水库管理部门建设智慧档案管理系统设想

薄雪萍

（河北省岗南水库管理局，石家庄 050400）

随着物联网、云计算、大数据等新一代信息技术的飞速发展，档案的管理手段和管理水平有了很大改善和提高，已由原来的仅依靠计算机辅助管理，逐渐发展为以先进的综合管理理念为引领和提供多方面个性化服务为目的的智慧档案管理系统。

1 各行业进行智慧建设的现状

智慧城市以解决城市发展过程中遇到热点、难点问题为突破口，将集约、低碳、生态、智慧等先进理念融合到城镇化的过程中，实现智慧地规划城市、建设城市、管理城市，智慧地配置城市资源，优化城市宜居环境，提升城市文化的传承和创新，最终增强市民的幸福感，推动城市可持续发展［1］；智慧旅游可以主动感知旅游资源、经济等各方面的信息，使旅游者提前轻松获取资讯、及时规划出行和食宿，制定个性化的景区旅游方案，门票识别，基于地理位置的周边服务信息智能化和虚拟与现实的自动讲解，实时流控告警及应急指挥和职能调度；智慧泊车为有车一族开启全新的智慧生活方式，通过APP可查阅某处公共停车场还有多少个停车泊位，并在导航软件指引下停车并自助缴费；智慧水务以更加精细和动态的方式管理水务系统的整个生产、管理和服务流程，从而达到“智慧”的状态，并做出相应的处理结果辅助决策建议。

2 水库管理部门建设智慧档案面势在必行

2.1 技术的飞速发展为智慧档案建设奠定基础

随着物联网技术的发展，一个行业、一个地区、乃至一个国家已经被网络紧密连接为一个不可分割的整体，能够快速便捷地实现信息交互［2］；云计算技术的发展为模拟人脑思维、揣摩使用者需求和精确模拟计算提供了技术保障［3］；大数据技术的普及应用为海量信息采集和精准推送成为可能；三者技术的结合真正实现了由“数字”“智能”向“智慧”的转变。

2.2 政策支持为建设智慧水库提供了保障

1999年国家档案局颁布了 《电子文件归档与电子档案管理办法》为档案电子化的实现提供了政策依据，并得以规范。同时水利行业各部门也相继制定与之相配套的规章制度，对档案的电子化做出了明确规定，为水利行业电子档案的建立和发展鉴定的有利保障。2016年国家档案局和国家发展、改革委员会联合颁布了 《建设项目电子文件归档与电子档案管理办法》，将电子文件的归档和电子档案的管理纳入了项目建设计划和验收管理，并明确了资金支持和专项验收责任部门。弥补了水利行业建设电子档案管理的短板，为全面实现水利档案的电子信息化提供了政策保障。

2.3 基层水库管理人员多途径获取先进信息

随着信息技术和国家互联互通工程的建设，地理位置和距离已不再是阻碍信息获取的障碍，水管单位已经打破以前封闭、偏远、闭塞的局面，管理人员获得信息和先进理念的途径和手段已与社会同步。依靠先进的管理理念、手段和计算机技术辅助管理已成为常态，为智慧档案的建设提供了可能。

2.4 办公条件极大改善

随着防汛专网、雨水情自动测报等业务专网的普及和应用，办公自动化程度的提升。先进的管理手段和便捷的管理方式已被管理人员所接受，这些变化是智慧档案的建设和利用成为可能，也是管理人员迫切需要的。

2.5 行业管理的特殊性亟需智慧档案的支持

水库管理部门具有鲜明的行业特点，涉水事件具有突发性和综合性，事件形成时间短、决策时间紧、后果危害大，如不稳妥处理将造成严重的社会影响，经济损失也不可估量。

发生洪涝灾害时，要求随时提供海量、及时的档案信息数据，为科学决策提供服务；降雨和洪水调度过程中需要随时采集过程数据形成档案资料，并时刻做好被利用的准备，档案具有随时形成、随时采集、随时利用的特点；水库管理工作中的这些特殊性，也迫使水库决策者必须高度重视智慧档案，档案只有利用才能实现其价值。

3 水库管理部门建设智慧档案的框架构建

3.1 具有鲜明的时代特性，有别于数字图书馆

智慧档案具有档案信息感知和协同处置功能，其宗旨是提高档案管理与档案运行的效率和服务水平，这一点与传统意义上的数字图书馆有本质区别。

不单单是利用物联网、云计算、大数据，而是综合利用各类技术手段，对档案资源进行管理与开发，对档案运行的各类信息进行感知、挖掘，并综合分析和提炼萃取形成智慧信息，并将其应用于服务于决策、管理和服务。

