新时期企业档案管理工作思考

郑诗建

[摘 要] 随着国家对档案工作要求的不断提高，以及信息技术在企业各项工作中的不断深入，企业档案管理工作面临更多的挑战。本文通过完善档案管理工作机制，健全文件归档范围、推进现场实施，建设一个数字档案管理平台，打造一支高素质的管理员队伍，提高档案的利用效率等一系列的应对措施，来提升新时期下企业档案管理工作能力，以期满足企业档案管理工作的要求。

[关键词] 档案管理；机制；归档范围；数字档案

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 076

[中图分类号] F272；G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）05- 0184- 03

0 引 言

企业档案是指和企业发展活动相关的文字以及媒体形式的资料，如科技档案、财务档案、设备档案等[1]。将所有有价值的资料整理归档，科学归范地管理档案，是一个单位业绩与管理水平的重要尺度。档案管理工作是企业日常科研、生产、建设和管理環节中一项不可或缺的基础性工作，是一个企业健康发展的需要，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件[2]。

1 新时期档案管理工作的要求

为了全面深入了解档案管理工作的要求，通过“PEST分析”法，从政治、经济、社会和技术四个方面对档案工作进行分析。在政治层面，1984年9月，邓小平同志题词：“开发信息资源，服务四化建设”，这十二个字成为我国信息化建设和发展的重要指导方针；1987年9月5日，第六届全国人民代表大会常务委员会第二十二次会议通过《中华人民共和国档案法》，为档案事业的发展指明了依法治档的道路；2009年，国家档案局发布《企业档案工作规范》，确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法与技术指南。

在经济层面，档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容为社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录。与自然界中自然形成的原始记录物不同，档案是人类自觉创建的信息控制系统。档案是人们当时社会的原始记录，它与图书、资料等其他信息相比， 具有显著的原始性特征。档案信息的这种原始性，使它具备了一种其他信息形式无法替代的证据作用， 从而具有珍贵的价值。另外，大量的技术秘密档案材料对企业来说也是一笔可观的无形资产。

在社会层面，档案既具有信息的一般属性，又具有自身的某些特性， 主要表现为原始性和回溯性。从现行文件到档案是有一个过程的， 因此， 档案信息与其反映的社会活动内容的真实过程必然有一定的时间距离， 正是这种时间距离，使档案信息具备了回溯性的特征。从时态上讲， 档案是过去已经形成的，而不是正在形成或尚未形成的东西。所谓“ 让过去告诉现在， 让历史告诉未来” 。它并非人类历史文化遗产的全部， 而是其中只有基础性支持意义的重要部分。档案一旦形成， 就成了过去活动的记述，即历史的记述，档案成了人们了解过去、研究历史、总结经验、探究规律的依据。档案信息的这种回溯性的特征， 使之成为贯通古今的信息流， 它不仅成了今人了解过去、 后人了解今人的中介， 而且又是为现实服务和预测未来的系统信息。

在技术层面，随着IT技术的不断发展，信息化与工业化融合的逐步深入，信息化时代挑战了纸质时代的档案来源原则、生命周期理论、档案价值鉴定理论，催生了基础理论的新变革，产生新来源观、文件连续体理论、宏观鉴定理论等革新的理论。

我国的档案信息化建设已经持续进行了20年。进入21世纪后，档案工作已形成向档案信息化、集成管理、数字化档案馆前进的发展趋势。伴随信息时代的到来，档案信息化的发展趋势使档案工作的概念发生了根本性的变革。

2 企业档案工作内生需求的变化

由于信息技术迅猛发展， 互联网技术广泛应用， 催生了海量信息的衍生。面对数量巨大、异构的文档信息，要处理庞大的信息鉴定工作，还要与时俱进地满足现代人类对于信息多样化、高效化、个性化、专业化的需求，传统的档案信息服务显然已经不能满足时代的需求。在大数据时代，如何实现档案数据长期可读性、安全可靠性，并在大量数据中实现对档案信息的挖掘分析， 从而提供有价值的信息，是档案管理面临的新挑战。

档案在形成环境和利用方式上发生了根本性的变化。在传统管理方式下，“收”是各部门移交，简单地整理、装盒、上架；“管”是手工管理、手工查询，按照手写目录查询，相对费时、费力，效率低下；“用”是提供被动的查阅服务，有借阅利用者来找寻，才提供相应的查找，借阅服务；在信息化时代下，“收”是数据实时的、自动的归集， 档案收集的效率将大大提高， 对档案工作者来说， 管理更加便捷；“管”是采用计算机管理系统储存、计算、分析， 不仅保存方式有所转变， 而且对于利用方式的转化也是很有利的，多份备存，异地查阅，时间将不再是限制条件， 更加精华的档案，将成为利用者更有价值的凭据。

