新形势下对流动人才档案管理的探讨

李 玲，蒋学军

（中国建筑东北设计研究院有限公司,沈阳 110006）

0 引言

现阶段我国人事档案管理模式是在计划经济体制下建立起来的，面对人才频繁流动现状，人事档案管理的单一性严重束缚了人才的发展。国家于1996年颁布了《流动人员人事档案管理暂行规定》，通过相关文件精神进一步规范了我国流动人员人事档案管理工作，这对于我国流动人员人事档案管理工作的研究，具有重要的指导意义。

本文主要采用跨学科研究方法、案例分析法及网络调查与文献法对人才流动环境下人事档案管理进行研究。研究重点是通过对人才资源在我国当前发展中的重要地位的认识出发，对人才流动引起的人事档案管理问题进行剖析。针对当前人才频繁流动的现状，积极探索适应人才流动的人事档案管理的新方法，使人事档案管理工作逐步跟上人才流动的脚步，充分发挥人事档案的社会价值，更好的服务于社会。

1 人才流动环境下我国人事档案特点及管理工作现状

1.1 人才流动环境下我国人事档案特点

随着我国市场经济对人才的需要，人才在社会范围内进行流动的同时产生了大量人事档案。人才流动是人力资源的优化配置，人事档案是以人为中心的专门档案，因此人才流动环境下产生的人事档案除了具有人事档案的专指性、真实性、全面性、动态性和保密性的特点外，还具有自己的属性和特点。

1.1.1 流动性大

流动性是人才流动环境下人事档案的基本特点。随着人才流动频率的增加，“档随人走”作为人事档案管理的一贯制度在市场经济体制下得到了应有的体现，与其他实行“属地管理原则”的一般档案不同，人事档案必然随着档案所有人的流动而频繁流动，“档随人走”是人事档案的独特性质，是由其形成目的的特殊性和服务对象的相对性决定的。

1.1.2 保管分散

由于人才流动队伍复杂，保管流动人才人事档案的机构众多，造成人事档案保管分散。尽管颁布了《流动人员人事档案管理暂行规定》的规定相关法律条规[2]，但是仍有大量人事档案保管在私人企业、股份制企业及各个院校的档案馆（室）中，有的组织为了自身的利益擅自保管他人人事档案，甚至部分没有保管流动人员人事档案权利的人才中介机构也保管着人事档案，还有一部分人事档案存放在私人手中，人事档案处于分散保管状态。

1.1.3 来源广泛

流动人才来自于不同阶层、不同职业，因此其产生的人事档案来源也相当广泛。根据中央组织部和人事部有关文件的精神，将流动人员人事档案的范围界定在以下几个方面：“辞职或被辞退的机关工作人员及企事业单位专业技术人员和管理人员的人事档案；与用人单位解除劳动合同或聘用合同的专业技术人员和管理人员的人事档案；待业的大中专毕业生的人事档案；自费出国留学人员的人事档案；外商投资企业、乡镇企业、区街企业、民营科技企业、私营企业等非国有企业聘用的专业技术人员和管理人员以及无人事主管部门的全民企事业单位聘用的人事档案；外国企业常驻代表机构中方雇员的人事档案；其他流动人员的人事档案。[3]”

1.1.4 形式多样

“双向选择、自由择业”的市场经济环境下，人才的发展方向选择增多，由此产生的流动人才人事档案信息内容丰富，形式多样。另一方面，与个人生活和工作密切相关的人事档案能够通过互联网技术及其他信息化技术等不同的载体形式被人们所查找利用，在市场经济体制多样化的形势下，人事档案的表现形式也逐渐多样化。

1.2 人才流动环境下我国人事档案管理工作现状

随着知识经济社会的发展，人才竞争日益激烈，许多单位和组织都把人才看作是发展的“第一资源”，正是在这种条件下，人才的频繁流动使得流动人员人事档案大量增加。面对当前人才频繁流动的现状，我国人事档案管理工作在收集途径、管理对象、服务方式及转递工作等方面都取得了较大成绩。

