基于现代人力资源管理看人事档案管理工作的探讨

■田军

深圳市妇幼保健院

1 现代人力资源管理工作概述

我们通常所说的现代人力资源管理工作一般指的就是企业在发展过程中通过对各种方式的有效使用来对企业内部的人力资源进行统一的组织规划与管理，从而使他们在思想、行为以及心理等方面产生一定的变化，最终为了企业更好的发展来奉献自己的力量[1]。由此我们可以发现，现代人力资源管理工作在一个企业中是十分重要的，只有实现了企业人力资源的协调管理，才能使企业得到最好的发展。在时代的不断向前发展过程中我们可以发现我国现代的企业人力资源管理方式与传统的相比发生了非常多的变化。第一，管理对象发生了变化；第二，管理目的发生了变化；第三，强调对人力资源的协调配合[2]。

2 人事档案管理工作概述

人事档案管理工作就是指对企业工作过程中所关涉到的人员个人信息进行管理的一种工作。在对人事档案进行管理时，要求将工作人员的个人经历、工作经历、思想道德素质、家庭成员信息、学历信息、工作业绩、业务能力等方面的信息进行详细记录，从而真实可靠地反映出所用人员的整体素质[3]。在每个企业中工作人员的综合素质的高低在一定程度上决定着企业的发展水平，因此，企业在自身的不断发展过程中一定要充分认识到人事档案管理工作的重要作用与价值，既实现对人事档案的真实可靠性的良好保障，同时也要考虑到隐秘性与安全性，防止员工个人信息外漏。

3 针对于当前基于现代人力资源管理的人事档案管理工作发展状况的分析

3.1 人事档案利用效率低下

当前，人事档案管理工作在一些企业中已经得到了充分的重视，但是与此同时当前人事档案管理工作的发展仍然是相当不完善的。首先很重要的一点就是人事档案在企业发展过程中利用效率普遍较低。大多数企业在收集到人事档案后并不会充分有效地使用它，而是弃之不管。人事档案管理工作的质量在企业的人才选拔和人才管理两个过程中都发挥着非常重要的作用，但是很显然今天企业在进行这两项工作时，人事档案并没有很好地参与其中，这就造成了企业所收集来的人事档案资源的浪费现象，使人才得不到高效的利用。

3.2 在人事档案的真实性方面还需进一步获得提升

人事档案的管理工作是企业人力资源管理中的一个非常重要的有机组成部分，对于企业的人才选拔与人才培养工作具有十分重要的作用。从这一点来看，它的真实性在一定程度上决定着企业所选拔的人才的质量。但是当前大部分企业所收集到的人事档案的真实性并不能完全得到保障。其中大部分内容都是从网络上摘抄而来的，而不是根据自己的实际情况来进行编写的。此外，在档案所记录的内容上，大多是一些夸耀的词语以及对自己未来发展方面的期盼。这一情况也就对人事档案的质量造成了很大的影响，使得它的真实性得不到保障。

3.3 在人事档案管理人员的专业素质方面还需得到进一步改善与提升

人事档案在每个企业中都有相应的工作人员来进行管理，但是由于当前这一工作在很多企业中还没有得到充分的重视，因此，他们大都把这一工作交由劳动部门的工作人员来代为管理，而这些工作人员在接受工作之前并没有进行过相关的培训，也就导致了他们在工作过程中出现了大量的失误，使得人事档案不够完整、不够准确、不够真实，在影响人事档案质量的同时，也影响了企业的人才培养，从而最终限制了企业的发展[4]。

3.4 人事档案管理体制的科学性没有得到较好的保障

众所周知，一个企业要想获得良好的发展是与其人事档案管理体制的科学性脱离不了干系的。通过对当前众多企业在该体制建设方面的情况进行分析我们可以清晰地发现：大多数企业在自身的发展过程中并没有建立起相应的较为科学的管理体制。这一现状从很多方面都对企业管理工作质量的提高造成了限制，使得企业中的人事档案信息分类杂乱无章、质量低下，这必将会对企业在多方面的发展中造成一定的影响与阻碍。

4 针对基于人力资源管理促进人事档案管理工作的有效途径

4.1 不断提高人事档案管理工作的信息化水平，进而使信息利用率得到提高

当前时代的不断进步使得众多的先进技术得以出现并为我国众多领域的发展都创造出了良好的外部条件。近几年我国已经进入了信息时代，信息技术在多个领域中都得到了较为广泛的应用。在进行人事档案管理工作时，就可以通过合理利用这些信息技术，进一步提高人事档案管理工作的信息化水平，进而使工作效率在此条件下得到提升。首先，在记录人事信息之前，企业相应人员可以建立一个人事档案数据库，这样一来记录在案的人事信息就可以十分方便快捷地检索出来。其次，人事档案数据库的建立还可以提高个人信息的真实可靠性，从而在很大程度上提升人事档案的质量，为实现企业更好的发展创造条件。

