高校办公室档案管理工作的规范化发展路径

赵丹

摘 要：高校办公室档案管理工作是高校档案管理体系中重要的组成部分，并对高校发展以及高校育人工作的开展发挥着不容忽视的影响，本文以推动高校办公室档案管理工作的规范化发展、提升高校办公室档案管理工作成效为出发点，从管理制度的完善、评价体系的构建以及管理队伍的建设3个方面，对高校办公室档案管理工作规范化发展路径进行了研究与探讨。

关键词：高校 办公室 档案管理 规范化 发展路径

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2018）09（b）-0089-02

高校办公室档案管理工作的规范化发展，不仅直接影响着高校办公室档案管理工作成效，而且也间接影响着高校教学、育人、科研等工作的顺利开展。长期以来，高校办公室档案管理工作并没有得到高校的高度重视，这也导致了高校档案管理工作中存在着一些就亟待解决的问题，同时也导致了办公室档案资源难以得到充分利用，并难以彰显出自身的价值。由此可见，高校办公室档案管理工作不仅至关重要，而且做好高校办公室档案管理工作也十分紧迫，为此，高校有必要对办公室档案管理工作规范化发展路径做出探索。

1 完善高校办公室档案管理工作制度

在高校办公室档案管理工作中，完善的办公室档案管理工作制度，不仅能够为办公室档案管理工作者所开展的档案管理工作提供指导，而且也能够对办公室档案管理工作者的档案管理行为形成约束，这是推进高校办公室档案管理工作规范化发展进程的必要路径，为此，高校需要重视围绕办公室档案管理工作需求，针对办公室档案管理工作中的档案收集、档案整理、档案归档等具体细节，对办公室档案管理工作制度做出构建与持续完善。

首先，高校需要通过办公室档案管理工作制度明确办公室档案管理工作中的档案收集范围与归档范围。具体而言，高校有必要围绕办公室档案管理工作出台《办公室档案管理工作规范》，明确办公室档案管理工作价值以及工作细则。与此同时，办公室档案管理工作者需要在开展档案收集工作的过程中，对待收集档案信息所具有的价值做出评估与考量，确保将有利于推动高校教学发展，能够对高校乃至社会产生深远影响的档案信息得以有效收集。具体而言，办公司档案收集与归档内容需要包括以下几类：一是教学档案。如高校围绕育人工作所做出的规定和所下达的指示、高校发展中所做出各类规划以及各类会议中的会議记录和会议总结、教学评估记录即记过等内容。二是教研档案。如教师的课程安排与科研安排、教师所获得的科研成果与奖励材料等。三是学籍档案。如学生的学籍卡片、奖励处分、成绩统计数据等。四是教材档案。如本校教师开发的校本教材以及其他具有归档价值的教材等。

其次，高校需要针对档案预立卷工作做出严格规定。这要求高校能能够要求和指导办公室档案管理工作者做好预立卷卷目编制工作，从而确保各类档案资料能够得以分类存储，这不仅有利于提升办公司档案管理工作水平，而且也能够为办公室档案利用率的提升奠定良好的基础。与此同时，高校需要明确档案管理检查制度，即针对办公室档案管理工作者所开展的档案管理工作，需要做到定期检查，从而发挥出监督与优化作用。如办公室档案管理工作者所开展的预立卷工作需要表明所有档案资料的形成日期、归档日期，并要求书写清晰工整，确保统一卷组中的档案资料具有紧密关联，从而推动办公室档案资料呈现出系统性、完整性的特点。

最后，高校办公室档案资源价值实现建立在高校办公室档案资源得以高校利用的基础之上，因此，为了提升高校办公室档案资源利用效率，高校有必要针对办公室档案管理利用工作制定相关制度。在此方面，高校需要要求办公室档案管理工作者做好档案借阅审批、登记与统计工作，并针对失去保存价值的档案资料构建明确的销毁流程。与此同时，高校需要贯彻防治结合的管理原则，重视制定办公室档案资料修补、保护规划，确保高校办公室档案资料管理工作者能够强化自身保密意识，确保办公室档案资源安全。另外，高校有必要围绕办公室档案资源检查、清点等工作制定相关制度，推动办公室档案资源检查与清点工作实现常态化，从而及时发现办公室档案资源管理利用中存在的问题并对相关问题进行有效的解决，确保办公室档案管理工作能够得到持续的优化。

2 构建高校办公室档案管理评价机制

在高校办公室档案管理工作的规范化发展过程中，构建办公室档案管理评价机制，能够对高校办公室档案管理工作中存在的问题做出反映，进而为高校办公室档案管理工作的调整及其成效的提升提供依据，为此，高校不仅有必要将办公室档案管理工作纳入到绩效考评体系当中，而且有必要对评价指标体系做出完善。

