加油站实物资产管理存在的问题及对策

陈红胜

〔中国石化湖北孝感石油分公司 湖北孝感 431600〕

实物资产是加油站开展经营业务的重要物质基础，加强对加油站实物资产的管理是销售企业的责任和义务。随着大量加油站实行委托管理和委托经营后，现行的实物资产管理已经很难适应新的要求，需要进一步加强和完善。本文在分析加油站实物资产管理存在问题的基础上，提出加强实物资产管理的相应对策，确保资产的真实完整，发挥实物资产在企业经营管理中的作用。

1 加油站实物资产管理存在的主要问题分析

1.1 管理意识薄弱，清查流于形式

在实际工作中，多数人认为实物资产管理工作是实物资产管理部门和财务部门的事情，对实物资产的核算、使用、保管未能引起足够的重视,实物资产管理意识淡薄。有的加油站认为资产有物在就行，简单登记，应付检查。岗位人员变动交接不办手续，增加资产不入账，处置不销账，变动不调账，久而久之，造成加油站长有制度不执行，形成账账不符，账实不符。销售企业每年投入大量时间和人力开展实物资产清查，但有的单位在资产盘点操作中马虎了事，不到现场盘点，以账盘账，以表盘表，导致账面反映的实物资产与现场实物不符，有账无物、有物无账的现象较多。加油站疏于日常管理，长期不对账、不清点，心中无数，家底不清。实物资产调拨、报废、毁损时不按规定的程序报经审批，而是自行处理，甚至流失。

1.2 管理相互脱节，账实差异较大

资产多头管理，造成资产账实不符。加油站资产涉及投资、实物资产、财务、县级公司、加油站等多个主体，存在多头管理，各部门之间衔接不顺畅。这种多头管理的结果是代表负责实物资产管理的责任主体缺位，使得资产管理不同阶段的数据不能够及时准确地进行传递、共享，甚至存在部分环节资产信息丢失的情况，加大了后一个环节实物资产管理的难度。资产来源复杂，形成资产账实不符。在资产购置上有省公司购置、市公司购置、市公司内部互相调拨及新建加油站投用等。尤其是加油机、电脑等设备在使用过程中常常发生损坏、故障，为了保障经营正常进行，县级公司自行内部调剂，不及时办理调拨手续，出现资产账实不一致，日后往往无法找到对应的实物资产，造成调进加油站资产盘盈，调出加油站资产盘亏。新增资产验收不认真，造成资产账实不符。新建加油站竣工验收，只对工程进行验收，没有对实物资产进行验收，转资审批不严，造成加油站新增资产账实不符。资产报废处置不及时，形成资产账实不符。近年来加油站 “形象改造”、“提量改造”、“油气回收”等改造工程淘汰、更新的房屋、设备等成为待报废资产，如房屋、罩棚等资产实际上实物已不存在，但由于报废资产必须先由资产使用部门向归口管理部门申请，经审核报财资部门，最后由财务部门向省公司请示，待批复同意后，市州公司进行评估后通过招投标、询比价等方式寻找买家，将待报废资产进行处置。流程冗长复杂，费时费力。检查发现，因报废不及时，造成一座加油站的财务账面的加油机有50多台，与实际严重不符。有的不及时处理的加油机、站牌、油罐等随意堆放在室外，长期无人问津，不仅价值大打折扣甚至流失，还存在重大安全隐患。有的资产报废手续办理后，未及时在信息系统中标注报废，存在报废资产继续使用或因其他原因未及时处置的情况，在来年资产清查中，造成账实不符。

1.3 重使用轻保养，增加维修费用

由于设备维修人员缺乏，设备保养不到位，有的用维修来替代日常维护保养，无形中增加了企业的费用支出。同时，加油站实行委托管理，加油站长为了追求业绩，对资产日常管理工作不重视，使加油机、潜油泵等设备长期高负荷运转，不注意对设备的保养，加快了设备的老化和毁损，缩短了使用寿命。有些停用的价值较高的加油机等设备长期得不到维护保养，加速了设备老化，造成资产损失。

1.4 EM系统数据失真，缺乏有效监管

中石化资产管理应用ERP-EM系统，该系统信息共享性大，资产账与实物管理结合紧密，为加油站资产管理提供了很好的平台，但该系统在企业运用的不太理想，没有发挥管理实物资产的应有作用。一方面系统初期资产主数据收集不准确，系统数据失真。另一方面，资产管理人员变动频繁，有的资产管理员刚学会操作EM系统，又调整岗位，新上岗的资产管理员缺少培训，仓促上岗，不熟悉系统操作，致使新增资产数据录入的相关基础信息不完整或者错误，给企业后续资产使用、维修、盘点、处置等管理工作带来了较大困难，EM强大管理优势没有得到很好的发挥。目前，加油站点多面广、战线长，实物资产数量多、品种繁、存放地点分散，但在管理上从省公司、市公司到县公司实物资产管理均为兼职人员，先进管理知识缺乏，无法满足资产专业化的要求，不能对加油站资产形成有效监管。

