高校公文管理系统的设计与实现

张涛 苑丰

摘要：高校公文管理系统采用网络与传统方法相结合的方法，将公文的电子版进行归档，在

互联网上进行交流，在减轻劳动强度的同时，实现对公文的管理、查找、维护等，提高了公文的办理效率，实现了无纸化办公。

关键词：信息化;管理系统;高校公文;办公效率

中图分类号：TP31  文献标识码：A    文章编号：1007-9416（2018）10-0000-00

高校会对其下属单位下发公文。公文下发流程包括：复印、通知、领取等多个步骤。下发公文的过程会耗费大量的人力、物力、财力。纸质公文在各个单位之间传送的过程中，对纸张的需求量很大[1]。现代化建设使得信息化越来越走进人们的生活与工作中，同样，公文的办理也需要与时俱进，实现信息化，提高办公效率，节约人力、物力、财力，高校公文管理系统的使用，能够在各个步骤对公文制作过程进行监控，加快公文流转，提高公文质量。

1 可行性分析

1.1 技术可行性

目前高校教师及其内部工作人员一般都具备一定信息技术基础，能够熟练操作计算机，对各类软件均能迅速上手应用。因此，应用高校公文管理系统，只需对高校员工进行简单的培训，即可实现软件在高校的顺利运行。

1.2 经济可行性

现在高校的办公室基本上都实现了电脑办公，高校公文管理系统的使用可以方便管理工作公文类信息，采用高校公文管理系统，既能提高办公效率，又可减轻高校员工的劳动强度，而高校无需加强对硬件的投入。

1.3 操作可行性

系统采用B/S架构，使用者需要掌握计算机基本操作知识即可使用;系统在Windows操作系统下使用，完全无需培训;系统界面友好、简洁;采用了SQL Server数据库，但用户不必对数据库做深入的了解。

综上所述，高校公文管理系统具有相当的技术、经济、操作可行性，对于高校来说，完全具备了开发的可能性。

2 需求分析

公文管理是高校日常管理工作的一个重要组成部分，其流程包括收文办理、公文制发、请示报告流转和公文归档等。公文管理的规范化，是实现高校及其下属各部门之间的管理工作规范化、标准化的重要手段。通过初步的分析和设计，系统应满足以下要求：

（1）能实现公文从拟稿到归档等一系列流程，并能进行流程自定义。如图1所示。

（2）能够实现个人办公需要的最基本模块。

（3）能够实现对后台数据库的管理。具备前台操作数据库的功能。可以设置权限不同的各种角色，确保系统安全性。

3 概要设计

3.1 系统处理流程图

该系统的处理流程大致是：首先登录系统，登陆者使用自己的用户名和密码，只有用户名和密码都正确，才能进入系统，否则需要重新输入用户名和密码[2]。通过正确的用户名和密码进入系统后通过事件驱动机制激活相应的功能模块，并执行相应的功能，在执行完成相应的操作后，用户退出该系统，这就是整个系统的大致处理流程。

3.2 系统功能结构图

根据系统的规模，为了便于开发，系统采用增量开发模型。首先规划系统各功能模块，然后依次对各个模块进行设计、测试，通过上述开发步骤，逐步实现系统所设计的各个模块功能。

按照设计，系统被分为前端和后台服务接口两部分，如图2所示。

4 系统实现

4.1 设计登录界面

进入本系统首先链接系统首页，提示用户登录。本页面通过用户名来判断用户的相关信息。如果是普通用户，直接进入系统的功能页面，如果是系统超级用户，则链接进入系统管理员的界面。如果已经进入登录界面，但用户长时间没有登录，系统会弹出超时信息，自动跳转至原来的登录界面。

4.2 设计系统主界面

4.2.1 主界面设计

系统主界面为用户直接可见的操作界面，此为本系统的主要功能区、用户的操作区。用户可在此界面中使用系统的各项功能，实现公文的管理，以体现本系统的功能。本系统的各项功能将在随后的各单元依次介绍。本系统主界面分为三个部分，上部是标题栏，左边快捷菜单，右边为工作区。

系统主界面会根据用户的不同在左边便捷菜单栏中显示不同的功能列表，列表分为两类：一类为普通系统用户，显示公文相关操作及个人信息的修改;另一类为系统超级用户，可以修改系统普通用户的相关信息，对用户进行删除和添加，也可以对个人信息进行修改。

4.2.2超级管理员

超級管理员可以通过本模块功能查看当前所有用户的相关信息，通过查看相关用户的信息，可以对相关用户进行一些简单的操作，如删除某个用户，编辑某个用户的的相关信息如密码，姓名等[3]。点击编辑，可以对选中的用户进行简要的管理。

一个系统的用户不是一成不变的，在系统的使用过程中，需要对用户进行删除，同时也会随着学校的发展对用户进行添加，本模块满足了这方面的需求，而且用户的添加只能由系统超级用户才可完成，保证了系统的安全性。

超级管理员用于添加系统的用户，并分配相关权限，且只有超级管理员才可以添加用户，系统不开放用户自己注册。

5 系统测试

系统测试是将经过测试的子系统装配成一个完整系统来进行测试[4]。系统测试是用来检验系统是否能够实现其规划设计功能的最佳方式，目的是选择易于发生错误的临界数据，测试出软件设计过程中的错误并予以改正。

6 结语

通过对系统的测试及完善，系统总体上是安全和稳定的，满足了设计要求。

参考文献

[1]王洪海，张健.办公自动化系统及应用[M].中国科学技术大学出版社，2011：12-42.

[2]王珊，萨师煊.数据库系统概论第四版[M].北京：高等教育出版社，2008：89-121.

[3]姜卫，何苗，李晓黎.Web应用程序开发教程ASP+SQL Server[M].人民邮电出版社，2009：23-78.

[4]张海藩.软件工程导论.北京：清华大学出版社[M].2008：32-36.

Design and Realization of  College Document Management System

ZHANG Tao，YUAN Feng

（Pingdingshan Power Supply Company Xintong Branch，Pingdingshan Henan  467000）

Abstract： The University document management system adopts the method of combining the network with the traditional method， archives the electronic version of the document， communicates on the Internet， reduces the labor intensity， realizes the management， search and maintenance of the document， improves the efficiency of document management， and realizes paperless office.

Keywords： Information technology;Management system;Universities documents; Handling efficiency