加强建筑工程竣工档案编制策略的探析

姚霞

（甘肃第二建设集团有限责任公司 甘肃省兰州市 730050）

就施工单位而言，每修建成功一个项目，仅仅将外美内实的建筑物交给业主是不够的，而且，还应该将一套详实的竣工档案为业主提供出来。而竣工质量如何，是反映工程质量以及单位管理水平的标志所在，此外，也会对档案工作质量产生重要的影响。

1 对竣工档案编制质量产生影响的因素

1.1 领导关注度不够

很多单位领导档案意识不足，档案管理工作力度不足，不够重视档案文件的采集以及编制工作。一些领导没有充分的认识竣工档案的重要性，没有把它放在重要位置对待。“轻内业”，“重外业”现象严重，认为工程后期随便编制一下竣工档案即可，对工作难度以及工作内容掌握不清，对编制竣工档案的相关要求比较模糊。平时工作中，不注意积累施工原始资料，在竣工后才搞突击，或是简单的补充与修补。更严重的是，一些单位应付能力不够，资料经常被伪造，直接影响了竣工档案编制质量。

1.2 制度缺失，机构不完善

虽然国家和企业都将一定的竣工档案编制方法以及规章制度制定了出来，然而现场技术工作者通常不能严格履行，约束机制不够。甚至领导分管这项工作在一些工程项目中还不存在，对于编制与整理竣工档案的工作也没有专门的人员负责，导致措施和制度落实困难。而且流动性在施工技术人员中较大，他们很难一直参加某项工程的施工建设，人员出现变动的情况下，交接资料时不齐全，不清楚，相互推卸的情况频发，导致散失资料情况严重。由于竣工资料工作是由不专业人员负责的，责任落实不明确，从而难以保证资料的完整性以及准确性。

1.3 技术人员综合素养不够

①专业技术工作者素质不高。很多人一毕业就迈入施工前线，因为工程项目施工任务大、时间紧迫，竣工档案专业培训不足且技术人员严重缺乏，对于基础建设工程的很多难点、诸多特征、行业标准以及规范了解不够。导致业务不够熟练，技术素养不够，在编制竣工档案时经常出现那样或者样的问题。②档案人员素质不够，没有科学指导竣工档案编制工作。一些档案人员对工程技术了解不够，没有依据要求收集、编制以及整理竣工档案，更谈不上去指导竣工档案的编制工作，因此对竣工档案的编制就会产生影响。

2 加强建筑工程竣工档案编制策略的方法

2.1 科学领导，增强认识

①获得领导的认可。技术人员应该把工程的质量情况以及工作进度主动积极的汇报给领导，并及时的提出工作中存在的问题。从而确保领导能够全面的了解工作中遇到的问题，弄清其工作难度以及重要性，然后在经济以及物质上给予帮助，将所要应用的设备设施统筹解决。学会通过计算机设备编制档案。②科学的领导竣工档案的编制工作，以项目总为核心，将竣工档案编制领导班子构建起来，负责领导编制竣工档案工作。此项工作由项目工程部长负责。日常资料管理由工程技术人员负责。分工明确，按级审核，把关清晰。

2.2 完善各项制度

三纳入制度是对竣工档案案卷质量进行控制的前提和基础，也就是相关人员岗位责任、纳入工作计划、纳入相关部门。该项制度是保证竣工档案编制工作顺利完成的基础。①预先控制。这种控制方法是从源头入手对档案质量进行控制的方法，将平时督导关把控好，也就是相关部门在归档处理文件资料前，按照相关规律，把文件的构成、累积以及质量等环节抓好。在开始建设一个项目前，项目直接负责人安排专业人士进行建档，具体施工时他们要保持稳定，并将保证档案资料安全设备以及场所配备出来。在向前推进施工进度时，不断积累相关资料。工程完工后，此项目建档工作者将竣工资料交移到档案部门。若是将“三同步”工作做好了，也就基本完成了超前控制工作，这样能够从根本上确保档案的质量及来源；②控制好归档环节。此环节主要是对归档的资料进行去伪存真、去粗取精、查缺补漏的操作，从而提升档案的质量。

2.3 提升技术人员综合素养

（1）努力增强技术人员责任心及业务素质。技术人员需要不断将知识面拓宽，与施工现场相结合，了解验标内容、施工文件以及施工规范。利用“请进来”，“走出去”的方法，互相补充。创设培训班组，聘请专业人士讲课，从而将其业务素质提升。组织示范帮教、以老带新、以强带弱的活动。保持工程技术人员的工作稳定性，防止随意变动，如果需要工作调动的，一定要将其负责的所有资料移交完毕，并将交接手续办理好，不然，是不可以调离的。把原始资料的归档以及积累工作做好。相关负责人要走进现场，将相关要求为各项工程文件构成的时间、内容、进度等预先提出来。每个工点的技术工作者应该依据竣工档案的编制要求，将资料的收集以及积累工作第一时间做好。尤其要注意利用新技术、新方法以及新工艺进行操作，做好各项工程验评工作以及隐蔽工程填写工作，并按照变更设计规定，对施工图进行修改整理。

（2）努力增强档案人员使用感以及业务素质。做到“四勤”是对档案人员的基本要求。也就是嘴勤、手勤、脑勤和腿勤。对于工程开工以及竣工的进度情况档案人员要更多的予以了解，科学的把控工程验收工作，按照一定标准收集、整理以及移交指导竣工文件。①档案部门要按照相关的法律法规将文件材料立卷归档标准制定出来，从而将一致性的归档标准为施工单位提供出来。②档案工作者需要时常和建档人员进行联络，第一时间发觉问题，将修改方案制定出来。

2.4 通过先进技术编制竣工档案

伴随社会发展，扩大了信息量，现代化的档案工作已经变成了很多施工单位增强档案应用率以及提升案卷质量的关键手段。建设方会将新的要求为竣工档案编制工作提出来，例如，封面、盒面以及卷内目录等都有严格的要求。而且按照计算机规定的字符数填写案卷顺序号、分类号、目录号以及题目号等。案卷的标题一定要确保内容完整、语句畅通、主题明确、文字简练，从而方便计算机查找与输入。施工方需要严格的依据业主的要求编制竣工档案。所移交的资料，不但要装订美观、结实，而且，保证里面内容的完整性以及准确性。

3 结语

在技术管理工作中，竣工档案编制工作是其中非常关键的构成部分，是一项复杂、面广以及细致的工作，在质量体系中发挥重要作用。所以，各级领导以及工作人员必须要高度关注此项工作，在制度、经济上给予保证，设计、监理以及业主等互相配合，将一支高素质的技术队伍创设起来，并利用科学的编制程序以及技术手段，才可以保证竣工档案编制工作顺利完成。