大数据时代背景下档案管理工作要点探究

◎黄 萍

（福建三明机场建设管委会 福建 三明 365000）

档案管理不论是在单位办公部门或档案部门都是一项重要的工作。随着大数据技术的深入发展，档案管理面临着新机遇。档案信息化建设的要求是存量档案数字化、增量档案电子化。在大数据这一新背景下，要深刻地了解并认识到档案管理的重要作用，并以问题为导向，对档案管理进行不断优化。

一、大数据对档案管理工作的主要作用

（一）改善了档案管理的保存环境

在传统的档案管理工作阶段，其主要聚焦对象为纸质版的档案材料。一般情况下，纸质版的档案材料对环境要求非常高，需要做好管理档案的各项措施，如果在管理档案过程中出现一些意外或者突发事件，那么将会对档案管理造成非常大的威胁。而且，如果保存环境存在空气湿度过高等客观状况，也会不利于有效保存档案。即使保存环境能够达到要求，但是随着管理档案时间延长，同样会使档案在保存中容易发生字迹不清晰、纸张变黄等现象[1]。大数据时代的到来，为档案管理以及保存带来了新契机。档案管理可以按照大数据要求，将保存的档案由纸质版形式变成电子版形式。一方面，可以减少并释放档案保存以及管理所需要的空间；另一方面，可以尽可能地延长档案保存以及管理时间。经过数字化管理后的档案，还应妥善保存纸质档案，实现两种存储档案并重，如同上了份“双保险”。

（二）提升了档案管理的工作效率

在传统的档案管理工作中，需要耗费大量的人力、时间，而且管理效率较低。尽管投入了大量资源，但是档案管理并没有收到真正实效。进入大数据时代后，以大数据等信息技术为载体，可以对档案管理中涉及的相关信息进行精准处理。例如，运用“云平台”、手机“APP”等形式就可以对档案进行精确管理。在降低人力的同时，工作效率也得到了显著提高。另外，利用大数据进行档案管理也可以减少使用纸张等资源浪费现象。

二、大数据时代下档案管理存在的问题

（一）档案的安全性不足

在如今的大数据时代，信息资源非常丰富，而且信息传播速度也非常快，对各行业的管理工作带来了契机，同时也带来了新的挑战。档案是珍贵的资料，包含着丰富多样的内容，通过大数据技术将纸质版档案制作成电子版档案之后，还需要采取一定措施以保障档案的安全性，但是一些单位在管理档案时，忽视了管理档案的载体建设。例如，在数据平台上没有通过安全软件有效监控电子档案的应用情况，极易引起网络病毒对档案内容造成侵蚀的情况，甚至丢失部分重要的档案内容，造成非常大的损失。到目前为止，虽然未出现过此类事件，也未见到档案管理部门的通报，但是安全性依然是档案管理部门应该关注的重点。

（二）缺少专业的档案管理工作人员

在大数据环境下，档案管理无论是工作流程还是具体方法均发生了变化，主要体现在工作人员的职业素质和水平上。从目前档案管理工作人员的综合情况来看，一些工作人员还停留在传统工作思维上，对大数据技术的掌握还不够熟练，而且工作人员在管理档案和掌握大数据技术之间存在着一定脱节。一些档案管理经验丰富的工作人员，虽然他们在管理档案上比较专业，但是对大数据等技术的掌握还没有达到相应要求；尽管有部分工作人员懂得大数据技术，但是他们在管理档案等业务上还存在着很多不足；甚至还有工作人员在档案管理和大数据技术等方面均不擅长。

（三）缺少科学的工作制度

基于大数据技术的档案管理，需要有系统的管理制度为开展工作提供有效保障。但是一些单位在进行档案管理时并没有审视具体工作状况，建立起科学的工作制度。另外，原有的部分工作制度相对陈旧，与大数据技术结合得也不够紧密，而且在管理制度滞后的情况下，档案管理和大数据之间在结合过程中容易出现无序操作现象。此外，在制定和落实档案管理工作制度等工作环节上存在不到位的现象，没有对如何应用大数据引导档案管理工作进行有力指导[2]。

三、大数据时代下提升档案管理的对策

（一）将档案安全观放在重要位置

档案管理的各项工作要将安全作为重点贯穿于工作始终，相关部门要根据大数据档案管理的应用情况积极出台相应的指示，对新形势下如何运用大数据等技术开展档案管理工作进行指导，对具体工作加以规范。对档案管理部门来说，更需要高度重视安全建设。例如，对大数据技术档案管理平台进行安全化、网格式、项目式的管理，定期排查平台中可能存在的安全隐患，而一旦发现存在潜在的安全问题，就要进行及时地处理和解决，有序化解大数据档案管理中存在的各种问题，积极做好档案管理的各项保障工作和安全工作[3]。在档案管理工作中，要提高保密工作观，因为档案资料中有很多资料是需要保密的，所以在运用大数据技术时要采取相关措施做好档案保密管理，例如运用最新的保密设备，以加强对保密技术的应用。而部分可以公开的档案资料，大数据技术也要对涉密以及非涉密档案进行针对性、系统性的管理。

（二）加强大数据档案人才队伍建设

新形势下开展好大数据档案管理，人才队伍及人才综合素质具有关键作用。对于档案管理部门来说，要将人才队伍建设作为一项基础落实到管理工作中，实现人才建设的“强”与“优”。首先，要吸收专业的管理人员。按照人事政策的有关要求，招聘素质优秀的社会人才，为大数据档案管理源源不断地输入新生力量。档案管理部门要对新晋人员进行工作培训，让他们能够快速地学习并了解到新形势下档案管理的最新知识，并全面应用到工作中。其次，要全面优化工作人员结构。改变档案管理人员存在的“青黄不接”现象，将一些年轻、高素质人员吸纳到档案管理队伍中。

（三）建立健全档案管理的各项制度

新形势下的大数据档案管理，需要将工作中各项制度进行完善。首先，要认真研究大数据在档案管理中的具体应用和使用标准，从细处着手，将工作细化为不同类别的制度，而且要实现工作制度和大数据技术相融合，例如建立管理档案的手机“APP”平台工作制度等。其次，要有效落实大数据档案管理的各项制度，而制定好各项工作制度后，更重要的是怎样落实。因此，要全面检查工作制度的落实情况，特别是要认真总结并发现落实制度时存在的突出问题，并及时加以整改。