任务闭环管理及信息共享系统

周梦雪 何军霞 王浩 郑腾霄

摘要

通过工作任务闭环管理辅助系统的研制，系统将赋能予每个工作任务的参与者，通过该系统以文档资料管理推动员工赋能，实现工作任务、员工、文档资料数字化呈现，并通过智能技术引入，实现工作任务的智能化。将原来繁杂的，无序的工作变的简单而有序。

【关键词】工作任务系统 解决方案 实施对策

国网河南省电力公司信通公司的工作，主要由各种工作任务和工作汇报组成。目前的工作任务管理现状如下：工作任务的产生来源有多种，例如：内部OA系统，邮件系统，工作会议，电话传达，面对面的工作布置等。给现有的工作现状带来很多问题，比如说：工作任务的分散性，工作任务无法形成闭环，工作任务的分派难以细化，分类，统计，归档等问题。另外在实际的工作过程中，会产生大量的文档，目前的问题是，大量的工作文档都分散在员工的个人电脑中，离散性严重，调取使用难度大。还有在工作中涉及大量的文档，版本生成的顺序无迹可寻，没有统一的界面显示文档版本产生的时间和流转的状态。

1 问题分析

针对目前工作中所产生的问题，公司急需建立起一套基于知识内化的工作任务生态系统。该系统赋能予每个工作任务的参与者，通过该系统以文档资料管理推动员工赋能，实现工作任务、员工、文档资料数字化呈现，并通过智能技术引入，实现工作任务的智能化。将原来繁杂的，无序的工作变的简单而有序。工作任务管理系统的介入，将公司的工作方式及管理方法变成了多维度的革新。系统将工作任务从系统任务建模、工作任务管理、成果汇报、任务评价等全线打通，让工作和管理更加立体。系统将为公司及组织提供一套完成的生态系统，从工作任务的生成的多样性，到工作任务的安排，分解，沟通，再到工作任务的成果汇报，以及相关联的工作总结，会议沟通，再到新的任务的生成，整个过程将形成一个生态循环。并且在整个工作任务生态系统运行过程中，生态系统会形成自我的调节，把好的工作方式方法和管理制度留下，过滤掉系统内落后的工作方法和管理制度。

2 解决方案研究

解决方案包括三种：

（1）选用钉钉的工作管理平台，该平台功能弱，后期可扩展性差，不符合国网的安全要求，无法使用;

（2）选用内网OA改扩建，该方案为国网统推系统，内网应用，不需要推广，缺乏一些所需功能，如：消息己读回执、任务到期提醒、邮件联动等等，可以选用;

（3）选用工作任务闭环管理辅助系统：满足功能需要，重新构建、基于SG-UAP平台开发，技术先进，产品部署安全，可以选用。下面将重点对工作任务闭环管理辅助系统进行说明。

工作任务闭环管理辅助系统平台包括文档共享模块、任务管理模块、工作汇报模块和电子流程模块，其中文档共享模块采用TESDI数字权限管理技术和DRM技术;任务管理模块采用集成Project进行任务管理和重新构建任务管理;工作汇报模块采用集成Project进行工作汇报和重新构建工作汇报模块;电子流程模块采用OSWorkFlow技术开发工作流和JBPM技术开发工作流。

3 对策实施

3.1 编写文档共享模块

整个文档服务器系统由客户端、服务器端及数据库组成。客户端包含SEP Writer、SEPReader及共享管理系统客户端。服务器端由SEP文档服务器及数据库组成。其中数据库包含存放管理信息的管理信息库及存放SEP文件的SEP文档库、辑源文件的源文件库。SEPWriter：SEP文档格式转换工具，可将各种印文件转换为不可篡改的SEP格式。SEP Reader：SEP文件的专用阅读器，也是唯一能够阅读SEP格式文件的阅读器。SDP客户端：文档服务器系统的客户端软件，可实现目录浏览、文档交、阅读、权限管理等客户端操作。SEP文档服务器：管理所有提交到服务器端的SEP文件，同时实现其他所有的服务器端管理能。

文档服务器系统的文档阅读流程主要包括下列步骤：

（1）客户端发出阅读请求;

（2）服务器端从管理数据库中取出相关权限设置进行验证;

（3）如验证通过，则向客户端发送验证成功通知;

（4）客户端启动SEP Reader;

（5）SEP Reader向文档服务器发出阅读请求;

（6）SEP文档服务器从文档库中取得相应文档数据，发送给SEP Reader显示，SEPReader同时根据文档的权限设置控制相应的打印、摘录等权限。

3.2 编写任务管理模块

任务完成比例：每个作绩效评审的任务都应至少有一个考核指标，任务完成比例可以手工输入或自动计算（当有具体任务考核指标时，任务完成比例由考核指标计算而得）。

任务的执行顺序：当一个总任务的子任务没有先后执行关系时，可不填;当子任务间有严格的顺序关系时，需人为填写任务顺序号，可同时执行的子任务，其顺序号相同，顺序号由小到大，即任务号小的先执行。主要是控制相关顺序任务的起始时间，如上个子任务延期，将自动调整下一顺序子任务的要求开始时间、要求完成时间，下一子任务将从新的日期开始，而不能计其超期。任务是否按时完成，其结束时间是否超过任务要求完成时间。

任务指标：当任务需要考核评审，以得出（绩效）信息时，提供精确考核、量化关键因素的方法。考核指标由各部门根据任务性质制定，如合同额，收款额、任务工时、质量事故次数等都可作为考核对象。当超额完成任务时，按任务完成比公式计算可能结果很大。

4 结束语

针对实际工作中遇到的问题，利用PDCA循环法则，开拓小组成员创新思维，严格按照创新型课题的科学流程，研制的工作任务闭环管理辅助系统解决了工作量大的问题，并达到了预期目标。通过整个QC活动，小组成员深刻体会到全面质量管理的科学性和严谨性，不仅在专业技术方面得到了提升，成员素质得到了极大提高，而且在管理技术方面能够科学合理分配工作，促使小组成员团结协作，提升了集体荣誉感。

参考文献

[1]陈亦欣.Windows平台DRM文件捆绑技术研究[J].电脑迷，2018（10）：8.

[2]林鈺杰，陈衍鹏.基于OSWorkflow的信息设备管理系统设计与实现[J].微型电脑应用，2017，33（03）：67-70.