加强办公自动化设备管理 提高设备使用效率

贾祥森

摘 要：意识是人的大脑对于客观物质世界的反映，是感觉、思维等各种心理过程的总和。在科学技术发展日新月异，企业规模日趋现代化，设备的结构和技术更加复杂的今天，强化设备管理意识将显得愈来愈重要，而人（管理或使用者）又是起着决定性的作用。本文将从使用者的责任、核算识、质量、培训、隐患、全员这六方面意识来加强办公设备管理，来阐述人对提高设备使用效率的作用。

关键词：设备管理 意识 效率

在现代企业生产过程中，办公设备管理决定因素是人而不是物。如果设备管理意识不强，管理者不重视，使用者的积极性不能充分发挥，产生“无电停机，有电开不成”等现象，造成设备管理过程中处处充斥着各种矛盾，再好的设备也只会成为陈列品。所以说人的设备管理意识主动性发挥的好与不好，将直接影响到设备影响效率的高与低。

1.办公自动化设备发展趋势

当前，随着科学技术特别是信息技术的加快建设，通信业和计算机产业得到爆发式增长，这样的时代背景也对办公自动化设备提出了新的更高要求，目前，办公自动化设备已日趋形成了联网系统来满足办公自动化的发展需要，办公自动化正朝着网络化、标准化、智能化和综合化的方向发展。对促进办公效率提升及各行业发展发挥了重要作用。

2.强化办公设备管理的相关措施

2.1强化责任意识，办公设备网络化管理

广州海事测绘中心已从制度上规范了设备管理制度和工作流程，明确了相关人员的职责范围。全队设备管理工作已形成了“单位负责人—主管领导—主管部门—使用部门—使用人”的管理网络体系，逐级负责，等事宜。通过这一套管理体系网络，使设备管理工作的多个环节流程和工作程序能够真正做到无纰漏、无死角。

2.2强化核算意识，规范办公设备采购管理

为加强设备管理，广州海事测绘中心制定了严格且规范清晰的设备管理制度和工作流程。对于其中设备采购尤其是办公自动化设备的采购过程中的管理工作，广州还是测绘中心采取了以下管理措施：

（1）供货商的评定选择

供货商的选择作为办公设备采购的第一环，对整个采购工作流程都有着重要的影响作用。对此，可以组织由多部门人员共同参与组成的办公设备考察小组，对供应商进行现场考察，设立经营规模情况、现场样品货源、供货时间、维护与故障等售后服务等评价标准，通过考察对供应商的相应指标进行统一评分，按照分手高低罗列供应商次序，择优选择办公设备的供应商。

（2）少量采购的情况

低于15台的小批量采购，购置总价低于10万元的采购属于少量采购，由主管部门、使用部门等共同对供应商进行现场考察，确定购置设备的品牌、型号规格，总价较低者优先予以供货。在生产工作需要进行设备采购，并与定好的供应商考察时间有冲突时，可由主管部门直接对接主要供应商进行设备供应；若两者时间距离较远，由负责人员确定所需采购设备的品牌和型号规格，并共同按照次序对供应商进行现场考察，价格价低者优先予以采购。

（3）批量采购的情况

设备多于15台，购置总价高于10万元的采购属于批量采购，由于采购数量大，总价款多，需要由主管部门撰写招标书，成立相应的招标领导小组进行一定的招标流程，通过对供应商投标书进行综合评价来确定最后供应商。由于该流程由多部门、多人员参与，可以对各方意见进行综合评价，从而选出最适合的办公设备，保障采购质量；同时最大程度规避违法现象的发生。

（4）强化质量意识，确保设备产品质量

办公设备的质量高低决定了办公设备的使用效率和使用寿命，因此，质量意识要始终贯彻于采购流程的每一步环节。对于新采购的办公设备，首先要检查外观有无损坏，技术资料是否齐全，安装调试过程中是否运行正常，以上环节无异常情况后，才可进行验收；其中某一环节发现问题则必须重新调试或更换新机。目前在设备质量的把控上，一般采取试用后开票结账的措施，此举在延长质保期的同时，还能尽量在试用时间内发现设备问题，便于问题的及早解决问题，做到严格把好设备产品质量关。

（5）注重培训意识，提高办公产品使用效率

办公设备的使用效率与员工是否能够熟练操作办公设备息息相关。针对一些高精密的办公设备或仪器，必须做好相应的人员培训工作，进而提高高精密办公设备的使用效率，降低耗损率。对此，精密办公设备需要由供应商提供技术培训，，要注重同部门里工作人员的互动交流，此举有利于提高操作人员的设备操作技术，减少因操作失误引发的故障问题，从而降低损耗，提高设备使用效率。

（6）強化隐患意识，延长设备使用寿命

工作人员在隐患意识方面的加强，将有助于办公设备的良好运转及使用寿命的延长。设备的使用寿命取决于工作人员是否规范操作，是否有对设备定时进行更新维护。具备娴熟操作技能的工作人员不仅能保证生产的顺利进行，有效避免人为故障问题，还能延长设备的使用寿命，发挥设备的最大价值。。在广州海事测绘中心，各部门都制定了符合工作情况的操作及维护规章，，通过对办公设备的定期检查，发现存在的相关问题，及时与对应部门和负责人员进行沟通，纠正错误并解决现存问题，确保设备正常运转。

（7）注重全员意识，办公设备网络化管理

办公设备的网络化管理，有利于办公资源的集约和优化，实现以最小成本对庞杂的办公设备进行梳理整合，进而实现办公资源的高效利用。同时办公设备合理布局后形成的办公设备局域网，不仅可以降低办公设备采购量，减少资金支出，还男人花节省后勤工作时间，有利于充分发挥办公设备的最大效能。同时，全员意识的提高，将有利于办公设备的网络化管理，也将极大优化办公环境。

3.结论

设备能否正常甚至高效的进行运转，与良好的维护措施服务息息相关。同时，我们应该看到，除却对应设备的维护措施服务外，也要考虑到其他因素，诸如办公设备所在的工作环境、温度、湿度、电源工作情况、洁净程度等等，综合考虑后，再配合相应的设备维护措施，才能确保设备的运转，最终实现适应信息化发展的办公自动化工作。

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