2 解决加油站实物资产管理的对策

2.1 提高思想认识，共同管好实物资产

任何工作领导重视是关键，实物资产管理同样如此。各级领导要全面负责，强化加油站实物资产管理在企业的地位，从宏观上提高认识。通过实物资产管理制度的宣传解读，在省市公司的投资、财务、资产实物管理和县市公司等部门之间要加强协作、沟通，主动积极参与到资产的管理中来。执行价值管理的财务人员需要了解企业实物资产的购建、技术维修等方面的基础知识，以便准确进行资产相关费用的核算；实物管理部门和实物资产管理的人员则应通过相关培训了解资产核算和成本管理的相关知识，只有通过各部门相互配合、相互学习、相互了解，才能共同管好资产。在加油站树立资产 “谁使用、谁管理、谁负责”的思想观念，消除管理混乱，保证加油站实物资产的使用效益。

2.2 注重资产清查，强化资产调拨管理

建立健全长效机制，确保加油站实物资产管理制度能够正常执行。一是落实每年一次的资产清查制度。对盘盈、盘亏、报废固定资产应及时查明原因并按程序和内控权限进行处理，报废实物资产必须处置完毕后进行财务核销，并调整实物资产台账。二是县级公司要加强日常盘点，组织专人定期进行实物资产盘点，通过盘点及时发现和堵塞漏洞，确保加油站实物资产的安全和完整。三要建立健全考核制度。通过落实通报考核制度调动资产管理人员的工作积极性，提高加油站实物资产的管理执行力和管理水平。四是明确管理责任，及时履行实物资产调拨手续。对于实物资产发生调拨的，由调出单位负责提交资产调拨申请，调入、调出方负责人签字确认，并由调出方根据双方签字的调拨申请，及时在系统履行资产调拨手续。然后，财务资产管理员再根据资产调拨单做资产账务调整，达到资产设备静态与动态管理的有效结合。五是强化加油站新增资产的转资验收。加油站新增资产必须按规定程序认真细致逐项清点核实，杜绝不合格产品入库转资。对新建，改扩建及设备的更新改造应列出详细的资产明细表，施工单位应对每一项资产登记造册，在工程竣工验收时必须由基建、安全、实物资产、财务等部门同时深入现场，逐一清点，验收合格签字后，方可转资。

2.3 加强资产保养，切实做好报废处置

在加油站资产管理中，要想延长资产使用寿命，必须加强设备维护保养。企业要从操作人员的技术培训入手，不断提升加油站员工维护保养技能。在加油站设备维护保养方面，实物资产管理部门要根据需要，认真研究和分析资产管理工作思路，并对其进行综合管理。特别是加强对资产的现场管理，对设备设施的维护保养，降低维修保养费用，使实物资产为企业创造更高的效益。报废资产是实物资产管理的终端环节，也是人们最容易忽视的环节。企业要完善加油站资产报废处置制度，包括建立报废资产台账。要尽量修旧利废，节约维修费用。同时，要简化报废资产的审批手续，对加油机、油罐等设备由省公司统一招标或询比价，签订框架合同，分类明确回收单价，市公司按权限处置，加快报废资产的及时处理，确保账实相符。

2.4 加强信息管理，提升资产管理水平

首先，加大日常培训力度，全面提高资产管理人员和操作人员素质。加强资产管理人员培训，做到培训合格后再持证上岗，涉及人员岗位调整的，对新人要先进行培训，符合要求后才能上岗，营造良好的资产管理环境。加强设备操作人员的技术培训，使他们弄懂设备的构造、性能、使用操作规程和维护保养方法。其次，充分利用信息化手段，全面提高加油站实物资产管理水平。应充分利用EM管理的优势，资产信息管理从卡片延伸到详细记录、各种资产调拨、运行状态、维修措施、维修后效果、所属产品装置等内容。同时，建立实物资产二维码管理信息系统。将单项实物资产与二维码一一对应，能实现诸如台账管理、查询分析、远程盘点、机构层级管理等功能，实现资源共享，信息互通，确保完整、准确地维护资产信息。借助ERP-EM系统、二维码平台和实物管理部门台账完善资产台账及档案，实现每个实物资产从购置、使用、调拨、检修维护、报废，可全程进行跟踪， 掌握加油站实物资产运营动态，剖析变动原因，并对资产质量和使用效益进行评价，为管理层提供决策依据。

3 结束语

总之，加油站实物资产管理一直以来都是一个薄弱环节，但只要领导重视，员工提高思想认识，规范资产管理流程，明确各环节具体责任，各部门互相配合，强化信息系统管理，不断总结前期资产管理经验，发现当前管理存在的漏洞，查找资产管理的薄弱环节，督促整改落实，就能让加油站实物资产为企业创造更高的使用效果、创造更大的经济价值。