现代企业档案管理工作的信息化建设探析

谢佳辰

摘要：在企业的发展过程当中，科学有效地做好档案管理工作是提升企业综合管理水平的题中应有之意，本文主要探讨现代企业档案管理工作的信息化建设。

关键词：现代企业；档案管理；信息化

企业档案管理工作是企业日常管理体系的重要组成部分，通过对企业生产和运营过程当中所形成的相关价值文件以及资料，进行科学的保存与管理，有助于提升企业获得持续的发展能力，因此本文探讨现代企业档案管理工作的信息化建设具有重要的现实借鉴意义。

一、现代企业档案管理信息化概述

现代企业档案管理信息化主要是指在企业日常的档案管理过程当中，借助信息化的媒体来实现企业档案管理的这种智能化数字化，通过企业档案管理信息化来实现企业档案资源的科学管理，为企业竞争力水平的提升提供必要的依据。

二、现代企业档案管理信息化存在的不足

当前，在我国一些企业进行档案管理信息化建设过程当中，由于诸多方面的原因存在着以下几个方面的不足。

（一）观念薄弱、关注缺乏

在企业档案管理工作过程中，由于一些企业负责人并没有从思想层面认识到企业档案管理信息化建设的意义与价值，对企业档案管理信息化建设缺乏必要的重视。尤其是在一些中小企业中，不仅缺乏必要的档案管理部门，在相关的档案管理制度方面也存在着一定的不足。这在一定层面上影响了企业档案管理信息化水平的提升。

（二）企业档案管理信息化建设发展不平衡

目前，在企业档案管理信息化建设发展过程当中，由于企业发展水平的差异在档案管理信息化硬件管理、软件管理等层面存在着一定的差异，这种信息化建设发展的不平衡，在一定层面上影响了企业档案管理信息化的践行效果。有的企业在进行档案管理信息化建设的过程当中，仅仅关注相应的硬件建设，对必要的档案管理软件缺乏必要的与时俱进意识，这在一定层面上影响了企业档案管理信息化建设的进度与效果。

（三）缺乏宏观指导统筹规划盲目建设现象严重

企业档案管理信息化建设应该是一个系统科学的过程，需要建立的宏观指导统筹规划的基础上。可是目前，一些企业过于追求所谓的信息化建设目标，没有对企业当前档案管理中的具体问题进行具体分析，存在着盲目建设的现象，不仅影响了档案管理信息化建设水平的提高，在一定层面上也影响了企业信息化管理资源的统筹与整合。还有的企业没有从长远的角度来对档案管理工作进行系统的规划，在档案管理的具体实施过程当中存在着中心工作不突出，管理效率较低的现象。这些现象都从侧面显示出企业在档案管理的信息化建设方面还有着很长的一段路要走。

（四）基础条件薄弱技术资金不足人才建设不到位

在企业进行档案管理工作信息化建设的过程当中，需要借助相关的专业人员以及必要的资金技术来实现综合发展，目前我国一些企业由于基础条件比较薄弱，在相关的人力资源储备、资金投入方面存在着一定的短板，这在现实上影响了现代企业档案管理信息化的建设水平。目前，从整体上来看，我国在档案管理人才的培养质量与数量层面还存在着一定的不足，在一定层面上也制约了企业档案管理信息化建设的发展。

总之，由于诸多方面的原因，我国一些企业在进行档案管理信息化建设的过程当中存在的观念方面、规划方面、人才建设方面的不足，这些不足也将是今后我国现代企业档案管理信息化建设改进的主要方向。

三、现代企业档案管理信息化建设对策

在上文中主要对当前我国一些企业在档案管理信息化建设中存在的问题进行了分析，在借鉴相关理论及实践成果的基础上，本文尝试以问题为导向从以下几个方面来探讨今后现代企业档案管理信息化建设的优化策略。

（一）树立企业档案信息化观念

企业档案管理工作不仅有助于保存企业重要的文件资料，对于提升企业知识资源的统筹与规划，提升企业的核心竞争力也有着极为重要的现实意义。因此，在今后企业日常的运营和管理过程当中，企业负责人应该在思想层面高度重视企业档案管理信息化建设，树立企业档案信息化观念，不断地加大对企业档案信息化建设所需要的投入力度，为企业档案信息化建设营造良好的氛围。例如，烟台南山集团将企业的档案信息化管理纳入企业重要的发展战略。通过不断的完善档案信息化管理的组织建设、支持体系，该企业档案管理工作取得了丰硕的成果，在企业发展战略的制定以及综合营运水平的提升等方面做出了不少的贡献。

（二）加强对企业档案信息化的规划和指导

为了更好地促进企业档案信息化建设的水平，在今后的企业档案管理优化和升级过程当中，应该在国家相关部门颁布的企业档案管理条例的指导下，不断的在企业档案信息化的规划和指导方面进行系统的优化。一方面，结合企业自身的档案管理实际制定相应的档案管理政策和体系，为企业档案管理信息化建设指明方向。在进行具体的规划与指导的过程当中，应该充分发挥信息化的技术手段，促进企业档案信息管理的科学化水平。另外，还应该从宏观的顶层设计以及微观的应用细节等方面来进行实施，从而为今后企业档案管理信息化发展提供方向层面的指导。

（三）建立健全企业档案信息化法律规章与标准

企业档案信息化管理是一个科学系统的过程，需要建立在相关的规章与标准基础上，一方面，企业应该从信息化时代的要求出发，不断地按照现代档案管理信息化的相关标准，提高企业档案管理的安全性完整性效果性，另一方面，企业应该完善相关的档案管理监管制度，明确岗位负责制度，对于档案管理中存在的问题第一时间进行解决，降低其在问题中造成的不良影响。例如，中石油集团在企业档案信息化规章与标准的制定方面取得了不错的成绩。该公司严格落实国家制定的相关档案保密制度，在此基础上，结合公司自身的档案管理需要，对档案的登记制度、查阅制度等方面都进行了更加明确的制定，除此之外，还对电子档案的相关系统进行升级与完善，最大限度的提升档案管理的安全性，该公司在档案信息化规章与标准层面的有益经验值得推广与借鉴。

四、重视企业档案信息化人才建设

目前，在我国企业档案管理信息化建设过程当中，影响其建设效果与水平的主要因子是人才的缺乏，因此，企业应该从档案信息化建设的长远发展角度出发，不断地加大对企业档案管理信息化建设人才的引进力度，一方面，通过提供优良的条件来吸引档案管理信息化专业人才的加入。企业可以积极的与高校进行战略合作，根据企业档案管理信息化建设的需要实施“订单式”人才培养策略，为企业今后档案管理信息化水平的提升提供必要的人力资源支持。另一方面，通过搭建良好的信息化人才管理平台，引导广大企业档案信息化人才，发挥出自己的聪明才智，为企业档案管理信息化水平的提高贡献出更大的力量。

总之，在今后的现代企业档案管理信息化建设过程当中，应该不断地从观念层面、科学规划方面、法律规章与标准制定方面以及人才建设方面进行系统的改进与提升，只有这样，今后的现代企业档案管理信息化建设才会不断的朝向科学化方向发展。

五、结语

现代信息技术的飞速发展给企业档案管理工作带来了巨大的发展契机，如何利用信息化的手段来提高企业对档案资料的收集、整理和开发是当前我国诸多企業档案管理工作改进的主要方向。在企业档案管理信息化建设的过程当中，需要企业充分认识到档案管理信息化建设的意义，不断的在制度层面、人员岗位设置等方面进行必要的优化与完善，从而促进企业档案管理工作信息化建设水平的提高。

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（作者单位：长春黄金设计院有限公司）endprint