高校档案管理信息化创新探究

田艳玲

(潍坊市技师学院，山东潍坊 261000)

高校的改革体制在不断地完善和深化，相应的档案管理工作也需要发生变化和创新。传统的档案管理模式已经不能适应高校的发展，因此就需要加快档案管理方式的创新步伐。

1 现阶段高校档案管理信息化中存在的相关问题

随着我国教育事业的不断完善，高校的数量也在不断地增多，招收的学生也在不断地增加。而档案管理作为高校发展的一项重要的辅助工作，对于高校的长远发展有着重要的推动作用。全面和系统性的档案管理能够实现档案资源的有效共享，能够提供完善的档案信息化服务。通过对档案资源的分类和整理，就能够提升标准化和现代化的档案管理。随着21 世纪的到来，信息化技术的快速发展，高校的档案管理也逐渐运用了信息化技术，使高校档案管理的工作越来越轻松。但是现阶段在我国高校档案信息化管理中还是存在很多方面的不足。

1.1 相关工作人员对于档案管理的重视度不足

在高校的档案管理工作中，不仅需要院校的领导给予高度的重视，也要档案管理的工作人员给予高度的重视。档案管理虽然是一项辅助工作，但也为高校的发展做出了很大的贡献。在现阶段的档案管理工作中，管理的方式比较落后，也没有引起相关工作人员的重视，大多都是采取模式化的管理方式。档案在登记、保管的过程中存在很多的问题。再加上对于档案管理的资金投入力度不足，一些硬件设施等也处于落后的地位，档案管理的系统建设不够完善，受到各种条件的制约，高校档案管理的发展速度就非常缓慢。

1.2 管理方式比较传统，效率有待提升

在高校的档案管理工作中，很多管理人员大多都是一些经验丰富的工作人员，但是这些工作人员思想观念落后，无法跟上时代发展的步伐，更不会操作信息化技术，这就为高校档案管理带来了很多问题。高校的档案在高校的适用范围比较广，但是实际的利用效率却十分低下，很多档案都是采用文件式的管理方式，这样工作人员的工作量就会增加，工作效率就会降低，在保管和使用的过程中就会存在严重的问题。很多高校的档案管理都是工作人员的手工进行记录和操作，无法对档案信息进行全面的整理、归纳和汇总。

1.3 档案管理的数据库系统缺失

在档案管理工作中，数据库是记录信息数据的重要系统。而在实际的工作中，档案管理的操作软件比较复杂，统计功能比较少，整个数据信息的分析过程比较复杂，无法适应现阶段大量的档案管理。在没有信息技术的支持下，就无法获取信息收集和共享，档案在管理过程中就受到了各种制约。高校档案工作量最少是几百卷，最多就会达到上千卷，工作量和工作难度都在直线上升。如果没有响应的数据库系统，就很难将档案管理工作做好。

2 高校档案信息化管理的创新方式

2.1 深化高校的档案管理体制改革，重视档案管理的信息化

在高校中，档案管理工作具有非常大的发展潜力。因此就需要高校领导在今后的工作中深化高校的档案管理体制改革，重视档案管理方式走向信息化的发展。在档案管理工作中，需要积极鼓励工作人员不断地学习一些先进技术和管理经验，积极参与到学习和培育中。在档案管理的信息化发展中，就要加强管理，规范管理的方式，促使管理方式的改革和创新。针对一些工作经验比较丰富的工作人员，就要从他们的管理理念、管理方式和管理手段上进行创新，让工作人员紧跟时代发展的潮流，认清社会发展的趋势，积极的学习一些信息化的管理方式。其次就是将一些能够熟练的操作信息化的工作人员培养成注重业务的发展人员，要求他们在工作时间要百分之百的投入，积极向经验丰富的工作人员学习相关经验。最后随着档案管理工作的量在不断地增加，档案管理工作也逐渐开始复杂。就要积极扩大档案管理部门的规模，积极聘用先进的工作人员，做好档案管理信息化的改革和创新工作。

2.2 档案管理人员要树立领导意识

作为一名合格的档案管理工作人员，就要树立起领导意识，带领全体工作人员积极地投入到档案管理信息化的工作中。档案管理的工作人员需要在实际的工作中团结合作、爱岗敬业、勇于探索、凝聚创新，不断地激发自身的工作积极性。在档案管理工作中，领导者要善于发现每一位管理人员的优势，根据每一位工作人员的长处分配工作，做到工作量适当。作为领导者还需要在实际的工作中不断地总结自身存在的问题，积极听取大家的意见和建议，鼓励工作人员在工作中相互协作和团结，促使档案管理工作的创新。

2.3 加强信息化设备的投入力度

作为高校的院校领导，就要重视档案管理的重要性。在档案管理的工作中，加大资金的投入力度，做好硬件基础设备的建设，为工作人员积极的改善工作条件，让工作人员能够在一个环境整洁优美、井然有序的氛围中工作。院校领导还要将完善档案管理的信息化作为学校发展的议程，完善院校中档案管理的各项关系，完善档案管理的相关制度，使档案管理能够有管理和保管两项职能。此外校院领导还要不断地提升档案管理工作人员的整体素质，构建一个具有校园特色、结构合理、科学管理和服务有效的档案管理体系。积极采用现代化的信息技术管理手段，为档案管理提供一个良好的发展平台，全面将工作重心进行调整。让高校中的档案管理部门为高校将来的发展做出巨大的贡献，推动现代化信息档案管理的建设。

2.4 对管理模式进行创新

采用了信息化的档案管理方式，就需要对管理模式不断地进行创新。在档案管理工作中，管理者需要将理解人、尊重人作为管理工作的基本前提，将传统的管理方式全面摒弃，采取公正、公开、透明式的管理方式。管理者需要在管理中不断地听取大家的意见，切实关注工作人员的培养和发展，培养工作人员共同奋斗的精神意识。在基层工作中，还要建立融洽的工作氛围，通过各种决策的实施和完成，拉近与工作人员之间的关系。在工作中要积极化解大家的矛盾，让工作人员在一个团结合作的环境下工作。管理者还要从工作实际出发，在档案管理工作中探索科学完善的管理机制，加强部门管理制度的建设。这样才能充分地调动工作人员的工作积极性，促使高效档案管理工作的信息化。

3 结语

综上所述，高校的档案管理对于高校的建设和发展有着非常重要的意义。因此在高校的档案管理工作中，就需要紧跟时代发展的潮流，不断开拓管理者的管理视野，通过理论与实际经验的结合，对管理工作进行创新和探索。在今后的档案管理工作中，首先要深化高校的档案管理体制改革，重视档案管理的信息化，其次需要档案管理工作人员树立领导意识，加强信息化设备的投入力度，最后对管理的模式进行创新。