4.2 建立起一个科学的管理制度，使档案的真实性得到切实保障

企业在开展人力资源管理工作时，一定要做到保证好人事档案管理工作的科学性、真实性与严密性要求。首先，时代在不断向前发展，为此企业的人事档案管理工作必须要坚持与时俱进，紧跟时代潮流及时做出一定的调整与创新。其次，在收集员工个人信息时，一定要注重对信息真实可靠性的测量与评估，切实提高信息的质量。最后，相应的管理人员还应当切实提高对人事档案隐私性与安全性的关注度。只有从这几个方面入手，建立起一个较为科学的管理制度，才能真正使企业人事信息的真实性得到保障并使它更好地促进企业的发展。

4.3 提升管理人员竞争能力，增强其专业素养

当今随着市场经济的发展速度越来越快，使得社会竞争力压力变得越来越大，企业要想在这样的社会竞争中站稳脚就必须不断提升它们的市场竞争力，首先企业必须要注重人才选拔与人才培养的工作。良好的人力资源管理工作可以为人才选拔与培养打下基础，因此，在企业的日常工作过程中一定要积极采取措施来保障人力资源管理工作的正常进行，切实提高管理人员的竞争意识与竞争能力，使他们建立起危机意识，以更好的工作来促进企业的发展。其次，企业还应该加强对相关人员的培训，使他们通过培训使自身的工作能力在很大程度上得到提升，进而为促进企业发展做出贡献。

4.4 不断完善人事档案分类体系，逐渐实现科学化管理

为了提升民营企业的监督管理水平的提升，民营企业应该建立伦理道德监督管理体制，设置专门的监督管理部门，对于伦理道德建设以及制度的实施效果进行监督管理，发现问题及时的解决，为提升企业的监督管理水平奠定坚实的基础。保证伦理道德建设工作的顺利开展。另外，为了提升伦理道德监督水平，民营企业应该鼓励全体员工参与伦理道德建设工作，保证伦理道德建

人事档案中包含着复杂多样的内容，其中既包含着企业内部人员的个人信息，还包括求职应聘者的信息。信息形式的复杂多样、数量的庞大为人事档案管理工作带来了非常大的难度[5]。当对某个成员的个人信息进行检索时，如果没有对这些个人信息进行有效的分析与整合，是相当困难的。所以，当管理人员在展开他们的日常工作时，一定要促进人事档案的分类与整理工作的顺利进行。同时在对这些档案进行分类前，还应关注档案信息的真实性，在此基础上对信息进行有效的选择。其次，在进行分析整理工作时，要严格按照相应标准来进行，以此为实现档案信息的系统性与条理性创造条件，进而为企业的人才选拔与培养奠定良好的基础。

总结

当前在时代的发展变化之中，人力资源管理工作的重要性越来越显现出来，并日益成为了一个企业在激烈的社会竞争中站稳脚的基础。但是在企业发展过程中，在对人力资源管理工作实现充分关注的基础上还要充分重视人事档案管理工作的开展，及时对企业人事档案管理工作中存在的众多问题进行发现与剖析，例如：利用效率低、真实性没有保障、管理人员专业素养不高等，这些问题都需要企业在今后的工作过程中加以规避。在本文中笔者对当前我国企业中的人事档案管理工作的发展情况进行了分析与探讨，希望在未来的发展过程中企业能够关注到这一工作的重要价值并切实做好这一工作，以更好促进企业的发展。

[1]熊雪莲.浅议基于现代人力资源管理视角的人事档案管理变革趋势[J].中国管理信息化,2016,14(10):165-166.

[2]江秋峰.从现代人力资源管理看人事档案管理工作[J].办公室业务,2016,13(33):159.

[3]李兵.企业人力资源管理对人事档案管理工作的新要求[J].商业经济,2014,04(09):94-95.

[4]王海唐.浅议现代人力资源管理视角下人事档案管理的变革趋势[J].机电兵船档案,2015,04(12):63-64.

[5]严春芳.基于现代人力资源管理视角的人事档案管理工作[J].物流工程与管理,2014(2):125-126,56.