比较明显的变化是：

档案形式——从实体档案到电子文件档案；

档案内容——从国家机构、社会组织的典籍、文件到各类社会信息；

档案管理——从人工管理到广泛采用计算机软件，向信息集成管理发展；

档案存储——从库房存储扩展到网络服务器；

档案环境——从实体档案馆到数字化档案馆。

可以说档案工作根本性变革的全新时代已经到来。

众所周知，档案信息化在过去的20年中见证了三次模式的变迁，从最初的计算机时代，到后来的局域网应用时代，再到如今的互联互通时代，这也就是数字档案管理的演变。

信息化与工业化深度融合，产业又一次迎来了颠覆性的技术变革。在信息化时代， 新文件来源观、文件连续体理论都将受到不同程度的挑战，档案学基础理论将会有更深一步的发展。从根本上看是档案的供给侧发生了变化，因此需要档案管理部门采取新的措施适应新的变化。

3 企业档案工作的应对措施

档案作为企业各项工作的真实记录，是促进企业各项事业科学发展、维护企业根本利益的重要依据；档案保全证据，是依法治企的保障，是“锁定证据、监控过程、验证效果、规范管理”的重要依据；档案汇聚知识，是企业创新的基础；档案记载历史，是企业文化传承的根基；档案是反映企业科研、生产过程、科学管理、基础及能力建设的重要载体，是企业核心竞争力的记载，保全企业科研、生产、管理、基础及能力建设档案，就是保全企业核心发展力，就是保全企业技术、文化历史传承。

进入互联网时代，随着信息技术的发展及应用，每天产生大量的电子文件和数字资源，同时还有大量的纸质文件存在，用传统的纸质档案的管理方法来管理这些在系统中直接产生的电子文件显然是无法满足要求的。档案工作机制需要进一步完善，档案收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新。另外，信息化条件下科研生产所需要的档案资料在传统档案管理模式下无法满足现阶段需求。在档案收、管、用三个环节都发生了重大变化，需要采用信息化的管理手段对这些电子文件进行管理。

3.1 完善档案管理工作机制

为了做好新时期档案工作，作为档案管理部门应加强档案工作创新理念，强化档案部门的管理职能，将档案工作融入项目管理，按照项目管理模式强化档案管理，实行PDCA管理循环，增加管理含量，提高项目档案与项目管理的融合度，采取“三纳入”措施，使档案工作与项目有机结合。在项目建设计划、质量保证程序、项目管理程序、合同管理和岗位责任制中体现档案工作，明确档案工作任务和员工职责；落实“四同步”要求，加强项目档案的前端控制和过程管理，确保项目在研制最初阶段就把应归档档案的文件进行策划，并收集在过程中形成的文件资料，在各业务流程中，找节点对应形成的文件资料进行检查和管控，另外采取多部门协同工作，与其他管理部门及时进行联动、互动，及时沟通档案的形成、收集、积累和完成情况。开展档案交底工作，建立协调机制，加强过程检查，参加验收把关。确保项目档案齐全、准确、完整、系统。

在科研生产档案管理方面，档案部门以重点项目档案资料管理为重点和切入点，积极融入业务流程，为项目研制生产提供全流程管理与服务。随着信息技术的发展，办公自动化技术的应用，“中国制造2025”计划逐步推进，信息化与工业化深度融合，企业科研生产管理系统、MES等信息化管理系统的深入应用，大量电子文件的形成已成为常态，形成大量的电子公文、数模和电子数据等电子文件，这对以传统纸质载体文件收集、保管和利用的档案管理模式提出了挑战。为确保所产生的电子文件能有效地进行收集，建设以电子档案管理和利用为重心的数字化档案管理系统，实现与科研生产管理业务系统的无缝对接，电子文件可实时自动归档，提升档案管理水平。

固定资产投资项目档案应加强前端控制，以终为始，从项目立项起，主动介入项目建设过程，对设备相关方进行资料收集的培训，重点把握合同签订、开箱验收、设备到院调试和安装验收等几个重要环节进行资料收集。基建项目档案工作应加强对施工、监理单位资料员的培训，充分利用开工前的工地会、监理例会时机对档案资料的收集提出要求，并深入工地对资料收集进行阶段检查和指导，做到全过程管控，同步实施、专业把关，有效保证了项目档案的完整、准确、系统。实现了对项目档案的节点控制，提高了归档率。

其他各门类档案要严格按照时间节点进行收集，充分利用一些重要的时间节点把握档案收集的最佳时机。按照企业发展战略，以资产关系为纽带建立与企业业务发展相适应和匹配的档案工作管理体系。由档案部门归口负责，覆盖企业各科研生产单位、职能部门的档案工作网络。进一步履行档案管理职责，充分发挥档案工作的统筹规划、监督指导职能，推进企业档案工作统一规划、统一领导、统一制度、统一管理。将档案工作“三纳入”“四参加”“四同步”落到实处，并切实将文件材料形成积累和归档工作纳入到绩效考核和奖惩体系之中。

