新时期图书档案信息化管理探究

杨志菊

（92941部队45分队 辽宁 葫芦岛 125000）

1 分析加强新时期图书馆档案管理工作的重要意义

现阶段，我国大部分图书馆在档案管理工作中开始逐步利用现代信息技术手段，来提高档案信息化管理水平。图书馆档案管理工作中通过引进大量先进的信息技术设备，借助计算机信息技术的优势条件，使得档案管理的操作流程更加简单，方便和快捷，节省了大量的时间成本和人力成本，有效转变以往传统落后的纸质档案管理模式，有利于提高工作效率，缩短工作时间。另外，加强图书馆档案信息化管理，有利于充分发挥图书馆的共享价值，档案管理人员可以利用信息技术，通过数字化的方式将档案资料传至图书馆专属APP软件、微信公众号以及微博等多媒体信息交互平台上，使用户可以用手机，电脑等设备进行实时地查找和阅读，便于资料的共享，提高用户对图书馆档案管理工作的满意度，使图书馆与用户之间的联系日益紧密。

2 分析新时期图书馆档案信息化管理工作面临的困境

2.1 缺乏足够认识和重视，档案信息化管理观念薄弱

当前，图书馆中负责档案管理的部分领导对于档案信息化管理的观念较为薄弱，仍然对档案信息化管理工作缺乏足够的重视和支持，没有紧跟时代发展变化趋势和现实情况需要而做出一定的改变，难以使现代信息技术与图书馆档案管理工作结合起来，在档案信息化管理方面资金保障不到位，没有足够的经济能力来购进先进的档案管理设备，使基本的档案管理设备配置不健全，没有建立起信息化的档案管理系统，而且相关工作人员在档案信息化管理中只是做表面形式，敷衍了事，对于错误和已经过时的档案信息并没有进行及时的修改和完善，使档案管理信息数据不够真实和完整并且在档案管理安全建设方面，也没有树立网络安全的意识，从而在档案管理中出现电脑病毒或是黑客入侵等问题，使图书馆档案信息化管理面临着严重的安全隐患，使图书馆档案信息化管理工作环境较差，

2.2 图书馆档案信息化管理的相关制度建设不够完善

目前，图书馆档案信息化管理制度中诸多规定已不适应现阶段的档案管理工作需要，使得档案管理制度不够规范和完善。首先，一些图书馆档案信息化管理中，现行的档案管理制度中对档案部门及工作人员的权责不够明确，缺乏统一的工作标准。另外，图书馆对档案员的职业考核制度和监督管理制度不够严格，导致档案员可能会出现消极怠工，违法违纪行为，而又缺乏对其有力地惩戒措施，使档案信息化管理工作效率较低，工作效果较差，使图书馆档案信息化管理工作难以健康发展。

2.3 档案管理人员专业能力和职业素养有待提高

在图书馆档案信息化管理中还存在着相关工作人员的专业技术和职业素质等方面能力较差的问题。由于图书馆缺乏专业优秀，熟悉计算机网络技术的档案管理员，而且图书馆档案人员不稳定，也不会定期进行档案信息化管理专家座谈会等规范化和职业化的培训工作，使得图书馆档案管理员的工作观念和方法较为落后，应用计算机能力水平较差，工作责任心较差，极易出现档案信息化信息收集不完备，不及时等各种工作失误情况，从而给图书馆档案信息化管理工作造成较大的危害。

3 提出合理有效的对策完善图书馆档案信息化管理工作

3.1 提供专项的资金技术支持，改善档案信息化管理环境

为了有效促进图书馆档案信息化管理工作的健康发展，就要提供专项的资金和技术支持，以此有效改善图书馆档案信息化管理环境。首先，图书馆档案管理工作中需要引进大量先进的计算机，扫描仪以及打印机等相关的档案管理技术设备，为电子档案的科学管理提供有效的技术支持，满足大量复杂的档案管理工作需要，提高图书馆档案管理的服务手段和使用效率，以此推进图书馆档案管理信息化发展。另外，图书馆应建设档案信息管理系统，加强档案信息的网络安全建设，注重对机密性较高档案文件的安全保护，防止不法分子利用网络漏洞来擅自修改和盗取图书馆的档案信息，提高图书馆数字档案信息化安全水平。

3.2 建立健全档案信息化管理制度，规范档案管理工作

现代化的图书馆应该建立健全科学合理的档案信息化管理制度，使档案管理部门及工作人员可以依照相关制度规定进行工作，实现档案管理工作的有法可依，执法必严，有效规范图书馆档案信息化管理工作。首先，图书馆档案信息化管理制度应该随实际发展情况不断调整和完善，保证各项档案管理工作可以规范有序的开展，有效避免出现一些不必要的档案管理问题，从而提高档案信息化管理工作水平。另外，图书馆制定严格的监督管理制度和奖惩制度，明确档案管理工作人员的工作职责，使档案管理人员可以自觉遵守相应的制度规定，规范操作档案信息的存储、修改等工作，提高档案管理制度的震慑力，提高图书馆档案信息化管理工作效果。

3.3 转变纸质档案管理工作模式，采取创新性的工作方法

在图书馆档案信息化管理中，要进一步转变以往纸质文件形式的档案管理工作模式，采取创新性的档案管理工作方法。首先，图书馆要加强对各类档案信息的收集整理及加工，档案机构在收集档案信息中，要利用网络信息技术拓宽查档方法，也要将图书馆的档案信息进行分门别类，科学规范整理。另外，图书馆要在当前社会经济发展的新形势下建立更符合实际服务需求的档案管理模式，提高档案信息化管理工作的主动创新性，强化档案管理的服务意识，最大限度的发挥档案信息的利用价值，促进图书馆档案管理工作能力的提高。

3.4 加强档案管理人员的综合培训，提高工作能力

图书馆档案管理工作人员的工作能力是直接影响档案信息化管理水平的重要因素，因此，加强对图书馆档案管理人员的在信息化方面专业知识和技术，职业素养等综合培训，使得档案管理人员的业务水平得到提高，可以保质保量，高效率的完成图书馆档案信息化管理工作。首先，图书馆要提高档案管理人员的招聘门槛，不仅要具备专业的档案管理知识和计算机网络技术，同时能够有积极向上的工作态度，可以认真负责档案信息化管理工作。另外，图书馆要不断加强对在职档案管理人员的技术培训，懂得应用数据库等基本档案管理知识，并且可以熟练应用计算机等档案管理相关设备，提高工作人员的档案管理综合能力。同时，图书馆要提高工作人员档案管理的职业素养，使其在工作中能给严格按照相关制度进行档案管理工作。

4 结语

目前，随着时代的发展变化和我国科技水平的提高，对于图书馆信息化档案管理工作也越来越重视，不仅可以有效解决传统纸质档案工作效率较低，工作时间较长的问题，也能创新符合新时期发展的新型档案管理工作模式。虽然在图书馆档案信息化管理工作中存在着认识不足，重视较少，相应的制度建设和人员管理工作较差等诸多的问题，但是只要树立先进的档案信息化管理观念，在此方面投入更多的资金、技术和人力等资源支持，并且不断完善档案信息化管理制度，等科学有效的措施，进一步改善图书馆档案信息化管理的工作环境，才能促进图书馆档案信息化管理工作的顺利发展。