1.2.1 收集方式多样化

随着人才的频繁流动及人事档案管理事业的发展，我国人事档案材料的收集工作根据人事档案的形成方式、补充特点及来源渠道，对人事档案材料采取了多渠道收集方式，包括定向收集、随时收集、追踪收集等，从人事档案管理和利用的实际出发，尊重人事档案材料形成规律，收集人事档案材料。我国人事档案材料的收集工作通过多种收集方法的相互补充、相互配合，保障了人事档案材料收集的及时有效，这为我国人事档案管理工作的进一步开展起到了积极的推进作用。

1.2.2 管理对象社会化

随着市场经济体制的建立，人员流动的增加，人事管理逐渐变成一种社会化管理活动，而人事档案作为人事管理的工具必然也具有社会化属性，其管理机构也应适应时代的发展对社会开放。与传统封闭式管理机构相比较，市场经济体制下我国已建立了具有较强社会性人事档案管理机构，这种管理机构的建立，满足人才流动环境下对人事档案管理工作的需要，适应了我国当前人才流动现状，积极有效的为社会提供了人事档案服务。

1.2.3 服务工作信息化

随着人们民主意识的提升和对知情权渴望的提高，人们的档案意识越来越强，对档案的需求也越来越大，人事档案的服务方式也随着信息技术的快速发展而有所转变。随着现代科学技术的进步，我国人事档案管理部门通过互联网及电子信息等现代化技术手段，将不属于个人隐私部分的人事档案内容上传到网络，通过网络实现人事档案管理部门之间的信息交流及人才资源的共享，由单一的人事档案管理转变为开放式的信息服务交流，实现了真正意义上的开放式服务。

1.2.4 转递工作规范化

随着人才流动的加速，人事档案转递次数的逐渐增多，人事档案转递工作难度加大，我国各地区人才流动服务机构根据当地的实际情况对流动人才人事档案的转递工作采取了积极的规范措施，以适应人才流动环境下对人事档案转递工作的要求。

1.2.5 法规政策严肃化

随着市场经济的发展，人员的流动已经成为个人与社会发展的必然，只有实现个人价值的最大化才能实现社会效益的最大化，档案不能成为个人流动与自由全面发展的障碍，因此人才流动过程中产生的各种人事档案管理问题已引起了我国相关部门的重视，并通过相应法律法规的颁布进一步规范了我国流动人员人事档案工作。1996年12月2日，中共中央组织部及人事部颁布了《流动人员人事档案管理暂行规定》，并从收集、整理、保管、转递几个环节有效规范了我国人事档案管理工作，这对指导完善当前人才流动形势下我国人事档案管理工作，维护人才流动环境下人事档案的真实性与严肃性，完善人才流动社会化服务体系，具有重要意义。

2 完善我国人事档案管理的对策

2.1 实现人才流动环境下人事档案社会化管理

在传统人事档案管理模式中，人事档案归地区、单位所有，人事档案管理机构对人事档案实行严格的保密制度。随着社会主义市场经济的发展，人员的社会属性发生了变化，人员一旦与原单位解除劳动关系，人就回到了社会。因此，人事档案的管理应该实现社会化，改变传统人事档案内向型封闭式管理模式，实现人事档案信息资源共享，这样才能与人的社会化属性相一致，才能适应社会主义市场经济发展规律的要求，符合人才流动环境下对人事档案管理工作改革的需要。

2.1.1 建立社会化人事档案管理机构

所谓社会化人事档案管理机构，就是通过为社会组织、单位及个人提供人事代理服务，对人事档案及其信息资源进行整合，实现人事档案的社会化管理。社会化人事档案管理机构对社会外界开放，任何合法的社会组织、单位及个人都可到社会化人事档案管理机构进行人事档案的委托管理与查询利用。在社会主义市场经济条件下，建立社会化人事档案管理机构有利于适应当前我国人才流动现状。一方面，通过社会化人事档案管理机构提供的规范化、专业化服务，消除了用人单位的麻烦；另一方面，解除暂未就业人员人事档案、人事行政关系无人管理的后顾之忧。