3.2 健全文件归档范围，推进现场实施

文件材料归档范围的合理确定与档案保管期限的准确划分，是档案管理工作的关键和基础，决定档案资源的组成和价值。收集的文件材料是否齐全、完整、系统，关键在于文件材料归档范围制定得是否合理、翔实、准确。依据《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》（10号令）的要求，从业务流程入手，全面分析企业科研、生产、管理、资产运营、基础建设和能力建设各环节产生的文件资料价值，梳理各业务流程中文件资料归档范围，进一步完善企业各门类档案的归档范围和保管期限。因此，档案部门应充分调研本企业的业务工作特点，与相关的业务部门共同梳理出文件材料归档范围，作为档案部门收集文件材料的重要依据。以全面梳理企业各类文件材料归档范围和保管期限表为契机，制定从收集、整理等各类检查表单，编制出包括科研、产品、基本建设、设备仪器、文书、运行管理、会计类等文件材料归档范围，作为档案部门收集文件材料的重要依据，以确保归档文件材料的完整、准确、系统。

3.3 建设一个数字档案管理平台

为适应大量电子文件的归档要求，应建立一个具备数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等基本功能的数字档案管理平台。运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。在信息化大发展的趋势下建设以电子档案管理和利用为重心的数字化档案管理系统，提升档案管理水平和档案利用效率，切实发挥档案资源的价值。不仅通过专题库形式整合档案信息，而且从利用需求出发，深入挖掘档案资源的价值，为科研生产提供借鉴参考。通过档案整编功能加强档案的编研工作，进一步提高档案开发利用价值。

3.4 打造一支高素质的队伍

面对每天产生越来越多的电子文件，要做好顶层设计，理顺档案管理的体制机制；要处理好档案资源与信息化管理的关系，确保档案管理安全高效；要不断创新档案管理模式，紧紧围绕企业主营业务和改革发展大局，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的担当，建立与企业发展战略相适应的档案工作新模式，实现“资产投入扩展到哪里，档案工作就管理到哪里；业务工作发展到哪里，档案工作就延伸到哪里”，收集全、管理好档案信息资源，确保档案信息能够完整反映企业的发展全貌。为依法治企、防范经营风险、资产保值增值和战略储备提供基础支撑。

企业档案管理涉及经营管理、科研生产、基建设备、信息化、历史文化等众多领域，需要高层次复合型人才。从业务需求出发，建设多层次培训体系，首先，加强企业内部档案工作宣传，提高全员档案工作意识，使得全体档案人员主动收集、保管好科研生产等业务过程中产生的文件资料，并能积极主动地及时把资料归档。其次，加强档案队伍的培训，逐步提升档案工作人员素质。举办档案管理业务培训、档案人员岗位知识培训等资格培训，邀请行业资深专家、高校学者讲授专业知识、研究方法、经验教训等内容，促进档案人员快速成长；最后，推荐档案管理骨干参加档案管理、档案信息化及数字档案馆建设等专题培训等，及时了解并掌握各专项工作的技术知识和国家最新要求。

3.5 提高档案的利用效率

在傳统的档案管理模式下，用户为查一份档案往往要跑到档案馆，而且经常受上下班时间的限制。随着数字档案馆的建设，构建起一种以利用者为中心的档案信息资源环境，以利用者的需求和方便作为根本出发点，为利用者快速、准确、全面地提供所需信息。为全体员工提供“随时敞开大门”和“全天候服务”的档案馆，通过网络对档案资料进行远程查阅和浏览，档案利用者可以超越时间、空间的限制，利用计算机通过网络方便地得到所需的档案信息。使档案信息利用更加方便和快捷

为了扩大纸质档案的利用率，可采取档案推送服务，加大开展档案编研工作力度，充分发挥档案的价值，提高档案的利用效率。

4 结 语

（1）在新时期，电子文件及数字档案资源的大量产生，档案工作要适应新形势的发展，完善档案工作机制，既要做好传统档案工作，又要适应电子档案带来的挑战。

（2）把握档案工作重点，找到档案工作规律，完善档案归档范围，以确保归档文件材料的完整、准确、系统。

（3）利用数字档案馆等新技术落实档案的收、管、用职能，将档案资源的价值充分发挥出来，为企业科研、生产和管理等各项工作提供强大信息资源支撑服务。

主要参考文献

[1]丁华琴.试论企业档案的重要性与管理[J].办公室业务，2016（16）.

[2]周亚宁.论有效提高企业档案管理工作[J].科技与企业，2013（7）：36.