内部协同管理系统为企业运营带来的效益

亚力坤·吐尔逊

（国电新疆电力有限公司，乌鲁木齐 830000）

1 引言

随着现在信息化建设脚步的加速，企业信息化的程度也越来越大。每一个企业在运营发展中都会用到2～3个系统，避免了传统纸本操作的低效率，员工通过办公系统实现资源共享，办公效率通过系统的上线大大提高。中国建材国际工程集团有限公司在2012年的11月份正式启动运用协同管理系统软件，在实施的整个过程历经需求调研、概要设计、详细设计、软件开发测试等数个阶段，从目前来看，该系统近年来运行平稳，表现效果良好，在实际公司运营中可以真切地看到它的诸多好处。从表面上看，使用这个系统让企业成为一个统一，整合的办公管理平台，能真正实现高效管理、流程统一和权责明确。在使用这个系统以后可以让公司员工规范自己，提高执行力，提高效率，而且可以进行异地办公，即使在异地也可以让员工感受到公司的氛围，让每一位员工在工作时成为有效管理者。在这个平台上可以进行信息发布，在企业内部形成有效的信息发布和资源共享空间。

俗话说，没有规矩,不成方圆。在一个企业发展中，制度的颁布与执行是其基础。让企业在这个协同管理系统平台上把制定好的制度条例通过公告，可以让企业的每一位员工熟知，除此之外还可以利用电子刊物、公司文件，来实现内部制度、技术交流、公告简报等在员工内部进行广泛传播，让员工时刻了解与关注企业发展状况。改变传统的纸质操作，利用电子信息技术起草公司内部的文件，有效地对公司文件档案进行传阅，审批，归档等工作，这样会节省工作时间，提高工作效率，加强无纸化办公，在一定程度上可以保护环境。在无纸化办公中可以利用快捷廉价的网络传递方式，不需要和以前一样拿着文件、申请等来回奔波进行签字盖章，直接可以在网上进行审批，简化企业内部之间的工作流程，在资源共享基础上实现办公自动化。企业进行协同管理系统的运用，可以建立信息集成平台，把传统的纸张填写电子化，真正实现无纸化办公，节省企业办公费用，这是现代企业发展必经之路，这是顺应时代发展潮流的表现，适应了现代化发展条件下对企业发展的要求，企业加快无纸化办公，实现协同管理运行是企业现代化管理的重要标志。运用协同管理系统，搭建企业知识管理平台，把企业长期积累的信息资源和专项技能进行系统性的整理划分，有利于增强企业的快速响应能力，有利于提高企业员工的办事效率和员工自身的技能，有利于加强管理人员的管理、控制和领导。

2 协同管理系统平台高效提升企业整体运营效率

企业应用协同管理系统，在这个平台上可以提高企业运营效益，增强企业办公效率，其主要体现在以下几方面。

①利用协同管理系统可以规范地审批业务，制定全面规范的企业管理流程，对企业发展中的有单据审批流程、审批权限、审批时间、审批意见等各方面进行规范化管理，从而有利于在现实中实现企业规范化管理。

②利用协同管理系统可以提高业务审批效率，系统把纸质审批转换为电子审批，在业务催办和人工审批流程中实现人工流程的自动化，把移动网络应用到办公审批中，从而提升业务审批的效率，优化企业人员分配，减少企业在人力上的投入。

③利用协同管理系统可以实现高效的协作与沟通，系统可以把消息、邮件、协同工作公告、论坛等各种有效化的沟通工具进行部署，可以实现员工和管理者之间还有员工，员工之间的及时有效沟通，促进工作进展。

3 软件的核心功能

3.1 门户

中国建材国际工程集团有限公司通过使用内部协同管理系统建立门户信息，制定自己独特的门户首页，它包括集团新闻和通知公告等，门户信息包含多种元素，在进行阅读时，系统软件可以进行直接索引，及时找到自己想要了解的信息内容。公司各部门之间可以制定部门门户，在里面可以看到公司各部门的职责、通知和制度等相关文件，中国建材国际工程集团有限公司利用的内部协同管理系统是通过二维数据来展现的。根据系统中的报表功能，直接可以看到公司内部员工性别比例，公司各部门工作的效率等等，当然，还可以了解一些其他具体工作，这样可以加强公司的管理，提升员工工作的效率，增强企业运营效益。

3.2 知识库

内部系统管理系统可以对公司文档进行分类，公司内的文档目录应该是非常庞大的，里面包含公司所有的资料文件，有一些图纸、资料和保密性的文件借阅纪录等。

3.3 工作流程

工作流程类型设置、表单设置、表单字段设置、流程模块、流程测试监控等功能，可以在工作流的后台直接看到。其中在这些功能中的流程监控和流程测试是属于系统管理员专用的，其他人不能使用。我们知道在实际中，要想新建一个流程，首先要对流程进行定义分类，然后根据实际情况设计流程的应用表单和表单字段，创建流程的每个节点，并且在节点上进行人员分配，然后再设置流程的路径条件，最后进行美化工作，这样就是一个创建新流程的完整过程。上面说的是一个简单的流程创建过程，有些复杂的流程是需要定义文档模版的，还要进行设置联动条件和流程表单流水号等其他必要工作。流程创建好之后，有权限的人，就可以对该流程发起使用，然后就可以进行工作中的审批工作。

中国建材国际工程集团有限公司在利用内部协同管理系统的时候建立了大约100个流程，这些流程根据其所在的部门分为不同种类，也可以根据业务不同区分，涉及公司内部人事行政财务的各个方面，有权限的人，才可以进行阅读审批。

3.4 报表

内部协同管理系统的报表模块，包含流程统计、待办事宜统计等统计数据和一些财务报表。在实际使用中可以体会到费用类型的流程所占比例比较大，占比例份额第二的是设计相关类型流程。根据这些数据统计，可以进行直观的分析，有利于管理者快速做出决策。而且可以根据不同维度的自定义报表，为公司上层提供多角度和维度的财务数据展示，让公司领导更准确地认识公司财务现状。

3.5 电子签章

每一个电子签章都是唯一的，为了保证电子签章的安全性，要配一个秘钥序列，并且要保证秘钥序列不规则而且只能让拥有该签章的人使用。在使用签章以后，文件将不能被复制，也不能被另存。公司配置电子签章的同时还要配备电子签章U盾，使用签章时，必须有U盾和U盾密码才能使用，这样电子签章可以增加公司文件的安全性，保护公司知识产权，维护公司利益。

4 结语

内部协同管理信息系统的应用，可以对企业运营带来经济效益，有利于提高公司的工作效率，简化办公流程，从整体上提升公司管理水平，保障公司各种产权文件的安全性，有利于维护企业的经济效益，提高企业的竞争力。