对信息时代基层电视台档案管理的思考

张 暄

（作者单位：丹阳市广播电视集团）

电视台的档案管理是广播电视事业发展的重要组成部分。时代在不断地发展变化之中，信息化、网络化与人们的生活越来越接近，人们的学习、工作都离不开现代信息化技术。计算机技术在办公自动化领域被广泛应用。然而，我国基层电视台的档案管理工作信息化程度并不高，档案管理的手段和方式相对于其他行业较为落后，和现代的信息管理方式差距较大，存在着一些不容忽视的问题。随着时代的发展，电视台的档案管理工作也发生了很大的变化，档案工作如何能更好地为广播事业服务，是新时代档案管理者要思考的问题。

1 信息时代基层电视台档案管理需要实现的转变

1.1 接收和保管方式的转变

新的时代就要有新的档案管理保存方式。随着科技的发展，电脑管理档案的模式已经逐步取代了传统的用人工记录与管理的旧模式。现代的电子档案随着时代的发展也出现了新的接收和保存方式，档案管理人员在管理和接收档案时，必须要遵守《电子文件管理办法》，及时提出观点，并且使得信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行中，加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容，以便有效维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性[1]。

1.2 实物载体向电子载体转变

传统的档案载体基本上都是纸张，有具体形状的实物。而随着科技的发展，档案大多变成了一种“无形”的电子载体，在电脑等电子设备上存储。档案管理者要在管理过程中利用好电脑这种电子设备，采取更加方便的、节约档案管理者时间和资金的新型管理模式，在新的时代背景下做好对电子档案的管理和利用。

2 信息时代基层电视台档案管理存在的问题

2.1 档案管理意识较为淡薄

部分基层电视台没有设置独立的档案管理部门，档案管理人员也没有意识到档案管理的重要性，且其职业技能并不能满足档案管理工作的要求，保密意识也有待加强。此外，档案管理人员对于档案查阅审核工作执行得不是非常严格，难免会出现漏洞。

2.2 档案管理手段相对落后

随着我国科学技术不断发展，信息技术的应用十分广泛，基层电视台档案管理工作也融合了信息技术。但是，档案管理手段还相对落后，信息化保密软硬件质量偏低，尚未完全实现档案管理信息化建设。

2.3 档案管理制度有待健全

目前，一些基层电视台所运用的档案管理制度并不完善，部分档案管理人员虽然非常重视档案的保密工作，却忽视了档案资源的开发与利用，“重藏轻用”问题极为普遍，他们对档案资源的科研价值与潜在发展价值均缺乏科学、全面的认知，尚未立足档案管理的最终目标，削弱了档案保密管理工作的职能。

3 做好信息时代基层电视台档案管理的措施

3.1 提高工作人员的保密意识，重建档案管理模式

加强基层电视台档案管理人员的职业保密意识，以适应信息时代的发展趋势，创新档案管理模式，首先要从档案管理细节做起，引导档案管理人员全面优化档案管理流程，在日常工作中逐步提升自身的职业素养和保密意识。某地方电视台就配合内部保密办进行了涉密信息排查工作，对所有的计算机逐台进行检查，确保上网计算机上没有涉密文件。利用微信、微博、QQ群等平台宣贯了信息安全的重要性，提高了全员的安全保密意识。

3.2 做好档案立卷归档工作，确保档案内容的完整性

全面做好档案立卷归档工作是确保档案内容准确无误的基础。一般情况下，立卷归档管理工作分为四步。第一步，全面重审档案卷宗，档案管理人员应认真查看档案文件是否齐全，对不属于立卷归档范围的文件，要予以剔除，检查卷内档案文件是否有一定的联系，对于无联系的内容应及时挑出归入有关卷内。第二步，要做好案卷软封面的编制工作，调整好案卷之后，要重新编制封面。第三步，要优化检索工具。“档案索引”是把反映一定内容或者某个具体问题的档案用一定的方法，以相对固定的格式编制成的一种便于查找的工具。对于基本完成立卷步骤的案卷，档案管理人员应通过编制并利用检索工具，使得整个归档管理工作有序而高效。第四步，要做好档案资源的入库保管工作。档案文件接收入库后，由档案管理部门进行统一保管。如果保管不善，不仅会损毁档案，而且会影响档案的利用，削弱了档案管理工作的实际价值。

3.3 引入信息技术，提升档案信息化管理质量

从微观视角来分析，档案入库保管之后并不意味着档案管理活动就此结束，在信息时代的档案日常工作中，时常需要调阅和利用已经入库的档案资料，这就要充分引入信息技术对档案资源实施应有的管理。档案管理人员应尽量避免无关人员任意进出，保管好钥匙和电子档案的密码，同时要注重对档案内容的保密防护，保证基层电视台档案信息网站的安全性，完善档案信息管理的系统。另外，要做好档案资源的动态管理工作，明确动态管理包含随时动态管理和定期动态管理。其中，随时动态管理就是结合日常管理工作的随时进行而发生的动态注记和相应管理工作。

3.4 完善档案管理制度，加强信息化建设

完善的档案管理制度是创新档案管理模式以及加强档案管理信息化建设的基础保障，档案管理人员应协助基层电视台制定符合信息时代创新需求的档案管理制度，创新内容应包括档案主题内容和适用范围、总则、档案的管理体制、职责、档案的收集与归档、档案的整理和归档、档案的统计、档案的保密和安全、档案的鉴定和销毁、档案的开发和使用、档案管理的经费及档案管理工作的奖励和处罚等。

3.5 强化档案管理创新，实现优质资源的社会共享

在信息时代，电视台档案管理人员应秉承与时俱进的方针，不断提高自身的工作效率，从多重角度进行创新，全面整合有价值的档案资料，并做好资料的管理工作。对于电视资料的开发和利用，电视台要根据市场经济条件对电视资料进行合理开发和利用，努力实现电视台资源利用的最大化。

3.6 实现人性化管理，培养信息化人才

基层电视台要多关注档案管理工作人员的工作情况，给予他们更多的支持与理解，鼓励他们更新思想观念，以便于更好地发展档案管理工作。及时安排档案管理工作人员进行相关的档案管理工作的学习，提高他们的知识文化水平和档案管理能力，提升档案管理人员的技术水平。档案管理人员要提升自身的职业素质，加强对计算机技术和现代化档案管理技术的学习，为基层电视台档案管理工作做出自己最大的努力。

4 结语

在新的时代背景下，新的技术、新的观念也在随着时代科技的发展在不断进步。电视台档案管理工作者要更新思想观念，发挥自身创造力，创新档案管理工作，以便实现档案管理工作的最优化。电视台档案管理工作者要改变思想，最大程度地提高档案资料的利用率，符合新时代的要求，使得电视台的档案管理工作更加的有规范性，有标准性，有科学的理论支撑，沿着既定的轨道快速发展。