办公室如何做好档案管理

黄爱华

摘要：针对现阶段的办公室档案管理而言，还需要注重档案管理的科学性和完整性，结合档案管理的实际情况做好创新与完善，才能在满足办公室档案管理质量的前提下，实现档案管理的真正价值。一直以来，办公室档案管理都是非常关键的一项工作，所以，认真分析办公室档案管理面临的共性问题，才能够找到相对应的解决措施，推动办公室档案管理工作的可持续进行。

关键词：办公室；档案；管理

随着档案管理技术的不断进步，随着人们频繁的使用档案，导致档案的管理工作变得越来越复杂。目前，档案管理科学化已经成为重点研究的课题之一。

1办公室档案管理存在的共性问题

1.1归档不及时

一旦出现办公室档案归档不及时，就很容易出现业务进度脱节等问题，甚至在部分业务结束之后，才会存在办公室收录相关信息的工作，但是却没有在进行之中不断的更新档案。尤其是针对个别重要的信息档案，存在不完全或者是信息缺损等问题，导致后续无法补全，最终很难形成准确的、完整的有效文档。在这一阶段，如果不能保证档案资料的完整性，不仅会影响档案管理的效率，同时也会对信息的完整性带来影响，所以，需要格外的注意。

1.2档案管理不规范

在办公室的日常档案管理中还存在资料内容混乱、资料不全等质量不高的操作。甚至在个别操作中，还存在办公室人员兼任档案管理人员的行為，其往往就只是整理文档，进行编号与保存处理，没有针对资料做好相对应的分类管理，并且也缺少这一方面的能力。如，在某办公室档案管理中，档案室没有上锁，导致其余的工作成员可以随意的进人其中，这样很容易影响档案管理秩序，并且常常出现丢失或者是编号错乱的问题，直接对档案管理效果造成严重的影响。

1.3缺少现代化管理手段

就当前的档案管理学发展来看，现阶段的档案管理还需要现代化技术手段的支持，才能够满足办公室档案管理这一项专业化的工作，只有懂技术，具有高素质的人才，再配合上现代化的管理手段，才能提升档案管理效率。但是，很多办公室在面对档案管理的时候，依旧选择使用传统的管理手段，这样无法满足现代化档案管理的时效性、科学性、便捷性等要求，所以，注重现代化管理，才符合现阶段办公室档案管理工作的要求。

2办公室档案管理共性问题解决的方法

针对办公室档案管理之中存在的共性问题，从档案管理组织设置的改善、规范档案管理程序以及利用现代化的管理手段，才能解决相应的问题。

2.1改善档案管理组织设置

在开展办公室档案管理的时候，需要做好办公室档案管理部门与岗位的合理设置，能够通过不同的人员分别开展档案信息的收集、录人、归档、更新、修改、核对等多项工作，以此来提升档案管理的及时性。同时，进一步完善档案管理制度，针对档案资料的借调等情况，进行合理的授权约束，这样才能避免在档案管理之中出现机密信息外流等情况。

在办公室档案管理中，应该督促建立一个左右衔接、上下贯通的档案收集工作网络体系，在其中明确主管领导，具体档案管理人员的职责范围，能够确保档案收集的每一层工作都能够有人管理。进一步明确档案收集之中的岗位责任、工作程序以及工作计划，这样才能确保有专门的人员来支持与理解档案管理工作，这样也能够满足一系列档案管理工作的要求，并且确保档案能够完整、齐全、及时的移交给档案部门。

2.2规范档案管理程序

在大部分单位之中，档案管理都有着自己的一套管理流程，这样才能在日常工作中确保档案管理人员有章可循。但是，很多单位依旧存在档案管理流程不规范的现象，所以，制定规范化的办公室档案管理流程，就需要明确下述几点要求：第一，参考大型单位在办公室档案管理之中的规范化流程，从而借鉴其内成功的经验，确保办公室档案管理工作能够更加的规范。第二，合理的制定规章制度，要求每一位档案管理人员都能够严格的遵守相应的规章制度，针对表现优异的员工，可以给予适当的奖励，进而为其余的档案管理人员树立良好的榜样。

2.3合理运用现代化技术手段

目前，办公室档案管理还存在效率差，有效性不高等突出的问题，所以，针对办公室本身的动态化与立体化等特点，办公室档案管理就可以利用信息技术手段来做好相对应的改进。在单位的档案管理之中，可以基于原有的档案作为基础，利用数字化的档案编号制度，将档案对应的关键词以及关键信息录入其中，以便后续的管理。在归档的时候，一旦出现档案信息不完整等情况，还需要及时的核对，及时做好信息的补充登记，确保信息的完整性。另外，科学的利用数字化、信息化管理手段，利用电子档案的管理方式，也能满足档案的现代化管理要求，进而提升档案管理的有效性。

3结语

总而言之，在现阶段办公室档案管理工作中，还需要将档案管理制度的完善以及档案管理系统的信息化作为其基础，在这一基础上，提升档案管理的工作质量。当然，现阶段的办公室档案管理工作还会涉及到诸多方面的问题，只要能够认真的听取意见，积极的完善，就一定能帮助档案管理可持续的开展下去。endprint