2.1.2 建立全国性人事档案信息网络平台

通过先进的计算机技术、信息存储技术及网络技术建立全国性人事档案信息网络平台，对人事档案实行开放式的“社会化”管理，实现人事档案信息资源共享。各人事档案管理机构以网站的形式通过广域网连接于社会各个终端，实现全国各个人才服务机构的互通，对人才信息资源进行一体化的管理与利用，进一步提高人事档案的管理和服务水平。同时社会群体通过全国性人事档案信息网络平台能够及时方便的对人事档案进行查询与利用，有效地解决人才流动环境下人事档案利用难的问题。“中国南方人才市场于1997年就连接了互联网，已经向1 500个单位提供了人才信息网络的终端，可以网络搜寻到2.5万条人事档案信息，并开发了人才测评软件系统，为7 000多人进行了评估。[5]”

2.2 完善人才流动环境下人事档案管理服务

人事档案建立的根本目的之一是为了更好地保障其相对人依法享受国家法律法规赋予他们的各种社会权利，而不是用来限制人才合理流动、控制人才就业的一种管理手段。因此对于传统人事档案管理服务机制而言，要适应新时代的发展，应采取一切切实可行的措施，从关注人才发展的角度出发，进一步提高人事档案管理服务质量，切实保障人事档案在人才流动过程中凭证作用的发挥。

2.2.1 树立人事档案管理服务新理念

面对人才“绿色通道”的冲击，传统人事档案管理服务理念显然不符合市场经济社会的时代要求。人才一旦流出原单位，保存其人事档案便缺乏了应有的现实意义。鉴于此，就需要从“以人为本”这一角度出发，更新人事档案管理服务理念，使人事档案不仅服务于人事管理，更服务于人才的发展，使人事档案管理工作由单纯的材料整理、保管，转向关注人才的择业、创业经历、人才资本增值等人才成长的各种信息，充分保障人才的各项权益。

2.2.2 建立人事档案管理服务规范

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，在人才流动中起着重要的凭证、依据和参考的作用。通过人事档案，流动人才得到的权益保障越充分，发展的空间越广阔，党和国家越能够充分实施“人才兴国”战略。因此要通过立法、执法手段建立流动人才人事档案管理服务规范，通过制定有关法律法规及规章制度，明确人事档案管理人员的基本权利和义务，指导、规范用人单位人事档案管理工作，绝不允许任何组织或个人通过人事档案达到控制人才自由流动与发展的目的。

2.3 提高人才流动环境下社会人事档案意识

随着我国社会主义市场经济体制的确立和人事管理制度改革的深入，人事档案的社会价值逐渐弱化，人员的档案管理意识越来越模糊，对流动人才人事档案进行管理的意识更为薄弱。因此，有效合理地提升社会人事档案意识，能够减少社会“弃档”现象发生，同时也是促使人事档案充分发挥其社会效益的重要途径。同时提高贯彻国家相关档案法律规章条例的自觉性，坚持“依法治档”的方针政策，并按照国家相关档案法律法规的规定，进行有效的指导监督，及时发现处理在管理工作中存在的问题。

2.4 加强人才流动环境下人事档案管理队伍建设

档案管理人员是人事档案管理工作的主体，是档案事业中最重要的决定因素，在人事档案管理工作中起着主导作用。档案管理人员业务能力的强弱直接决定着人才流动环境下人事档案管理工作的好坏。因此，加强档案人才队伍建设，不断提高档案管理工作人员的素质和业务技能，对于完善档案管理工作，促使档案事业合理化发展具有关键意义。

