探讨新形势下疾控机构档案管理的思路

刘 静

（青岛市黄岛区疾病预防控制中心 山东 青岛 266555）

1 引言

对于当前新形势下，疾控机构要做好对疾病控制管理工作，就需要不断优化和强化档案管理工作，保证各项管理工作的规范化和制度化发展，使疾病控制管理工作能够切实有效落实。疾控机构承担着对疾病和伤害预防的重要使命，对于创造良好的社会环境和保障人民健康方面发挥着重要的作用。疾控机构档案管理资料对于防病控病工作开展有着至关重要的作用，在当前形势下，做好档案管理工作，要能够充分保证档案的完整和真实性。

2 疾控机构档案管理的重要性

疾控机构的主要工作是预防和控制各类疾病，保障人民的身体健康，以维持社会的稳定发展。疾控档案是在日常工作中长期积累下来的各种经验，对于疾病防控各项业务工作的开展起到重要的辅助作用。在疾病控制策略、相关疾病案例、疫情分析研判等方面提供相应的借鉴，有利于提升工作效率。因此，疾控机构的档案管理工作是十分重要的，要做好此项工作需要不断提升档案管理水平，完善各项档案管理的体制和机制，要能够充分保证档案管理的质量。

3 疾控机构档案管理中存在的问题

3.1 人员配备不足、结构不合理

疾控机构的档案管理人员多数是兼职，这在基层疾控机构尤为突出，而兼职档案员的主要工作又多数是在办公室做行政、文秘、统计、人事等其他工作，跟本没有时间进行档案管理，档案管理工作基本处在应付状态。在疾控机构做档案管理工作的人员中，档案专业出身的人员较少，高层次档案专业人才则更少，存在知识结构不合理问题。以上原因导致了整体管理手段相对落后，部分人员对于档案重要性、档案的收集、整理、鉴定、编目、装订、归档及保管等业务了解不够，使档案管理工作存在很大的缺陷，影响了档案的查考利用价值。

3.2 档案管理制度不健全

在疾控机构的档案管理工作中，缺乏完善的和相对统一的管理制度，在档案的收集、分类和保管方面还是缺乏相应的规范制度进行约束，还有一些机构中的管理制度只是流于一种表面的形式，不能够实际执行。而且对于档案的整理和保管工作不能做到位，导致应用到相关档案时，存在档案的缺失和不完善。

3.3 对于档案管理的重视度不够

虽然档案管理工作作为当前新形势下的重要工作内容，对于促进疾控机构的发展起到重要的作用，但是一些机构对档案管理工作的重视度还是不够，没有做好对档案工作人员的培训与管理，相关的管理人员由于缺乏专业的知识和技能，管理的效率相对比较低，这也是档案管理过程中存在的一大误区。还有很多的领导人员不能够意识到档案管理工作的重要性，只是对于管理流于一种表面的形式。

4 新形势下疾控机构档案管理的措施

4.1 建立健全档案管理体制

要建立健全相关的管理机构，明确各自的工作责任，使组织中的人员能够分工合作，共同完成档案管理工作，为疾病控制中心的工作开展奠定良好的基础。例如，疾控机构要成立档案工作领导小组，以领导小组为核心，档案室为主体，档案室应配备专职档案管理人员，各业务科室均配备兼职档案员，使档案管理工作落实到个人，形成档案管理网络，以实现对档案管理工作的系统化和科学化管理。档案管理网络成员需要选择对工作认真负责而且具备较高管理能力的高素质工作人员，同时需要明确说明工作性质，并对她们进行专业知识、技能和职业道德方面的培训，以具备档案人的素养与技能。

4.2 完善相应的档案管理制度

对于疾控中心的档案管理工作，需要充分完善相应的管理制度，能够对各项管理工作进行约束，保证档案能够充分发挥作用。对于管理制度的完善，需要根据《档案法》、《档案工作条例》等法规结合疾控工作实际，自上建立一套“疾控机构档案管理工作规范”（以下简称“规范”），使各级疾控机构可以参照执行。各级疾控机构的档案管理工作围绕 “规范”要求进行档案考核工作，并实施奖惩。通过各项制度做到对档案工作的合理化和规范化管理，保证档案的真实和完整。

4.3 利用先进的技术做好对档案工作的管理

当前信息技术的发展和广泛应用，对于传统的档案管理方式造成一定的冲击，传统的档案管理模式已经不能适应当前社会发展的趋势，在当前的档案管理工作中，需要应用先进的信息技术进行管理，借助计算机管理的便利性来实现对档案的有效管理。例如，建立一个以计算机为基础的档案管理模式，实现对档案信息的收集、整理和归档分类等工作，这样既能够充分保证电子档案管理的安全性，也有利于档案管理过程中的查阅，促进了档案的管理和利用。改进档案管理的模式是促进档案信息化管理的重要方式，也是对档案优化管理的重要措施。而且信息化的档案管理工作能够实现信息资源的共享，实现档案的有效存储，通过建立完善的档案管理机制，加强对档案管理工作的约束，能够有效提升疾控机构档案管理服务水平。同时，还需要在管理制度、管理模式和管理手段方面进行不断优化和调整，实现档案管理的科学化发展，提高档案管理的规范化和制度化。

5 结语

在当前社会发展的新形势下，疾控机构需要切实做好档案管理工作，确保档案管理的真实、有效，利用先进的信息技术管理手段加强对档案工作的有效管理，要能够充分保证各项管理工作的有效落实，能够为疾病控制工作提供相应的借鉴和依据，为大众营造一个健康的和安全的工作环境，实现档案管理工作的有效实施。通过完善相应的管理制度、管理模式等提高档案管理的水平。

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