2.1 从高校办公室档案管理工作绩效考评工作来看

绩效考评的目的主要包括以下几个方面：首先是推动高校办公室档案管理工作制度得以有效落实，从而为高校办公室档案管理工作的规范化发展提供保障；其次是找出高校办公室档案管理中存在的问题，从而促使档案管理改革工作的开展以及业务指导工作的开展更具针对性。与此同时，绩效考评工作的开展以评价指标为依据，而这些评价指标不仅可以用于绩效考评工作当中，而且能够作为衡量高校办公室档案管理工作的重要标准。由此可见，通过对高校办公室档案管理者所开展的工作以及所获得的工作成效做出考核，能够有效反映出高校办公室档案管理者所具有的工作态度、工作策略以及高校办公室档案管理工作中存在的漏洞，这对于高校办公室档案管理工作成效的持续提升发挥着重要作用。

2.2 从高校办公室档案管理评价指标体系的构建来看

高校办公室档案管理评价指标不仅需要覆盖办公室档案管理工作的整个工作流程，而且需要呈现出科学性、稳定性、导向性和可操作性等特征。具体而言，高校办公室档案管理评价指标体系至少需要包括以下四项一级指标，即高校办公室档案管理体制与机构设置；高校办公室档案管理工作的条件保障；高校基础档案工作的开展以及高校档案服务工作的开展。在一级指标之下，高校还可以进行进一步的细分，从而确保高校档案管理工作中的各个细节都能够得到全面反映。与此同时，高校还应当对各项指标的权重进行确定，从而推动高校办公室档案管理评估工作展现出定性分析与定量分析并重的特征。

3 提升高校办公室档案管理人员素养

高校办公室档案管理工作对于高校教育教学工作产生着不容忽视的影响，而高校办公室档案管理人员专业素养则直接作用于高校办公室档案管理工作水平，为此，重视提升高校办公室档案管理工作队伍专业素养，是推动高校办公室档案管理工作得以规范化发展的必要路径。提升高校办公室档案管理人员素养，要求高校能够做好以下两项工作。

3.1 高校需要重视严把办公室档案管理人员质量关

我国每年培养的高学历、高能力档案学人才数量有限，并且这些档案学人才也并非全部进入高校从事办公室档案管理工作，而高校办公室档案管理队伍却具有较大缺口，这就造成了优质档案学人才供需存在矛盾这一问题。与此同时，相对于党政机关部门而言，高校在档案学人才招聘中的吸引力并不明显，在此背景下，出身于檔案学专业的高校办公室档案管理人员所占比例并不高。面对这一问题，一方面，高校有必要提升办公室档案管理工作岗位薪金待遇，提升这一岗位的吸引力，从而为优质档案学人才引进工作提供良好保障；另一方面，高校有必要在严把专业素养关的基础上适当放松办公室档案管理岗位对档案学专业人才所提出的学历要求，从而在“实用”“够用”的原则下推动高校办公室档案管理工作成效的提升。

3.2 高校需要重视做好办公室档案管理队伍培训工作

高校办公室档案管理工作环境、要求呈现出了动态性的特征，因此高校办公室档案管理工作者所具有的专业素养也需要得到持续的提升，从而与高校办公室档案管理工作环境、要求实现良好对接，为此，高校不仅需要引导办公室档案管理工作者强化自身的自主学习、终身学习意识，而且需要通过开展培训工作，推动办公室档案管理队伍专业素养的整体提升。从培训内容方面来看，高校需要强化办公室档案管理人员的服务意识与保密意识，引导办公室档案管理人员认识到办公室档案管理工作面临的新环境与新要求，并在关注档案管理领域发展前沿的基础上，将办公室档案管理新理念、新技术渗透到培训工作当中。与此同时，高校还应当对人员培训制度进行完善，从而确保办公室档案管理工作队伍培训工作呈现出明确的培训目标、培训规划、培训流程，避免人员培训工作呈现出盲目性与随意性的缺陷。另外，为了进一步提升高校办公室档案管理工作者的工作热情，高校有必要在完善考评机制的基础上构建起科学的激励机制，从而鼓励办公室档案管理工作者能够严格按照办公室档案管理制度对自身管理行为做出约束、有效激发高校办公室档案管理工作者在管理工作中的创新创造动力，进而为高校办公室档案管理工作成效的提升提供良好的保障。

4 结语

综上所述，在高校发展过程中，高校办公室档案管理工作发挥着重要的作用，而重视推动办公室档案管理工作的规范化发展，则是提升高校办公室档案管理工作成效以及确保高校育人、科研工作得以顺利开展的必要路径，为此，高校有必要以推进办公室档案管理工作规范化发展进程为目标，完善办公室管理工作制度、构建办公室档案管理评价体系、强化办公室档案管理队伍建设，进而为高校办公室档案管理工作水平的提升提供良好的保障。

参考文献

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