卫生外事工作档案管理的现状和对策

刘久畅

[摘 要] 在卫生事业对外交流与合作过程中，卫生外事档案管理工作的有效开展是非常重要的。卫生外事工作档案管理工作的有序开展有利于促进各个国家卫生事业的交流与发展。增进各国人民之间的情谊。卫生外事档案主要记录了国内卫生部门与国外相关部门、个人或者组织之间的交流与合作，是其学术交流与交往的有效凭证。图表、文字、视频录像等档案资料是外事工作档案管理的主要内容，其有效管理有利于促进我国卫生事业的发展。而就目前而言，我国卫生外事档案管理工作存在着一系列问题。基于此，本文主要探讨卫生外事工作档案管理现状与具体对策，为促进我国卫生外事工作有效开展提供合理参考意见。

[关键词] 卫生外事工作；档案管理；现状；对策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2018. 05. 071

[中图分类号] G271 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2018）05- 0174- 03

0 引 言

卫生外事工作具有比较强的政治性与政策性，其在与世界各国的卫生交流，增进各个国家之间的友谊之中发挥着重要的作用。卫生外事档案主要是对卫生系统与国外政府、各个组织以及个人之间往来的真实记录，其中涉及很多有价值的图表信息、文字信息与录像信息，其是卫生档案工作必不可少的一部分。卫生外事档案是卫生系统对外交流与合作的真实记录，其是卫生系统发展的有效见证。充分地对卫生外事档案资料进行有效运用与管理，其能极大程度地推动卫生行业的进步与发展。基于此，对卫生外事工作档案管理的现状与管理方式进行探讨具有重要的现实意义。

1 卫生外事档案管理工作的特点

卫生外事档案管理工作属于我国卫生部门进行对外沟通与合作的重要工作内容。在外事工作中会有很多文稿、视频以及图表产生，参考资料比较多。而在现代卫生外事档案管理中，其具有自身的特点，主要表现在以下几个方面。

1.1 多样化的卫生外事档案内容

近年来，我国卫生对外合作的频率增加，交流范围扩大，且具有多样的形式，这必然促使外事档案内容更加多样化。外事档案内容主要包括国际政府和组织人员来访、国际合作相关的管理内容、聘用外籍专家以及卫生系统领导的访问等内容。由此可见，卫生外事档案内容具有多样化的特点[1]。

1.2 卫生外事档案载体呈现多元化

纸质材料、照片、影像带、电子音频文件、光盘、礼品、纪念品以及荣誉证书等，其均属于卫生外事档案载体。所以，卫生外事档案载体是非常多样的。如何及时、完整有效地收集这些载体，促使卫生外事活动的历史原貌被准确地保留下来，这是我们亟需解决的关键问题。

1.3 卫生外事档案来源更加复杂

在此之前，各个单位可能对外交流以及合作的次数比较少，其保留的卫生档案自然也比较少，且档案来源具有单一性。但如今对外交流增加，外事活动也在不断地增加。各个卫生厅机关均属于外事档案的主要来源。但值得说明的是：当前部分卫生厅尚未重视外事档案收集工作的开展。

2 我国卫生外事工作档案管理过程中存在的问题

2.1 外事档案管理意识有待提升

我国仅仅有短暂的几十年的卫生界对外交流与合作的历史。当我国加入世界贸易组织以后，对外交流与合作频率增加，但是之前的外事活动仍然比较少，尚未建立起更为完善的外事档案资料管理相关体系。另外，卫生外事档案管理工作人员也缺少外事档案管理意识，仅仅认为卫生外事档案管理工作只是简单的档案管理工作。

2.2 外事檔案资料收集不完整

外事档案资料详细记录了对外交流与合作的各种活动内容，其信息资源比较珍贵，且信息记录得比较完整精确。但是在实际工作过程中，外事档案管理人员没有重视档案管理工作的开展，其尚未意识到外事档案管理工作的重要性。管理人员通常将外事活动结果作为关注重点，却忽视了外事档案资料的收集与记录，最终导致外事档案资料收集缺乏完整性。

2.3 档案管理人员业务水平有待提升

进行卫生外事档案管理的工作人员多是外事部门人员，其缺乏专业性的卫生外事档案业务培训。同时，部门人员忙碌于日常工作，其忽视外事档案管理的学习，这导致档案管理不规范。大多数外事档案收集工作、整理工作难以有效地衔接上，导致外事档案整理归档工作存在着严重的滞后性。

2.4 外事档案管理手段相对落后

卫生外事档案记录了外事历史，囊括了很多信息资源。之前的外事档案管理仅仅是单纯地收集、整理以及保管档案等。当检查时，也只是应付检查式地开展工作，其档案管理工作显得非常被动。另外，卫生外事档案资料整理工作仍用手工操作，其工作效率有待提升，更谈不上自动化以及信息化建设与发展，难以有效地满足卫生外事工作要求。

3 卫生外事工作档案管理工作的具体对策

3.1 促进卫生外事档案管理意识提升

为提升相关人员卫生外事档案管理意识，部门可以定期地举办相关的卫生档案管理宣传活动。详细地讲解外事档案管理的重要作用，促使各个从事外事活动以及档案管理的相关人员充分地意识到档案管理的重要性。在此基础上意识到自身岗位的责任与重要意义，促使卫生外事工作顺利开展。