首先，要注重档案管理人员的政治素质、专业素质及工作能力的提高。档案人员要忠诚于档案事业，遵纪守法，恪守本职，严禁擅自修改、涂抹人事档案，并严格履行人事档案转递及借阅手续，对收集上来的人事档案材料要进行认真的鉴定，慎防档案内容存在“失真”。在认真做好人事档案的管理工作的同时，不断充实自己多方面能力，并具备一定的综合分析和正确判断能力。其次，档案人员除了具备能够对档案内容进行正确的揭示并用简练准确的文字加以表达的能力外，还应具备一定的档案专业知识。一方面，用档案专业知识指导档案工作实践，另一方面总结档案工作中的经验进而提升到理论高度，补充完善档案专业理论。此外档案人员要胜任档案工作，还应了解和掌握一些相关学科知识，如图书馆学、情报学、方志学等，并能融会贯通，应用于档案工作之中。

2.5 规范人才流动环境下人事档案保管工作

2.5.1 集中统一保管人事档案

集中统一地管理人事档案，是人才流动环境下防止人事档案分散保管的有效形式，这就要“打破各级各部门条条块块都管人事档案”[6]的旧管理体制，建立部门合作机制。可以将在一个单位内部，原来由组织和人事部门分管的人事档案集中起来管理；将不具备人事档案管理条件的下级单位的人事档案集中到上级单位统一管理；办公地点集中的政府机构和党的机构的人事档案，可以成立人事档案中心来集中管理。这样的改革措施，既可节省人力物力，提高管理水平，防止单位部门之间互相推诿，而且也方便于社会利用，有利于实现人事档案的集中统一和管理的规范化、现代化。2.5.2 规范人事档案保管机构

由于一些中介机构及不具备人事档案管理资格的单位和个人擅自接收管理人事档案，导致人事档案缺乏严肃性，且真实性和完整性也无法得到应有的保障。我国《干部档案工作条例》的第三十条规定：“严禁任何个人私自保管他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违法《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。”因此，应健全和规范档案管理机构，对于流动人才人事档案的管理必须由国家认定的各级组织、人事部门及社会有关档案管理机构进行管理；加强对档案服务机构的规范管理，反对任何组织、机构或人员擅自接收或管理人事档案；尽快制定出档案服务机构活动的专项法规或规章，保障档案服务机构对流动人才人事档案的管理有法可依，规范运行。同时，加大行政执法检查和处罚力度，对于没有法律、法规依据以及设置不合理、管理混乱的档案服务机构坚决予以撤销，杜绝档案中介服务领域中的不规范行为，保证档案中介服务机构能够在人才流动环境下提供更好的人事档案管理服务。

3 结语

随着社会主义市场经济的发展，人员流动的加速，人事档案管理面临诸多问题。面对人才流动环境下人事档案管理失范现象的大量出现，传统人事档案管理模式已经不能适应人才流动环境对人事档案管理工作的要求。社会主义市场经济体制的建立，给档案事业的发展提供了新的机遇，同时也提出了新的挑战。因此，我们要适时变革人事档案管理体制，探索人事档案管理新途径，以适应人才流动发展现状。一方面，通过人事档案更好的为社会提供人事档案信息资源，对流动人才进行规范化管理，另一方面，便于为流动人才提供人事档案的信息利用。在社会主义市场经济条件下，人事管理总的发展取向是以人为本，把人看成是一种资源来进行管理和开发利用，面对人才频繁流动的环境，人事档案管理更应注重人才的发展，充分体现“以人为本”“立档为民”的管理思想，通过改善传统人事档案管理模式，创新人事档案管理机制，使人事档案真正做到“为民所用”，以适应国家人才强国的战略发展需要，符合人才流动环境下对我国人事档案管理的要求。

然而，尽管近年来随着人才流动频率的增长，对人事档案管理工作进行改革的必要性、改革方向乃至改革具体办法都曾被不断提及，但多属“即兴而发”，没有实质性进展。因此，要加强人事部门、组织部门、劳动部门、教育部门和综合档案部门之间的协调与沟通，充分调动他们的主观能动性，以确保这项涉及民生利益的改革得到顺利开启。

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