论高校基建建筑工程档案管理办法的研究

(沈阳农业大学基本建设处， 辽宁 沈阳 110866)

学校发展，基建先行。为了做好基建管理工作，促进基建工程建设，提高工程质量，接受全校师生员工的监督，2010年以来，学校校园建设总体规划是基本建设处的工作重点之一。按照学校发展的实际和要求，学校校园建设总体规划是在现有校园建设的基础上修编校园建设总体规划任务。老校区的规划和新校区相比，受到很多现实条件的约束。基本建设处在现场调研、实地踏勘、到兄弟院校考察学习的基础上，按照20000人办学规模、2000余亩占地面积、350000 m²新增校舍，建筑面积指标，起草完成了校园建设总体规划设计方案竞赛任务书和多稿校园建设总体规划思路。之后，邀请了上海同济大学、天津大学、哈尔滨工业大学等三所建筑规划设计院参加我校校园建设总体规划设计竞赛活动，经过和中标设计院的多次沟通、反复修改，2000余亩教学核心区修建性规划设计任务全部完成，规划方案于2011年9月13日通过沈阳市规划局技术会议评审，市规划局准予备案。

校区在规划设计思想上，突破了传统的设计理念，打造一个集高校教学、科研产业、自然生态、居住生活、农业观光等多种功能于一体的综合性科教园区，突出强调其科学与自然、城市与校园和谐共存的特色。整体功能结构形成“一带双心五片”的格局。一带是沿河道形成的公共绿化带，其串联基地内的各个片区，成为整个区域的核心公共开放空间；双心是指两大公共中心，其一是校园入口处的公共广场，是学校主要的礼仪、集会及形象所在；其二是生活区的公共配套中心，是学生、居民日常活动的主要场所。自北向南分别是，天柱山为主题的山体绿化区、马松公路以东的居住生活片区、东陵路两侧核心教育科研区、南部的科研实验区以及浑河北岸的人才公寓区。突出校园的核心地位，将原先分散的教学设施集中起来。东陵路南侧则为主要的科研教育区，设置独立学院、创新中心、创业基地等，打造学校的配套产业基地。南部原有的实验农田予以整合，形成现代化的具有科研、生产、观光等综合功能的农业示范园区，展现学校的特色。浑河以北则规划科技人才公寓，其服务于整个科技园区乃至整个沈阳。

按照高校建设发展总体规划和事业发展目标，以建设人文型校园、研究型校园、数字型校园、园林型校园为主题进行建设和发展，办学条件滞后的问题，实现打基础、补欠款、求发展，上台阶、大发展，恢复和重塑大学的地位和辉煌，建成高水平、有特色、高质量的现代化研究型大学提供坚实的保证。

我校基建项目从项目立项到工程竣工验收使用，均本着公开、公正、公平的原则进行，严格执行项目法人责任制、招标投标制、工程监理制、合同管理制和项目全过程审计制度。

本着公平、公正、公开的原则，基建处严格执行招投标法和政府采购法，采取了委托招标代理公司通过市行政审批服务大厅公开招标，政府集中采购通过省财政采购中心招标，以及校内询价采购三、我校基建处建立健全岗位责任制近年来，沈阳农业大学基建部门严格基本建设程序，按照项目管理的思想和方法，构建了较完整的项目管理实施程序的工作体系，并根据校区建设任务要求，因为高校内部门院系众多，这些使用部门是建筑物的真正的业主，对建筑物的使用要求不同，作为基建管理部门要花相当的精力去协调尽量满足各部门的要求；高校内人流量极大，对建筑物的要求高，同时高校内是个小社会，人人都可以参与对基建工程的评价。因此细化各项目的建设目标，通过集体研究落实到个人，实行项目负责制。各项目负责人按所安排的任务制定工作计划并上报基建管理部门统筹审定。基建处各部门工作人员无论是综合科、工程科都能做到各尽其职的完成做好本职工作，做到接到任务，按部就班优质地完成项目工作。

在此过程中的档案管理工作重中之重，应遵循以下原则：

一、校区建设工程档案是指新校区建设项目从筹备到建成交付使用全过程中形成的有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。

二、校区档案管理工作以《档案法》为基本依据，实行集中统一、专人专管，确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。

三、各部必须把档案资料的收集、整理、移交工作纳入职责范围，设专人负责，定期移交办公室。所有参与新校区建设的工作人员，都有为建档、归档、完善档案提供资料的责任和义务。

四、资料移交必须履行登记手续，详细记载资料的名称、份数、页数、时间、签字登记造册。各部移交档案须经部长审核签字确认，双方签字备案。

五、成员查阅利用档案，须经办公室主任或副主任批准，履行借阅手续后在档案室内查阅。如须主任批准方可办理借出手续，并规定三日内归还；如超过三天，须向档案管理员说明情况，并重新履行借阅手续。档案材料原则上不对以外人员借阅，特殊情况，须由建设办主任批准。具体如下：

1.外单位查阅档案，须持本单位介绍信，经校区领导同意后方可到档案室调阅。如需复印等，须经有关领导批准。

2.查阅档案一律按要求填写借阅登记，写明查阅内容、利用目的、查阅卷（件）号、复印页数、利用效果等。便于档案室统计存查。

3.查阅档案限于综合档案室内，不准带离，如因特殊需要借出，需另行办理批准手续，借用时间一般不得超过三日。凡需延期使用者，要办理续借手续。

4.在查阅档案时，只准查阅所需要的指定部分，不准随意翻阅扩大范围，阅后要当面交点清楚。

5.查阅档案者，必须保守档案的秘密，保证档案的安全。不得涂改、勾划、裁剪、拆散、抽页、调换或擅自复印、转借，违者要视情节轻重追究责任。

6.查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经综合科办公室主任批准，特殊情况需指挥部主任审批。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校领导审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作委员会批准。

六、阅档人员要严守机密，不得失密、泄密；要爱护档案，不得分拆、剪裁、涂改、圈划、增删和污损；不得转借他人或擅自复印、翻版。归还档案时，要与档案管理人员交验清楚。借阅期间发生的一切问题由借阅人负责。

为加强和规范学校基本建设档案管理，保证学校基本建设顺利进行，确保工程安全和工程质量，提高投资效益，依据国家有关法律、法规，结合学校实际，我校成立基本建设工作管理领导小组，并且制定了《沈阳农业大学基本建设档案管理办法》。

定期组织职工进行档案学习和业务培训，组织工程档案技术人员到兄弟院校参观学习，提高队伍的素质和水平。要高标准、严要求、常提醒、勤教育，做到要求明廉、教育倡廉、管理促廉、监督保廉。对各项工程档案实行严格管理，严格监督，严禁损害学校利益。努力造就一支政治坚定、纪律严明、作风优良、业务精通、敢于创新的基本建设队伍。

高校基本建设档案管理工作是高教事业发展不可或缺的组成部分，当前我国高校基建发展势头迅猛，如何实现对基建项目行之有效的管理，是高校基建部门的一个重要课题。高校基建有着自己的目标和特点，以上是我校基本建设项目档案工作实施与管理的一些体会，通过这些项目的建设我们也积累了宝贵的经验，希望给予同行一些借鉴。