浅析科室医生档案电子化及信息化建设

李卉 文博

摘要：经过五年的工作和社会实践，对医院科室医生档案的电子化及信息化建设进行了探讨和研究，以期给同行们提供借鉴和参考，满足国家医学事业的需要。

关键词：医生档案；信息化；电子化

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2018）08-0269-02

人事档案无论在任何单位均起到至关重要和不可替代的作用，而在一些大型医院就显得尤为重要了。本文从大型医院的角度就档案的含义与来源、档案电子信息化的时代性和重要性以及建立科内医生电子档案等几个方面进行了阐述和研究，以期给同行们提供借鉴和参考，为今后的行政管理工作打下良好的基础。

一、科室人事档案的内涵及来源

科室人事档案是指个人、组织、机关和机构在处理业务工作过程中所产生的、持有并保存的文件、记录和资料。它主要是来源于文件或文档，即一切由文字、图表、声像、视频和影像等形式形成的各种材料或资料。大型医院科室人事档案是再现历史真实面貌的原始文献或文档，现在急需进行规范化的管理。

电子档案是指通过计算机光盘或磁盘以及移动硬盘等设备进行存储或保存，它与纸质档案是相互对应的和相互关联的通用电子图像的文件集合，通常以案卷为基本的单位。它来源于电子化的实体档案（如照片JPG格式、扫描件的图片格式、文件的PDF格式和影像等多媒体数据文件），档案化的电子信息（如版式数据文件），结构化的数据库（不仅从应用中卸载，而且能够加载重用的数据库文件），等等。电子信息的档案化管理是把应用系统的电子信息进行凭证化处理后，形成电子档案，将电子信息从应用系统中独立出来，形成与应用无关的、令人信服的、能够直接阅读的文档或文件，使用起来是十分方便和有利的，以便于档案管理人员查阅和归档以及当事人去查看或者人事部门调阅档案的需要。

档案信息化是指在国家档案行政管理部门的统一规划和组织以及管理下，在档案管理活动中全面应用现代化的信息技术和电子化技术，对档案信息资源进行分类、管理和处置，以便为社会提供最佳的服务以及加速实现档案管理现代化的进程和进度。也就是说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体（如文字材料、相片、实物、视频和录像等）为重心，向以档案信息（如大数据的电子信息）为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程。在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备（如计算机、打印机、扫描仪、投影仪和复印机等）档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化和信息化水平，满足社会日益增长的需求和社会发展的需要。

二、档案电子信息化的时代性和重要性

档案电子信息化体现了时代性和重要性，表现在医院使用时可以立刻和随时查阅和阅读，以便获得所需要的资料和材料。因为它与社会时代同步，所以是极其重要的，而且对晋级、提升和评定职称以及评优和评先等都是十分重要的。

三、建立科内医生电子档案

在大型医院建立科室内医生的电子档案也是十分必要和极其重要的。近年来，我们的主要做法如下，并在实践中取得了良好的效果。

1.简单的填表建档。对新分配和新聘任到医院的科室医生进行简单的填表建档，在填写个人档案时要求他们填写的主要内容包括自己的姓名、性别、出生年月、工号、学历和来院的时间以及聘用方式等方面的信息，以利于以后需要时查阅，满足工作的需求。通过多年的工作实践我们发现，以上较为简单的个人档案已经不能满足人事档案的基本要求，于是就开始考虑进一步丰富档案的内容，我们新增加了一些材料，如照片、教工号、政治面貌、参加工作时间、来院时间（原工作单位和现工作单位）、毕业学校、毕业专业以及学历学位等资料，这样就使得科室医生的档案材料内容更加丰富了。

2.对档案进行频次统计。对个人档案中的各项内容进行频次统计，进一步完善和丰富个人档案内容。在完善的过程中我们可能逐步发现信息录入其实是困难的，表现在耗费时间和更新不及时以及内容不够完善等问题的出现，如何解决这些问题正在考虑当中。经过几年的社会实践，现在我们已经进行了三方面的统计，主要包括：（1）对华中科技大学同济医学院附属同济医院医师账号信息进行统计，主要内容包括：序号、编号、姓名、性别和科室等具体的内容，方便查阅。（2）对科室的14名出国人员的信息进行统计，主要内容包括：姓名、国家、目的/经费资助、批准期限、出国时间、延期情况等材料，以便及时了解科室医生的具体情况。（3）对2016年专业技术科研人才进行摸底（我们主要针对的是2013—2016年入院的医生），主要内容包括：每个人发表文章的情况（期刊名、出版时间、本人排名、文章第一作者单位、影响因子情况、属于A类或B类；另外也可以考虑从一级学报、核心期刊、一般期刊的角度去填写内容）；每个人主持科研项目的情况（科研类别、资助金额、批准时间和研究期限等），方便掌握专业技术科研人才的具体情况。

3.寻找程序员。我们与湖北省武汉京伦科技开发有限公司合作，去寻找程序员，共同开发出建立科室医生档案的管理系统，以便录入完整的个人信息去建立完整的医生个人档案，有利于医院在需要时查阅，如每年的评定职称、晋级和评比先进个人以及其他需要等。

4.对电子信息化的一些设想。在科室医生的电子信息化系统建立起来之后，医生可以随时随地通过网络移动平台进行更改、完善及更新自己的个人档案，做到科室管理人员能在第一时间内向医院内提供最新和最全的数据信息以供查阅和参考，这样做起来十分方便和有利。如在2013年我们医院对重症医学科医师的基本信息进行了一览表统计，内容主要包括序号、专科、姓名、性别、一卡通号、教工号、出生年月、政治面貌、户籍、参加工作时间、来院时间、最高学历、初始毕业学校/毕业时间、医师资格证时间、医师执业证时间、现职称、电话号码、电话小号、身份证号、邮箱、婚姻状况、有无子女、住址、固定电话、学术任职、主要受教育经历、主要工作经历、发表论文及著作、持有资格证书、国内外获奖情况、教学课程情况、外出支援及学习情况、出国时间、前往国家、海外工作单位、海外任职、回国时间、自我评价、特长和爱好等方面，由此建立了全面最权威的科室医生的个人档案内容，使得管理人员心中有数。

四、结论与展望

大型医院科室医生档案的电子化和信息化建设在提高医生工作效率，强化科学管理的同时，有利于医学事业的进一步发展和进步，满足人们日益增长的需要，对医院人才的培养也起到了至关重要的作用，达到人尽其才、物尽其用的目的。

加强科室医生档案的电子信息化建设是适应现代化建设的需求和时代的发展趋势，医院档案管理人员应该明确档案管理信息化的重要性和必要性，进一步加强医院科室档案管理的安全化、数字化和标准化建设，实现数字资源共享，满足国家日益发展的需要。

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