以培训和考核为抓手 力促公文质量的提高

宋跃云

（航宇救生装备有限公司，湖北襄阳 441003）

《中国航空工业集团公司公文处理规定》（航空规〔2016〕23号）对公文管理机构和公文处理人员的要求为“各单位应指定专门机构并配备专人负责公文处理工作，对下级单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查”。一般，单位的办公室是公文管理机构，办公室的文秘人员承担了公文处理工作。

在公文处理实践中，办公室文秘人员的责任心和业务能力固然对单位公文管理水平的提高起着至关重要的作用，但随着单位的发展，经营管理领域的不断拓展、深入，专业门类的日益增多，经营管理工作越来越精细，此中形成的公文越来越多，单靠办公室少数专业文字处理人员进行处理，公文质量和运转效率难免不受影响；另外，实际工作中，在单位管理岗位工作的人员均有可能起草公文，这些拟稿人员（兼职公文处理人员）的水平参差不齐，导致流转到办公室的公文质量得不到完全保证，办公室专业人员处理起来要花费不少时间精力，因此，加强对专兼职公文处理人员的培训及考核显得尤为必要。

近年来，航空工业航宇以公文管理知识培训和公文起草质量考核为抓手，认真落实集团公司公文处理规定，力促了公文质量的不断提高。

1 优化公文管理工作流程，搭建公文管理工作“高速公路”，完善公文管理工作硬件条件，为公文管理培训和考核打下良好基础

随着办公自动化设备的普及，我们早已甩开了公文管理的纸质办理方式，实行了OA办公，公文办理表单在网上显性化、固态化；搭建了快捷的公司发文路径，经过反复实践多次优化不断完善形成的公文管理流程逐渐稳定；流程中各个环节的设置及其人员权限的配置经过不断调整渐趋科学合理；同时，我们严格按集团公司公文处理格式要求制作公文模板嵌入流程中供拟稿人选用。这样，我们建成了路径，搭好了平台，设计了模板，给予了应有权限，拟稿人只需选对路径，懂得规矩就可进入公文起草工作。

2 确定公文培训对象，严格公文起草权限，强化兼职公文管理人员责任

首先我们发布了报送兼职公文处理人员（主要承担公文起草工作）的通知，请各单位针对自己部门承担业务工作的实际，结合本部门工作人员文字写作水平，报送公文处理人员。其次，办公室汇总报送情况形成公司兼职公文处理人员名单并明确其职责；其三，举办公文处理人员培训时以此名单签到。明确经过培训的签到人员方有权限起草公文。如此，公文培训工作引起了各单位的重视，他们积极参加公文培训工作，自觉严格公文起草质量，切实担负起了兼职公文处理人员的责任。

