基本公共卫生服务项目档案管理现状分析及改进措施

文/马秀珍

加强基本公共卫生服务项目规范管理，到2020年总体实现基本公共服务均等化，是落实党的十九大精神，坚持以人民健康为中心，顺应新时代人民群众健康需求的必然要求。本文结合现实工作，就基本公共卫生服务项目档案管理中存在的问题及改进措施做了有益探讨。

公共卫生档案是在服务群众、实施国家基本公共卫生服务过程中形成的第一手资料，是反映辖区群众健康素养、生命质量的依据，是群众强化自我健康管理、防“未病”的重要武器，在以人民健康为中心的新时代，公共卫生档案管理的重要性尤为凸显。国家基本公共卫生服务项目（以下简称公卫项目）自2009年启动实施，运行至目前，共14类55项，管理规范先后颁布3次（2009年、2011年、2013年三版），项目运行、管理日趋完善，管理资料已由起初的纸质到如今的电子与纸质并行。而在社会经济文化相对落后的西部地区，公共卫生管理受财力、人力、程式习惯等因素的制约，电子化水平相对滞后，与现代卫计信息化程度日趋加深的需求存在较大的差距。仅以笔者所在地区现状来看，公卫档案管理的信息化仍须加力助跑。

一、县级公卫项目档案管理存在问题及其原因分析

目前，在县级公卫项目档案管理中存在诸多问题：一是由于财政自产能力差，对于县内各事业单位档案管理经费不予列支，导致各单位没有专门的档案机构，各门类、各项业务形成的文件、资料、影像自成体系，没有统一管理，档案的系统性、完整性得不到保障。二是受程式惯例、人员编配、意识形态等条件的制约，除县疾控中心外，各单位均未设置档案管理岗位，公卫档案管理由公共卫生人员承担。公卫人员在项目实施过程中所收集的资料，因缺乏档案专业知识，只重视对项目要求资料的收集、归类，对项目运行过程中形成的文件、表册、影像等疏于收集，导致收集到的公卫档案过程性不强，反映不了公卫项目运行的流程，大大弱化档案作为历史真实记载的特性。三是公卫项目的实施主体是乡镇卫生院、村卫生室，承担项目80%左右的工作任务，工作量大而人少技能弱，是公卫档案质量不高的根本原因。以本地为例，18家乡镇卫生院的公卫科多由非专业人员组成，163个村卫生室的人员，普遍学历低、职称低，年龄大，缺乏预防医学或公共卫生管理理论知识，多数不会使用计算机，严重影响项目资料收集的质量。四是档案管理属于文案工作，不能在短时间内产生效益，单位不愿投入过多财力，工作人员也不愿选择这一岗位，人员更换频繁，增加了项目档案信息化管理的难度。五是信息数据库建设中人为原因（信息数据采集人员认识水平、素质、责任心等因素）造成资料零散，档案缺失严重，导致数据不完整、不准确，直接影响公卫电子档案的使用率和可信度。

导致基本公卫服务项目档案管理问题多，质量不高的原因无外乎以下几个方面：一是基层人才严重短缺。县及县以下医疗卫生机构，受地域、社会、经济和文化的影响，招人难，留人难，引进更难；二是领导重视不够。公卫档案管理无专职人员，且更换频繁，档案管理、公卫知识及计算机操作技术缺乏，信息化管理极不规范；三是资金投入不足，硬件设施不完备，基础设施建设相当薄弱；四是公卫（档案）人员没有从思想上认识到公卫档案的重要性，致使公卫资料的收集呈片面性、局限性，资料的利用率不高，不能满足群众健康管理需求。

二、加强服务项目档案管理工作的几点建议

（一）明确职责，落实任务，规范流程，精细管理

县镇医疗卫生单位之间要形成档案管理网络，各管理员要互相沟通协作，互通信息。县疾控中心、县妇幼保健院做好《国家基本公卫项目管理信息系统》的日常维护，建立设施齐全，技术领先的综合档案室，配备1～2名专职人员，负责收集县级层面工作中形成的原始文件资料，集中管理本单位的各种门类和载体的档案，贯彻执行有关法律、法规和上级有关方针、政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度，创造条件，实现档案管理的规范化、标准化与现代化，监督、指导各基层单位公卫档案的管理工作。各镇卫生院配置专门的公卫科，设立档案室，由公卫人员负责镇村两级档案的收集、整理与保管。村卫生室乡医负责采集并录入本村各类人员信息（基础数据），及时上报纸质档案资料。

（二）加强业务培训，提高公卫档案管理人员综合素质

《国家基本公卫项目管理信息系统》是公卫项目开展依托的重要信息平台，要实现项目的高质量、高效益运转，要求公卫（档案）人员不仅要熟悉公卫业务，更要具备档案专业知识和基本管理技能，以及先进的计算机操作技术，要积极参加上级部门组织的业务技能培训和研讨会，不断学习和掌握公卫、档案、信息等相关业务知识，练就过硬的专业技能。同时，县疾控中心、妇幼院要将新的管理理念和技能传授给基层公卫（档案）工作人员，推动基层档案信息化管理的进程。在加强业务培训的同时，还要加强素质培养和责任意识教育，树立公卫档案优质管理的意识，热心档案管理，扎根公卫事业，自觉维护公卫档案的历史性、真实性、完整性。

（三）引进信息技术专业人才，建立专门公卫档案信息系统

目前，公卫项目使用的《国家基本公卫项目管理信息系统》，实际意义上来说是业务检查指导手段，仅仅为上级对下级工作检查、督促提供方便。信息系统仅仅在公卫机构、公卫人员网格中封闭运行，并不能在重大公卫突发事件、各医疗卫生机构诊疗等活动中通过网络共享使用，上下、纵横间的互动缺失，不能充分发挥信息化管理的优势。且信息系统仅仅突出指导日常工作，档案信息化管理模块缺失，明显存在缺陷。要想全面、真实地记载公卫项目管理的过程，有价值地反映公卫项目全貌，应积极引进信息技术专业人才，或聘用专业软件（信息）团队，研究开发或选用一套设置合理、管理科学的公卫项目档案信息化系统，运用高新技术管理档案。为方便查询，可以将信息库适当进行分类，或按要求制成不同的表格，建立检索系统，与医院诊疗系统实时对接，提高档案的利用效率和管理质量。

（四）集中财力，装备配置，创造优良的公卫档案保管条件

目前，县、镇公卫档案的存放、使用，从库房建设、保管设施、调阅设备等来看，与档案管理标准、规范存在不小的差距，要实现公卫档案的高度共享目标，必须加大技、财、物的投入和使用力度，要有符合要求的档案存放库房，良好的阅档环境，使用符合国家标准的档案用品及装具，保证档案的安全。对重要的、珍贵的档案采用特殊的保护措施。要在技术设备、网络配置方面争取充足资金，优先考虑调阅档案的必备工具，如网络设施以及计算机、打印机、复印机、高端扫描仪等设备的购置，这是提高档案管理水平和提供优质信息服务的最直接、最根本的手段。必须适当安排软件开发等资金的使用，这是新生动力，是实现公卫档案信息化利用的革新源泉，利于解决公卫档案信息化管理中面临的诸多难题，实现信息远程传输，保障其在医疗、疾控、妇幼和卫生监督等工作中得到充分分享利用。

总而言之，适应互联网+时代的要求，加大资金投入购置硬件设施、软件配置，同时辅之以对人员的继续教育、技术培训，大力加强信息技术的应用，以有效地实现对基本公卫档案的动态管理，提高基本公卫档案的管理效率，最大限度地发挥基本公卫档案在小康社会建设中的使用价值。