信息时代档案管理工作面临的问题及措施

李丹

摘 要：随着社会的进步和国民经济的发展，信息时代已经逐步走入了我们的生活，现代计算机技术、通信技术以及互联网技术等已经被十分普遍的应用在了档案管理等领域当中，这也给传统形式的档案管理工作形成了很大的冲击。在这样的大环境之下，档案管理部门需要积极对档案管理的新理念加以树立，继而更好的推动档案管理工作的信息化建设，有效提升其网络化、数据化以及系统化水平，让档案管理能够更好的满足目前信息社会高速发展的需求，促进档案管理事业的健康发展。本文主要针对信息化时代档案管理所面临的问题以及相应的解决措施进行了简要的探讨。

关键词：信息时代 档案管理 问题 措施

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2017）11（b）-0158-02

1 信息时代中档案管理所面临的问题

1.1 管理软件问题

随着现代计算机技术以及信息技术的发展，对档案管理相关软件的开发以及利用力度也在不断的加大。虽然现有的管理软件已经能够基本满足相应的管理需求，不过就档案管理工作信息化的发展态势来说，还无法符合电子政务系统以及包公自动化所提出的要求。除此之外，大多数档案管理部门所应用的计算机等办公用品在型号和规格上不够统一，所以在对档案管理软件加以开发和利用的过程当中经常无法做到相互之间的良好协调，无法让档案信息呈现出应有的共享性，给档案管理的信息化发展形成了阻碍。

1.2 規范化和标准化欠缺

档案管理工作需要呈现出良好的规范化以及标准化特征，不过就目前的发展情况来说，其管理基础性工作并没有将这一特征表现出来。在对档案信息系统和网络加以建设的时候所呈现的形式和层次各有不同，信息管理工作在服务性、共享性等方面都无法呈现出较好的质量，所以也就根本无从谈及档案信息资源的共享需求。因为各种因素的影响，让系统软件所呈现的可移植性比较差，一直也没有形成一个较为统一的自动化标准，给档案信息管理工作的信息化发展形成了阻碍。

1.3 保密性和安全性欠缺

在信息化时代当中，档案管理已经从传统形式的手工作业逐渐转化成为了电子档案管理的方式。相比之下，电子档案具有更强的可更改性，这也就给档案的安全性以及完整性带来了威胁。有些别有用心的人会利用网络技术对档案信息进行窃取或篡改，让档案信息面临了被泄露或者破坏的风险。除此之外，因为电子档案所具备的结构较为复杂，存储的方式也比较多样，如果遇到网络攻击、病毒等导致系统瘫痪，就非常可能会导致档案信息遭受到损坏，甚至丢失，形成无法弥补的损失。

1.4 管理人员素质问题

档案管理工作人员是让档案管理工作实现信息化的关键。就我国目前各档案管理机构来说，大多数档案管理工作人员在传统档案管理知识的掌握上都比较优秀，不过在信息化知识和素质方面却有较大的欠缺，特别是有些年纪较大的管理人员还没有能够适应现代网络技术之下的工作环境，对计算机技术和网络技术根本一无所知。行业内缺乏既对现代计算机技术和网络技术比较精通，同时还能够良好掌握档案管理工作相关专业知识和技能的综合型人才。也就是说，档案管理人员在综合素质方面普遍偏低，给档案管理工作信息化的建设形成了严重的阻碍。

2 档案管理所面临问题的解决措施

在信息化时代之下，对档案管理工作质量的提升的方法主要包括以下几种（图1为档案管理的具体流程）。

2.1 加强信息化建设

在信息化时代的背景之下，实施档案管理信息化最为主要的目标在于让档案资源实现有效的共享，使得档案所具备的价值发挥到最大化。而为了让这个目标实现，最为重要的就是加强对档案资源所实施的信息化建设。第一，需要结合信息技术对档案信息形成自动化管理的模式，让档案和文件等都能够达成一体化管理，继而实现对档案信息更为高速的检索和应用。在面对具备不同载体的文件和档案的时候，例如文字、图像等事实数字化存储，继而结合多媒体技术以及计算机技术等对信息资源加以合成处理，构成一种图文并茂的新型资源，让档案信息资源在表现形式上更加的多样化。第二，利用计算机网络让档案信息实现无时间和地域障碍的传输和交流，让信息资源形成高度共享的优质模式。利用这样的方式，不但能够让档案信息视线海量存储，同时还可以有效防止档案老化以及人为破坏等问题的出现。

2.2 数据库的构建

在信息时代当中，档案所呈现的形式都是以数字作为主体，也就是数据信息，现代计算机网络也就成了对这些数据加以传输的平台和基础，给档案信息的高速传递带来了可能性。而对于这些数字化信息的存储就需要对数据库加以构建，为档案管理工作更加有序的开展提供保障。对于数据库的设置不仅需要符合目前的网络传输标准，同时还应该满足于现代人的网络阅读习惯，贴合计算机对于数据信息在读取方面的要求。除此之外，在对数据库加以构建的时候一定要对档案今后的发展情况做出考虑，对应用软件的选择需要具备前瞻性，继而更好的满足档案管理工作的发展需求。而在数据库构建完成以后，需要针对其做出良好的维护和管理，从而确保数据信息所具备的安全性以及完整性。

2.3 安全保障体系构建

在信息化时代当中，对档案实施信息化建设的速度在逐步加快，而随之而来的是其安全问题，而为了给档案信息所具备的安全性提供保障，需要设置与之相应的安全保障体系。应该主要包括两个方面的内容：档案信息的存储安全以及使用安全。在现信息化技术不断发展的过程当中，让信息竞争显得更加激烈，这也给档案安全构成了一定的威胁。而且在档案信息的网络化建设当中，对于信息技术的应用还不够完善，让系统所具备的安全性较弱。针对这一问题，需要积极提升档案信息安全以及网络安全意识，为有效防止一些非法用户侵入档案系统，需要利用相应的技术手段以及管理措施对系统加以完善，提升针对用户身份认证的强度。与此同时，加大针对网络系统所实施的监督和控制，对杀毒软件进行实施更新，尽量让内网跟外网之间隔离开来，还要对数据库进行定期备份，从而为档案信息的安全性提供保障。

2.4 人才培养的加强

对着档案管理工作信息化发展态势的不断加强，给档案管理人员也提出了较之以往更高的要求，不紧要对以往的管理知识形成良好的掌握，还要对现代信息技术具有较深的了解，切实提升自己对档案信息加以开发等方面的能力，继而真正让档案成为社会的重要财富，给现代社会的建设提供良好的服务。作为一名档案管理工作人员，除了具备良好的事业心之外，还应该具有较强的责任感以及政治鉴别能力。档案管理部门要积极加强对工作人员的培训工作，继而让他们的专业知识储备以及技能得到良好的提升，让他们能够在工作实践当中更好的解决所遇到的问题，推动档案管理工作的信息化发展。

3 结语

总而言之，随着信息化时代的到来，档案管理工作必须要适应时代的潮流，积极对现代计算机技术、通信技术以及互联网技术加以良好的应用，让档案管理工作实现高度的信息化，为社会建设和发展形成助力。相关从业人员应该积极探索，对国内外的先进管理经验加以借鉴，继而与自己的工作实际相结合，在提升自我价值的同时，为档案管理工作的优质化做出自己的贡献，为国民经济长期保持健康的发展注入源源不断的动力。

参考文献

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