3.2 完善卫生外事档案管理制度

不断地完善外事档案管理制度是促进外事档案管理工作顺利开展的重要因素。在外事档案资料收集、档案建立、存档以及资料的查询等各个环节，都需要对其建立完善的管理制度，促使外事档案资料收集工作更加准确，推动档案建设、存档工作的顺利开展，减少因为遗失档案资料所引起的不方便之处。在健全外事档案管理制度过程中，首先，要充分地与实际相结合，建立完善外事档案管理制度[2]。由于外事档案来源是比较复杂的，其具有很多种类，所以要按照卫生外事工作的特点，充分地结合档案管理的规章制度，制定出外事档案管理工作制度。其次，对外事档案的保密制度进行强化，其比其他档案要求的保密级别更高。因此，在档案管理过程中必须要强化外事档案保密制度。对秘密级别的外事档案要进行专门性地单独保管。明确开发与利用的范围，对查阅审批工作进行严格的把关，促进保密工作有效进行。

3.3 重视卫生外事档案收集工作开展

3.3.1 加强外事档案收集

对于收集工作中的盲点问题，卫生外事档案收集工作需要改变传统的工作方式。要充分地结合各方力量，促进档案管理工作有效开展。通过集体与个别收集的结合、医务人员与档案管理人员的结合、普通要求以及针对性资料收集的结合推动工作的顺利进行。实际工作要通过以下几个方面进行：①加强与外事活动相关部门的沟通与交流，详细了解外事活动的各个程序以及基本活动内容，实现做到档案资料收集工作准备充分。②卫生外事活动一旦完成，档案管理人员要立即采取各种方式进行资料收集与整理工作。除了一些例行的档案资料移交以外，要采用多种方式收集具有价值性的外事档案相关资料。针对一些私人掌握的外事档案资料，可以通过交换、收购或者复制的方式对资料进行收集与归档。同时，在档案收集工作中不能忽视对零散文件的收集与整理。

3.3.2 加强对声像档案资料的收集

声像档案也是卫生外事档案收集工作的重要内容，其主要包括照片、录像以及录音的收集。外事声像档案具有异同性，在收集过程中要严格注意。首先，要建立起合理的声像档案管理制度，对归档的范围进行明确，并对责任进行充分的落实[3]。按照六要素将声像档案制作成表格，录像人及时地填写表格，减少声像档案的残缺性。完善报销制度也是非常重要的，促使归档管理能够前置，对冲洗后的照片进行登记与归档。合格以后即刻报销，减少遗漏现象的发生。其次，进行外事活动的数码摄像设备以及相关的储存设备，其需要满足声像档案的质量标准。最后，要开展摄录像人员的相关培训工作，不但要对相关人员进行录像知识培训，同时还要对其开展档案管理方面的培训，促使录像人员的归档意识提升。

3.3.3 保证档案资料完整性的方式

保证档案资料完整性的方式主要表现在以下几点：①加强卫生外事档案文件收集工作的开展。以开展的外事工作内容为基础进行档案收集工作，对全部外事活动单位进行及时跟踪，并和这些单位的兼职档案人员进行及时性的联系，对档案收集与归档工作进行定期或者不定期的检查。②保持文件材料之间的联系性。在开展完一次大型外事活动以后，部分背景材料可能并不齐全，档案管理人员则可以借助网络、图书等工具完善档案材料。③严格地按照档案资料收集要求，对材料不齐全、质量不符合规范的材料进行弥补，促使文件资料更加完整。

3.4 充分发挥现代计算机信息管理平台的优势

外事档案资料的收集以及管理工作均属于对信息资源的处理，而现代信息技术的发展极大地便利了外事档案资料管理工作的开展。特别是将计算机网络技术应用于档案管理工作中，其加快了相关档案资料从一个地方传递到另一个地方的速度。同時，计算机处理技术能够在众多资料中找到人们所需要的资料。由此可见，将现代计算机信息技术应用于卫生外事档案管理工作中具有较大的优势。

3.5 提升外事档案管理人员的专业素质

外事档案管理工作属于一种特殊性的工作，一次外事活动所涉及的部门比较多，且档案资料相对分散。同时在卫生外事工作范围与数量不断扩大的过程中，外事档案的内容和种类也会不断地增多[4]。这对档案管理人员的要求也会同样地提升，档案管理人员要及时地了解活动的基本程序以及相关内容。当活动结束以后，其还需要及时地收集与整理外事档案资料。所以，档案管理人员需要不断地转变管理模式，实现主动管理与开放式管理，充分地联系外事档案管理工作与卫生系统工作，在主动服务中花费更多的时间，按照要求编撰出更多高质量的材料并提交给外事相关部门。基于此，开展档案管理培训工作，促使档案管理人员的专业素质提升，改变其陈旧的工作方式，促使卫生外事工作档案管理工作顺利开展。

4 结 语

综上所述，随着我国对外开放政策的进一步深化，我国卫生事业对外交流与合作的频率更多，而做好卫生外事档案管理相关工作显得尤为重要。由于我国卫生外事档案管理工作开展的时间比较短，其在工作过程中仍存在着较大的问题。基于此，我国相关卫生部门不断地探索与改进管理方式，为做好卫生外事档案管理工作提供更有效的方式，促进我国卫生管理工作发展。

主要参考文献

[1]张木涵.医院外事档案管理存在的问题及对策[J].天津档案，2013（6）：19-22.

[2]温爽.援外医疗工作档案的管理问题与对策[J].兰台内外，2016，58（3）：65.

[3]杨霞.卫生外事档案管理的分析与建议[J].科技资讯，2013，68（24）：251.

[4]李莹梅.浅谈医院外事档案的管理现状及信息化建设[J].卷宗，2014，32（7）：58-59.