3 采取分级培训方式，运用多种培训手段，有重点讲策略保证培训质量

根据培训对象的业务重点及行政所属单位，我们将培训方式分为四级，第一级为公司总部各职能部门的兼职公文处理人员，第二级为分、子公司办公室人员（专职公文处理人员），第三级为针对问题集中的部门人员（专项培训），第四级为新分大学生（入职培训）。不同层级培训重点和方式也有区别。一级培训对象起草公文次数相对多，公文管理的平台路径较熟悉，一般不会选错路径和模板，但他们毕竟不是专业从事公文处理工作的，有关公文文种写作特点和格式规范方面的知识显得欠缺，因此，我们在编制培训PPT资料时，简单介绍发文流程及各环节注意事项，重点讲授发文表单的填写；行文规则；各种文种的特点、写作格式规范、常用术语等。并且结合平时公文处理过程中收集的典型案例进行对比讲解，达到举一反三 、加深印象的目的。培训过程中，注意和培训人员的互动，如现场提问、讨论交流等。二级培训对象主要是各分、子公司办公室人员，由于他们自身出台的正式公文较少，一般没有权限向中航工业航宇以外单位行文，对公文的重视程度相对不够，为此，我们重点就公文的具体格式要求对他们进行培训，我们先将不同类别、不同文种的纸质公文展示给他们看；再利用PPT重点讲授公文模板的制作，讲明模板中版面要求、文字颜色、各公文要素编排规则、印刷装订要求等；同时将公文管理的流程、模板介绍给他们，请他们根据自己工作实际借鉴使用。三级培训的针对性更强，因为是我们根据考核汇总后发现某部门在类似问题出现较多的情况下进行的。比如，经过季度考核汇总，发现某部表单填写不全的次数较多，于是与其部门领导沟通，进行一次“公文表单的填写”专项培训，快速解决问题。四级培训是针对每年新分大学生进行的，因其接触公文少，我们的培训重点是讲解什么是公文；公文在单位经营管理活动中的地位和作用；中航工业航宇的公文管理机构及公文管理业务、公文管理流程等，主要运用OA网进行现场演示，让他们对公文管理有个大概了解，如工作中涉及该类业务至少知道该使用什么平台和流程等。同时，对公司的基本情况作一简单介绍，举例强调说明公文在公司的科研生产管理活动中的运用，引起他们对公文管理工作的重视。

培训结束，我们将培训教材上传OA网教材库和学习资料模块，供所有员工查阅。同时，收集整理签到表及培训效果和意见反馈表存档备查。

2011年至今，我们各级培训进行了9次，共436人参加了培训，基本建立了一支公文处理专兼职工作人员队伍和培养了一批基层公文起草人员，为公司公文质量的提高奠定了良好基础。

4 完善公文考核制度，制定具体考核指标，定期通报考核结果，切实提高公文质量

没有考核的培训很容易流于形式，为了检验培训成果，切实提高公文起草质量，我们于2010年就开始对各单位起草的公文按集团公司公文处理规定进行季度考核，但一直没有制定专门的考核办法，考核结果没有与各基层单位的经济责任挂钩。2015年，根据集团公司一流办公室创建要求，结合多年来公文起草过程中出现的不规范情况和公文管理知识培训实际，我们慎重研究，与有关部门协商，制定了《中航工业航宇公文考核评价管理办法（试行）》（司办〔2015〕348号），正式将公文质量的考核结果纳入单位经济责任考核和单位领导质量意识考核，按新的考核指标进行考核并按季度在OA网通报考核结果。比如我们将公文起草质量的考核标准列为两大条共15项，一条是公文作退回处理的标准，涉及13项之多，主要有：内容不能体现发文意图；表单填写不全；主送单位不明确；文种不清、文种错误；会签不全或应会签而没会签；附件不全；外挂附件出现错误；附件标识不清；未创建正文；模板选择错误等等。二条是文件印制完成后需更改的考核标准，包括2项，第1项是根据上级要求更改，第2项是文种出现重要错误如人名、职务、单位名称、地点、时间、重要数据等需要更改。起草的公文若出现以上情况均会在公文质量季度通报中进行通报，如果出现二条中第2项，除通报外，还将扣除拟稿人质量责任款20元/次，核稿领导（拟稿单位领导）质量责任款50元/次。扣款从下月的个人绩效中直接扣除。

通报引起了各单位高度重视，起草的公文质量有了一定提高，2015年上半年退稿率为23.8%，2016年上半年退稿率为19%，2016年与2015年退稿率同期同比减少14.8%。

总之，重视并做好公文管理知识培训和考核，针对不同对象采取灵活的培训方式和不同的培训侧重内容，辅以严格的考核标准进行考核，使公文从源头上标准、规范，减少低级错误的发生，是提高公文质量的有效方法。

[1]中国航空工业集团公司公文处理规定（航空规[ 2016]23号）

[2]中国航空工业集团公司《关于公文简报精简工作的通知》（办字[2012]216号）

[3]中国航空工业集团公司公文处理规定解读2013年3月