浅谈企业档案信息化和数字档案馆的建设

鄢玲俐 徐正富 屠刚 邓德鹏 朱景文

【摘要】在信息化时代的背景下，本文以江汉机械研究所档案信息化建设实践为例，对档案信息化存在的问题以及应对措施进行了探讨，对加快推进企业档案信息化和数字档案馆的建设具有一定的参考意义。

【关键词】江汉机械研究所;档案;信息化;数字档案馆

随着信息技术的深入发展和广泛应用，档案信息化和数字档案馆的建设已成为企业档案工作提质增效与创新发展的必由之路。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确指出了档案信息化发展目标。对于企业来说，档案信息化就是在档案管理活动中运用先进的计算机技术、网络技术等，对档案信息资源进行整理、保存、开发和利用，最终为企业提供方便快捷的服务。档案信息化也意味着档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。江汉机械研究所（以下简称江汉所）坚持以档案信息资源建设为核心，以扩大开发利用为目的，以档案管理自动化为手段，经过不断探索和实践，基本建立了一个功能齐全的企业数字档案馆。

一、 江汉所档案信息化建设

江汉所于1964年在大庆油田成立，技术档案的收集起源于1958年，文书档案的收集起源于1972年，1980年成立综合档案室，并配套了齐全的档案管理制度和体系，1988年根据江汉石油管理局《企业档案管理升级试行办法》对档案馆升级后，江汉所的档案机构日益健全，档案管理日益规范，并开始了网络化管理，迈出了档案信息化建设的步伐，1990年通过评审并获得石油企业管理国家二级合格证。为了进一步加快信息化的步伐，江汉所在档案信息化管理基础设施、运行体系、安全保障方面做了大量工作，形成了有效的运行体系和保障机制。

（一）建成了齐全的数字档案馆基础设施。基础设施是档案信息化建设的外部环境条件，江汉所档案管理设施包括：计算机、交换机、路由器、服务器、存储器等，基本涵盖了信息化所需的硬件平台;软件设施方面也走在了前列，具备操作系统、数据库管理系统、安全系统等，尤其是在技术档案的信息化方面紧跟大数据时代的步伐，引入图文档管理系统，对技术档案进行标准化、规范化、制度化的管理。这些软硬件设施能够实现档案信息的自动化管理，包括档案信息快速检索、交流、共享，基本满足现代化水平的需要。

（二）建立了有效的信息化运行体系。随着信息化进程的推进，文档与图纸管理越来越受到企业的重视，但是在进行文档管理的过程中经常会遇到文档查找困难、文档版本混乱，尤其是重要的项目资料和图纸查询利用费时费力的情况。在此情况下，江汉所通过不断探索和研究，引进了图文档管理系统专门针对技术档案进行管理和利用，并出台了《技术资料归档制度》《图文档系统管理规范》和《图文档系统权限管理规定》等一系列促进信息化有效运行的制度和办法。从科研准备到科研过程、再到项目验收，整套科研项目资料在图文档系统的管理下，方便、快捷、准确地为企业科研工作的查询和重复利用提供优质的服务，节省了大量宝贵时间。

（三）建立了档案信息安全保障体系。档案信息的安全存儲和安全利用是档案信息化的前提。2015年，工程院（原钻井院）根据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国突发事件应对法》《生产经营单位生产安全事故应急预案编制导则》及《集团公司应急预案编制通则》等文件精神，结合实际修订了《网络与信息安全突发事件专项应急预案》，并审议通过。档案信息安全问题能够得到迅速、有效的处置。以技术档案为例：江汉所技术档案制定了各种角色及其关联权限，其中归口部门负责系统安全性的检查，主要检查技术资料的完整性、准确性、图文档系统角色及权限使用情况;使用管理归口部门负责档案系统的安装、维护、数据备份与共享、建户和销户等;档案利用者必须在授权后才能对数字内容进行相应的操作，从而实现了电子档案在使用过程中的可控性和安全性。

二、档案信息化中存在的问题及分析

（一）信息化发展不协调。自2011年以来，在信息化时代的带动下，江汉所档案信息化建设得到了较快的发展，随着经营创效的理念不断深入，档案信息化的发展体现出不平衡和不协调。首先，企业内部各类档案的信息化程度不均衡。江汉所技术档案已经走在了信息化的前列，基本可以实现与大数据库的有效对接;而文书档案分类种类繁多，其信息化缺乏统一的规范和标准，很难实现与上级数据库共享和有效对接，此外江汉所的文书档案纸质版库存量庞大，目前只有部分档案实现了信息化;财务档案、人事档案等也只达到了目录上信息化的程度。其次，企业工作重心和资金投入上更倾向于与生产经营直接挂钩的部门和基层单位，在档案信息化基础设施的配备、更新，以及年度考核激励机制方面投入不够。久而久之，档案信息化工作就会被忽视，造成信息化停滞的状态，最终在信息化时代的潮流中被淘汰，给企业造成不必要的损失。

（二）信息化缺乏专业的人才和统一的标准，档案数据库不兼容。档案管理是一项技术性和专业性很强的工作，要实现档案信息化，档案管理者不仅要具备档案管理专业知识，还要具备一定的数字化和电子政务知识。调查研究表明，档案从业者的信息化素养总体偏低，江汉所也不例外，缺乏专职且专业的档案管理人员，很难在档案信息化和数字档案馆的建设上有建树和创新。目前，江汉所档案的整理、分类、编目等工作仍旧按原本纸质档案手工管理的思维在进行，用这个思维来实现档案的信息化，与上级档案信息化的标准是有差别的，会造成档案现代化管理上的混乱，尤其是在档案数据库建设上更为明显。江汉所档案整理以及数据库的建设都按照自己的行业标准，这就造成上级档案馆的数据库系统难以很好地兼容这些数据，无法有效实现数据共享。

三、对策与措施

（一）做好档案信息化建设的顶层设计。档案信息化和数字档案馆的建设是一个长期的发展过程，在这一过程中，不仅需要不断地采用现代化的信息技术装备档案管理部门，而且需要对档案信息化进行规范化、标准化的统一，从而真正实现数据共享，极大地促进档案信息化和数字档案馆的建设。

（二）加强与高校和培训机构合作，提高档案管理人员业务水平。在网络环境下，档案的主要载体由纸质转向电子介质;档案的管理方法、手段与模式也随之发生了很大变化。这一系列的变化对档案工作者的知识水平、业务技能等提出了更高的要求。因此必须要实施数字档案馆人才发展战略。除了通过自主学习外，可以和培训机构合作，使其掌握先进的档案管理理念和技能;还可以通过与高校合作，培养符合数字档案馆建设的高素质复合型人才，使其掌握先进的网络技术、计算机技术，档案资源加工处理技术，为数字档案馆的建设提供人才保障。

四、结束语

档案信息化是时代发展的必然趋势，档案信息化建设也是一项复杂的系统工程。档案的信息化水平体现了企业档案管理现代化的程度，加快企业档案信息化，建设数字档案馆既是大数据时代的要求，又是企业档案工作的责任和使命，必须认清形势、站位高远、统筹谋划档案信息化新局面。

【参考文献】

[1]付华等.企业数字档案馆（室）建设指南[EB/OL].国家档案局，2017.

[2]黄少芳等.论高校档案信息化与数字档案馆建设[J].中国地质教育，2013（2）：76-79.

[3]陈忠海等.1997-2007年国内档案信息化建设研究综述[J].档案学通讯，2008（5）：4-7.