试析如何精细化管理养老保险业务档案

文/靳美荣

如何精细化管理养老保险业务档案，需要从制度、人员、技术、考核、安全、利用等方面制定专业性、规范性、科学性的管理措施，从而全面提高养老保险业务档案管理质量和水平，增强养老保险业务档案服务质量。

精细化管理是建立在常规管理的基础上，并将常规管理引向深入的管理模式和基本思想，是基于专业化、规范化和科学化的原则，并借助信息化等技术所开展的管理手段。精细化管理养老保险档案，不仅能够拓展养老保险业务档案利用渠道和利用效能，提升管理和服务水平，还能够保证档案信息的完整性和安全性，更好地利用细致详实的养老保险档案资源，推动养老保险事业不断发展。

一、养老保险业务档案管理现存的问题

（一）管理水平低

从当前养老保险档案管理实际来说，很多经办机构对档案管理工作重要性认识不够到位，没有把档案管理工作提高到养老保险工作发展的战略高度，轻视档案管理工作。比如，没有设置独立的业务档案管理机构，简单安排与其他部门联合办公，由其他职务人员兼职管理。同时，兼职管理人员专业化程度不高，仅仅知道立卷归档的基本知识，档案管理水平难以提升。经办机构对于档案管理经费的投入不足，也使档案管理工作受到基础设施的限制。由于缺乏足够重视，无论是组织机构、管理水平，还是基础设施等方面都十分薄弱，无法支撑档案管理工作的高效开展，是造成养老保险业务档案管理水平较低的重要基础原因。

(二)利用效率低

目前养老保险业务档案的管理与利用都较为粗糙，方式落后，管理质量不高，利用效率低下。养老保险业务档案是养老保险管理工作的重要业务载体,然而，实际上由于管理制度和职责划分不够明晰，由于单位合并、拆分、新设、改制，或者人员调动，都很容易使档案资料散落遗失，影响档案信息的连贯性与完整性。此外，养老保险档案管理观念落后，方式陈旧，以纸质档案管理为主，档案的收集、整理、编目、检索和查阅大多沿袭传统的手工模式，较少运用现代化管理手段，致使档案管理质量低，查找速度慢，使用效率低，利用价值不能充分体现。

二、精细化管理养老保险业务档案的应用策略

(一)制度精细化管理

现阶段，养老保险业务经办机构开展养老保险业务档案管理工作，依据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人社部令3号）和养老保险相关规定，完善档案管理制度，规范化管理档案信息采集和整理等工作。由于各部门业务工作内容不同，所承担的档案管理职责和内容存在着差异，所以要做好制度精细化，实施精细化管理。

在制定档案管理规章制度时，需要管理者高度重视，成立专门的工作小组负责此项工作。制度编制小组开展工作时，要拟定工作计划，上报领导小组进行审核，获得审批后再开展制度编制工作。在制定工作制度时，要积极借鉴相关经验，结合业务工作自身实际情况完善现有的制度。完成规章制度制定后，要组织相关人员召开论证会，做好条目修改工作，保证制度的可操作性以及合理性。制定明确的养老保险业务档案管理制度并加以完善，以此指导各项工作的开展，使精细化管理有了制度方面的支撑，促进各项业务经办管理工作更加有序。

开展养老保险业务档案精细化管理，需要相关人员来负责，因此管理人员的业务素质水平，直接影响着管理工作的开展。基于此，为提高精细化管理水平，需要加强档案管理队伍建设，积极组织档案管理人员，开展技能培训工作，提高业务水平以及工作能力。通过加强档案人员思想教育工作，引导其爱岗敬业，做好养老保险业务档案管理工作。

(二)归档精细化管理

养老保险经办机构在办理养老保险业务过程中，直接形成具有保存价值和利用价值的档案资料，应实行归档精细化管理。各部门明确责任分工，量化养老保险档案归档任务，制定工作计划，将档案归档工作落到实处。

养老保险业务经办部门负责做好业务材料的收集、整理、立卷、归档等工作，可按照以下程序操作：养老保险业务材料收集遵循“谁经办谁收集”的原则，按照业务档案分类方案结合办结时间，定期按“件”整理应归档的业务材料；收集整理后的业务材料及时组卷，并通过信息系统进行编号和编目，案卷内材料应按照案卷封面、卷内文件目录（业务经办明细目录）、业务材料、卷内备考表的顺序依次排列；业务档案立卷后应定期移交到档案管理部门集中保管。档案管理部门严格履行交接、统计、入库、利用、鉴定销毁、移交和数字化处理等精细化工作，保证业务档案真实、完整、安全和有效。整个养老保险业务档案归档流程，做到移交资料全而准，审核严而精，操作细而快，不断提高档案归档入库质量。

（三）技术精细化管理

实施精细化管理模式，必须实行技术精细化，提高档案信息化管理水平。加强基础设施建设工作，为档案信息化管理工作的开展，奠定坚实的基础。结合信息技术特点，做好档案统筹规划，保证档案管理各项工作有效开展。为确保档案信息化工作质量，要做好档案现状调查工作，通过系统化摸底调查，明确档案信息载体、类型、数量等信息情况，力求做到心中有数，结合档案管理实际情况，选择信息化技术。做好技术细化管理，最大程度上发挥信息技术的优势，进而提高档案管理水平，提高档案工作效率，促使档案管理工作实现可持续发展。

（四）考核精细化管理

实施精细化管理，要从监督机制入手，强化量化考核力度。经办机构除了做好日常检查工作外，还需要增加量化考核密度，要不定期做好规章制度执行考核工作，从重点部位和环节等方面入手，做好监督检查工作。依据绩效考核结果，提高养老保险业务档案管理效能。注重细节管理把控，将规章制度执行职责，落实到具体人员头上，做好统筹规划工作。通过细化分工，明确档案管理工作责任，实施量化考核，进而提高养老保险业务档案管理的工作效率与质量。

（五）安全利用精细化管理

养老保险经办机构应设置专门的档案库房，做好档案防火、防盗、防虫、防光、防潮、防污染、防尘、防鼠、防高温“九防”工作，做好风险点排查和档案安全生命周期的风险把控，加强风险识别、分析、控制、预警，采取风险控制措施，并且落实到位，避免发生安全事件。另外，养老保险是一项民生工程，围绕民生需求，要不断加强档案的开发利用，主动拓宽服务渠道，提供档案信息查询服务，做好档案信息的利用登记，在确保档案和信息安全的前提下，拓展业务档案利用渠道，提升利用效率，发挥档案价值，服务养老保险业务。