基于国际石油管道项目群模式的文控管理

孙利强，马 鑫，严春侠，张礼旭

1中国石油管道局工程有限公司第四工程公司，河北 廊坊

2中国石油管道局东南亚项目经理部，河北 廊坊

3中国石油管道局工程有限公司国内事业部，河北 廊坊

1. 引言

自2006年以来，中国石油管道局在泰国相继承建的3个石油管道项目已顺利竣工。目前，还有5个项目仍在建，项目之间各自独立又互相联系，呈现如下特点：项目数量多，地点分散；业主监理不同，要求各异；分包模式不同，管控各异；中方人员有限、依托当地资源。针对上述现状，各项目部整合现有人力、物力、财力资源，积极探索出一条高效管理项目群的新途径。作为项目群管理中重要的组成部分——文控管理，也在适应属地化趋势，积极调整思路，从模块化、精细化、快捷化上着手，梳理各项目文控工作，统一规划，构建项目群文控管理框架，确保文件往来、信息传递、模式交流渠道畅通，为全面融入当地创造了有利条件。

2. 文控管理的模块化

2.1. 组织机构模块化

泰国各项目现有专职文控管理人员7人(泰籍文控6人，中方文控1人，属地化比率85%)，负责5个在建项目的文控工作，平均每个项目 1.4人，工作地点分布于曼谷及其他各府项目现场。后续每增加一个新项目，中方人员不增加，初期配置一名属地人员，负责文控体系的建立，项目参与方的通讯与联络，纪要和项目的协调等工作。随项目进展及文控会务量的增减，调整专人分管文件和纪要，并配合其他部门提供资料支持，各项目文控人员总数在2人以内，均为泰籍。

2.2. 管理内容模块化

1) 文件管控。文件分为中、英文2类，中文文件为泰国公司与上级单位、各项目组之间的文件往来以及各项目组与上级单位、参建单位之间文件往来；英文文件为泰国公司与当地公司之间的文件往来及各项目组与业主、分包商、供货商之间文件往来等[1]。

2) 会务管理。会议是项目参与方汇报、分析、讨论、通知项目实施进展、问题、风险和管控的重要途径。会务管理按程序分3个模块，会前、会中、会后。

3) 用章、通讯系统、工作邮箱、文件共享平台管控。统一使用用章申请表申办泰国公司及各项目用章，并更新用章登记表；通讯系统根据人员调入、调离实时更新；使用统一域名的工作邮箱；在项目内部建立文件共享平台，便于各项目成员第一时间查找资料，了解文件最新状态。

2.3. 管理方式模块化

各项目部成立伊始，编制下发文控管理规定，如：《泰国公司文控管理办法》、《关于规范内部行文格式的通知》等。自各项目授标之日起，立即编制文控程序文件，明确文控流转、升版、编号、模板要求，报送业主并与业主保持充分沟通，保证文件尽快批复使用。同时，规定各分包商文件格式、编号、模板、登记情况等[2] [3] [4]。

3. 文控管理的精细化

3.1. 精细化文件管理

项目筹备伊始，尽快编制中英文程序文件、编码规则、行文模板等，英文报送业主监理审批，中文正式发送至项目参与方。待项目正式运行，各参与方运用同一模板、编号，遵循“一条龙”处理流程，并在项目部文控人员监督和指导下，详实追踪，及时督办滞留文件[5]。按照下载 → 登记 → 批示 → 流转 → 督办 → 关闭 → 归档的流程处理收文，按照拟稿 → 审核 → 校对 → 打印 → 签发/盖章 →发文 → 归档的流程处理发文。每周文控人员对其负责项目的存档、流转、登记进行核实，对于英文文件，详细列出业主未返回意见清单、我方到(超)期未提交文件清单、分包商和参建单位到(超)期未提交文件清单、项目经理未批示文件提醒、各部门未及时回复和关闭文件提醒，及时提醒有关经理和部门，向项目全体人员发送滞留文件清单，督促其在规定时间内关闭文件，保证文件状态每周及时结，不拖延。

3.2. 精细化会议及纪要管理

纪要中的每一个词都可能是日后业主、监理提及的关键点，更可能是索赔的依据。为提高纪要编写的速度和质量，记录人员要反复研读工作范围和以往纪要，认真聆听会议参与方发言，全程录音，熟知常用缩写，凝练语言，表达精准，并以我方利益为出发点描述，最大限度减少内容漏项、语法错误、表达冗余、重点不突出等问题。在向业主、监理提交初稿前，项目部参会人员需从专业的角度逐条审读，项目经理最终审批。

4. 关于文控管理的快捷化

项目总体工期固定，每个步骤紧密衔接，需要各部门通力合作。文控管理需快速地收发、流转、登记、存档当天的全部文件，并保存好文件副本，以便应急使用[6]。任何疏漏都可能导致滞后，甚至失控。文控管理方面要求快速处理文件、编写纪要，快速应对文件处理中的问题，快速为各参与方提供文件支持等。具体要求为当天文件不滞留、督办事项常更新、会务安排先准备、纪要编写三日内，及时更新多类型、多数量、快节奏的文件和纪要，保证多项目清晰、并行运作。

5. 结语

为了利用有限的人力、物力、财力资源实现高效管控项目的目标，尝试运用模块化、精细化、快捷化的文控管理模式，全面贯彻“走出去”、“走进去”、“融进去”的发展思路，不断摸索创新，推进文控管理工作的有效进行。

[1] 曾海庚. 试论EPC总承包项目中文控工作的地位、职责分工和基本要求[J]. 办公室业务, 2011(9): 14-15.

[2] 孙丽萍. 工程项目管理中文件控制体系的建立和运作探讨[J]. 化工管理, 2013, 26(6): 212.

[3] 张存华, 张世梅. 国内油气管道工程EPC管理模式实施中存在的问题与分析[J]. 石油化工建设, 2008, 30(6): 11.

[4] 王莉, 靳正利. 海外管道工程PMC项目管理理念与实践[J]. 石油规划设计, 2011, 22(2): 23-25.

[5] 邓铁军. 工程建设项目管理[M]. 武汉: 武汉理工大学出版社, 2009.

[6] 陆惠民. 工程项目管理[M]. 南京: 东南大学出版社, 2004.