(2)受众劳动论。把受众定义为商品之后，斯迈斯进一步指出，受众一天24小时除了睡眠时间以外，其余时间都是为广告商和大众媒介劳动的时间。受众的主要劳动就是一方面学会购买特定的商品，另一方面接受广告商对产品的营销宣传。这种受众劳动不仅花费了受众的收入，同时也创造了新的商品需求。《盲点》一文发表之后，受众商品及其劳动问题引起传播学界的广泛关注，并成为传播政治经济学批判领域的主要问题。传播政治经济学界对其研究主要聚焦于媒介内容、受众群体及其受众商品的商品化等问题。

3.2 具有开放性的信息识别与采集网络［4］

充分利用各类信息识别技术、智能程序识别和PC或智能移动终端采集设备，将生产或管理过程中形成的信息加以采集，并识别出有价值的档案信息，经过档案专职管理人员确认后自动分类汇总，存贮于固定的单元，同时生成纸质信息载体。档案信息随时生成，随时采集存储。这与传统档案形成过程有着本质区别，不再等事件完成后或按年度集中形成档案信息，这是智慧档案的核心功能之一，是一个质的飞跃。同时智慧档案管理系统具有多端口、蜘蛛网式的信息采集终端，极大地保障了采集档案信息的范围和时效，使档案信息更加齐全。

3.3 具有科学的信息分类和高效地处理功能

传统的档案受载体份数限制，档案的分类和检索具有很大局限性，只能根据信息载体中最主要的信息进行分类，制定检索目录，这样就忽视了其他非重要信息。这部分非重要信息利用率不高，但在特殊情况下却能起到重要作用。智慧档案管理系统具有多元分类和检索功能，档案管理人员只要将档案载体中认为有价值的，能为某项工作，哪怕是极微小的工作服务的信息，都可以提取出来，制定对应的检索目录，当特定的服务对象通过目录或其他信息检索时，就会方便快捷地发现需要的信息。这样，在智慧档案管理系统中，在档案载体份数不增加的情况下，所有的档案信息均被采集，极大地提高了档案信息的利用率和档案的价值。

随着技术的高速发展，智慧档案管理系统甚至可以通过全方位扫描，提取对使用者有价值的任何微小信息。

3.4 具有开放性的信息查询终端

随着国家 “三网融合”技术的推广和普及，4G、5G等大流量智能网络的建设，智慧档案管理系统配置PC客户端、手持PDA移动查询终端、手机移动查询终端等多样化的智能查询终端成为可能，档案利用率和服务功能将更加突出。使用者可以在会议室、抢险现场调用全部所需要的档案信息，档案的服务功能将覆盖到使用者能到达的任何地方。智慧档案管理系统使档案在管理者和决策者心中的地位越来越重要，工作中对档案的依赖将愈加深入。

3.5 具有人脑分析功能和模糊分析功能

水库管理部门查询和利用档案的目的相对专一，大致可分为行政管理需求、防洪调度需求、运行管理需求或抢险救灾决策需求，目的明确，需求者固定。水库管理部门的智慧档案管理系统应具备人脑分析功能，能够根据用户身份和偏好精准预测使用者可能需要的档案信息，并通过模糊分析和查找功能及时推送。这个功能是智慧档案的精髓所在，是与“数字档案”和“智慧档案”的最大差别，实现了档案信息由被动查找到主动推动，是质的飞跃。

3.6 能够提供个性化的档案信息服务

水库管理的重要工作之一是对工程设施的管理和维护，各类工程拦、蓄、排水设施因地设置在不同的地点。通过将水库的“天眼”工程和防洪调度等系统介入智慧档案信息采集平台，可以实现对实时档案信息的采集和分析。通过在各工程区建筑物设置二维码、条形码等输出终端，可以将针对某一工程建筑物的档案信息加载到二维码或条形码中，使用者或管理者通过移动终端扫码，可以方便地获取特定对象的档案信息。档案个性化、差别化服务的特点将日益显现。

4 结语

智慧档案系统建设，不仅仅是档案资源原理与开发平台的建设，更是智慧水库、智慧水务的重要组成部分，将在整个水库体系建设中发挥极为广泛而重要的作用。同时，建设智慧档案也是一个长期的过程，更是一项复杂的工作。面临着信息资源整合、信息安全等诸多技术和非技术的问题，必须做好顶层设计，积极争取政策支持，科学谋划，避免走先建设后规范、先应用后完善的老路子［5］。

参考文献：

［1］殷利梅，姬晴晴，乔睿.智慧城市建设标准化的国际发展［J］.智能建筑与智慧城市，2016 （1）：33-39.

［2］刘爱军.物联网技术现状及应用前景展望［J］.物联网技术，2012（1）：69-73.

［3］刘舒翼.大数据时代政府治理创新研究［D］.昆明：云南大学，2016.

［4］罗军刚.水利业务信息化及综合集成应用模式研究［D］.西安：西安理工大学，2009.

［5］杨冬权.电子档案安全亟须警惕［N］.中国档案报，2016-09-08（003）.