浅谈档案工作者的职业修养

胡亚南　成杏丽

档案工作是一项专门的业务工作，涉及多学科、多专业，同时具有很强的保密性。尤其是在信息化时代，档案馆的职能和工作方式都发生了巨大变化，在这样的时代背景下，档案工作者唯有不断学习，重新认识档案工作，不断优化自己的知识结构，提升鉴别能力，才能保证有价值的文件材料适得其所，从而充分发挥档案的价值和作用，让档案更好地服务于社会，真正地做到对历史负责。

一、具有良好的职业道德修养

1.热爱档案工作

常言道：兴趣是最好的老师。我们唯有以真挚的情怀拥抱工作，才会保持饱满的热情和不竭的动力；才会主动思考、深入钻研；才会保持严谨的工作作风，以高度的责任心认真对待每一份档案材料，学会尊重档案，尊重历史。

2.与时俱进，保持终身学习

日新月异的科学技术，给档案管理工作带来了新的机遇，也给档案工作者带来了新的课题。在新环境下争取主动，保持良好工作状态的最佳途径，就是平时应该根据工作的需要，拓展视野，广泛摄取新知识、掌握新技术，主动去适应工作环境和工作流程的变化，保证不会因为跟不上时代的脚步而迷失自我。

3.宣传到位，依法治档

日常工作中，我们或多或少都会遇到部门工作人员或归档不及时，或归档材料不完整，或私自保存原件，只给档案馆归复印件等情况。这时，如果只是一味简单的说教，就显得苍白无力了。能让有关人员严格按照要求归档的最有力武器，就是国家关于档案工作的法律法规。这就要求我们必须熟悉档案法等相关规定，以及各类档案的归档范围和保管期限，并应用到实际工作中。同时，要积极向广大兼职档案员做好宣传工作，增强大家的档案意识，只有这样才能保证档案之源不会枯竭，学校的发展足迹才不会因时光的流逝而变得模糊不清。

4.以人为本，服务大众

虽然我们日常工作中接触最多的是默默无语的档案材料，但这些看似冰冷的材料，却与人有着千丝万缕的联系，最终都是服务于人的。杂乱无章的档案材料经过我们细心的鉴别、筛选和整理，能够成为最具说服力的证明材料，能为利用者带去温暖和支撑，甚至改变他们的生活。比如，干部任职，有关单位会来档案馆求证相关人员的学籍、学历情况；晋升职称，人们会到档案馆查找历年的教学计划、科研成果；出国留学、找工作时，人们会到档案馆来办理当年在校学习的成绩单；打官司时人们会到档案馆寻找佐证材料；就连学校分房子，人们都会想到来档案馆查阅基建图纸，类似的例子不胜枚举。

5.加强保密意识，防患于未然

我们收集的档案材料涉及学校教学、科研，以及国防建设等各个领域，数量巨大，其中不乏涉密材料。如果因为保密意识淡薄、保管不当，导致档案材料损坏、泄密或丢失，将会给学校甚至国家造成无法弥补的重大损失。所以我们在平时的工作中，不能有半点疏忽，涉密材料一定要亲自整理、及时移交入库，确保档案材料平安无事。

6.寻觅“捷径”，事半功倍

档案工作的性质决定了在日常工作中，很多人容易墨守成规。比如插卷工作，在传统的手工操作时期，插卷时，要考虑所插入材料与已归档材料的关联关系，且必须把这份新插入的材料和与之相关的其他材料排放在一起，不然会给以后的查阅利用带来很多困扰。这样，如果新插入的材料页数较多，则其后面的材料都必须重新打页码，这种重复劳动既费时又费力，明显地表现出了工作效率低下的劣势。随着计算机技术在档案界的广泛应用，现在我们的档案信息都采用档案管理系统进行管理，案卷内所有文件材料的关键信息都著录到管理系统中，我们只要输入恰当的关键字，就可以很容易地检索到所需的材料。這种模式下，新插入的材料在案卷中的物理位置已经不那么重要了，我们只需把它添加到案卷的最后，编上页码，并在管理系统中著录相应的条目即可，插卷工作就变得简单了许多。因此，只要我们有效利用新技术，开动脑筋，打破传统思想的禁锢，就能找出更加合理的解决问题的“捷径”，在不影响档案完整性和系统性的前提下，大幅提升工作效率。

