁移的设施。

（2）试点区域迁移。在进行迁移前需选好地方、优化系统、明确人员、对业务展开简要的分析。正式迁移时要组织针对标准流程计划的培训，选择差异处理计划，统计进行财务共享的人员，整合相关资料。切换环节实施切换检查，处理遗留的问题后展开人员的迁移、工作总结以及方案修整。迁移后重点处理过度阶段产生的不足。

（三）项目管理

（1）方案制定过程。企业通常不注重地址的选取，缺少确定的目标与清楚的实施计划，没有对系统及法规进行有效评价，未兼顾到财务共享服务系统的管理和经营，缺少共享服务系统管理结构、服务标准、绩效考评、内部控制机制等，在初始过程就给共享服务系统的创建隐埋下了较大的安全隐患。

企业要详细研究选址应当考虑的因素，让专业人员提出建议，且在商业案例实施前和高层确定最后的地址；确定目标与实施途径，根据企业本身特征、运营经验，建立目标模式与过渡模式；咨询人员需掌握不同地方法律法规的差异性，并与用户团队一同和本地税务部门进行交流。

（2）迁移实行过程。企业应当建立迁移成熟度评价标准，企业高层管理人员之间要进行交流沟通与确认后在建立迁移策略与方案。结合迁移成熟度执行迁移方案，根据迁移流程与迁移地址，设置模拟检测时间。尽早了解核心人员并使之参与项目管理，根据迁移地址、兼顾业务差异性，组建强化的知识转移队伍，设计并实行科学的挽留人才措施与奖励制度，在过渡期以前及期间对人员进行科学的咨询辅导，对于人员的充分配置，要防止人才外流；及早选择办公场所以留出时间开展装修、测试机培训工作，做好新招人员的预算工作，为企业招揽大量人才。

（3）运营过程。进到运营过程以后，尤其是进到稳定运营阶段后，大型集团公司往往会出现业务部门服务水平降低、流程调整难以实施等情况。企业应当在改革以前做好基准服务质量与人员分配数量方面的准备工作，在服务质量合同上确定规定服务标准，在实施前明确管理体系，要求业务部门主动管理；在启动前确定实施业务的新渠道，包含当地人员与财务共享服务系统人员之间的职责划分，进行测试与风险评价并处理好正式的业务确定准备工作，实行服务KPI的测试与绩效管理程序，找出存在的缺陷及出现的主因。

在该阶段，企业在项目管理过程还应当建立联合项目组促进项目实施，在企业内部及外部来同步管理财务共享服务系统，可以给项目的实行带来更多的保障，避免风险的出现。

二、结束语

综上所述，文章详细介绍了财务共享服务系统创建的流程，希望能够为相关企业创建财务共享服务系统提供参考依据，并促使我国财务共享服务系统的创建流程能够更为完善，充分发挥财务共享服务系统的作用，推动企业的可持续发展。