二、具备合理的知识结构

1.掌握档案专业知识

档案学是一门专业，从档案的收集、整理、鉴定、保管到提供利用以及后期的编研工作，都有一套完整的理论和工作方法。对于我们这些非档案专业毕业的人来说，虽然上岗培训时都进行了较为系统的学习，但其深度和广度远远不够。所以，我们还必须边干、边学、边理解，把所学的专业知识融会贯通到实际工作当中，并用来指导我们的工作，促使我们的实际工作更专业、更准确、更到位。

2.了解多学科知识

在科学技术高速发展的信息化时代，档案的门类和载体都发生了很大的变化，我们收集来的档案材料也是涉及各个领域的方方面面。因此，有必要广泛了解其他相关学科的一些基本知识，这样在筛选和鉴别归档材料的过程中，才能游刃有余，尽可能避免由于自己的认识不足或判断不当，导致归档材料的流失，造成某些方面的历史空白。

3.熟悉计算机基本知识和应用

时代在变迁，传统的工作模式已经无法适应档案管理和利用的需要。当前，基于计算机技术的网络和多媒体技术已经渗透到档案工作的各个层面，成为档案现代化管理的必备技术，离开了计算机，我们在工作中将寸步难行。所以，熟悉计算机的基本操作和相关知识，是每个档案人必须掌握的基本职业技能。

4.外语应用能力不可或缺

日常工作中，我们所接触到的材料，有不少涉及外事等方面的工作，如果我们有一定的外语应用能力，整理材料时就会得心应手。另外，档案工作者本身就是档案信息和文化的传播者，同时档案信息化工作也需与国际接轨，外语的重要性也就不言而喻了。

三、培养全面的工作能力

1.高度的责任心，敏锐的观察力

如果档案是茂密的历史之树，那档案工作者就既是栽树者，又是乘凉者。如果没有齐全完整的档案，学校的历史就会像残枝败叶，档案为学校师生员工和社会大众服务就成了一纸空谈。学校在不断发展，档案收集工作也需要与学校各项工作同步开展。我们除了做好归档范围内档案材料的收集工作，还必须经常通过浏览学校主页或细心阅读一些文件，主动了解学校职能部门的动态，及学校发生的一些重大事件，捕捉归档信息，然后积极和有关人员联系，尽可能多的把记录学校发展历程的相关材料收集进馆，从而使学校的历史变得更加立体、饱满。不仅如此，我们平时赴相关部门开展工作时，也应擦亮眼睛，处处留心，也许一个不经意的发现，就是一个故事、一段历史的记录。

2.较强的沟通与协调能力

这种能力对许多人来讲不是与生俱来的，但可以通过后天的努力使自己变得成熟和自信。工作当中，我们面对的兼职档案员性格各异、文化素养高低不一，碰钉子、遭白眼的事情也时有发生。碰到这种情况，谁都觉得委屈，但是我们必须以平常心去面对，因为工作还得继续。最有效的方法就是我们不断调适自己的心理状态，用自己的真诚打动对方，以理服人，这样才能和对方保持友好的协作关系，共同营造一个良好的工作氛围，让愉快、和谐、理解和尊重伴随归档工作的始终。

档案工作看似简单，实则不然。要真正使档案工作达到做好、做活、做到位、做到精的境界，还需我们做好职业生涯规划，用心修炼和提升自己，这样才能不负使命，让学校的历史在我们手中得以真实地记录和传承，我们的梦想也会因此变得更加美丽。

（作者单位：西安交通大学档案馆）