企业价值链管理中档案的实用性研究

王睿，陈丽，王倩

（1.四川大学，成都610065；2.四川工业科技学院，四川德阳618500）

1 引言

随着我国经济发展方式的转变，给现代企业发展带来机遇的同时也带来了一系列挑战，使得企业内部运作难以适应变化的外部市场环境。企业价值链作为企业寻找自身战略优势环节的方法之一，对其进行重新审视和优化，是实现可持续发展的必然选择。而企业价值链管理的正常实施，必须借助一定的企业资源，其中，档案作为企业生产运作中可信程度高的信息资源之一，翔实完整地记录了每一个活动过程，是构建企业记忆不可缺少的信息资源之一，同时也是对企业价值链分析、优化和评价的必要条件之一。

2 企业价值链概述

企业价值链经历了企业内部价值链→行业价值链→虚拟价值链三个主要发展阶段，即企业价值链最初由美国学者Michael E·Porter率先提出[1]这一观点通常被认为是传统意义上的价值链，偏重于以企业作为独立个体的观点来分析企业的价值活动、企业同供应商和顾客之间的联系，因此常称为企业内部价值链。此后，Peter Hine将材料供应商和顾客纳入了价值链，改称为“集成物料价值的运输线”，将企业价值链扩展到了整个行业链上。[2]以上两位学者在其构建的价值链中，均将信息和信息技术看作是价值增值活动中的一个支持元素，不直接产生价值。但随着信息技术的快速发展，信息在企业价值创造中起着越来越重要的作用，并给企业带来竞争优势。因此，J·F·Rayport和 J·J·Sviokla[3]随后对信息技术的重要性进行了强调，提出了虚拟价值链的观点。虽然企业价值链的理论研究随着时代的发展在不断完善，但究其根本，对企业价值链进行研究就是对企业中既相对独立又相互关联的活动及各部分的影响因素进行分析，以分辨企业的增值和非增值环节，以寻找出企业的优势和劣势，明确在行业价值链中的具体位置，并充分利用企业资源增强其优势环节而减少其非增值活动的成本，以获得市场竞争优势，促进企业发展。其中，信息资源一直都是价值链构成中不可或缺的部分，并随着理论研究的加深，其地位愈加显著，而档案作为企业信息资源的重要组成部分，在价值链管理中也发挥着不可替代的作用。

3 企业价值链管理的主要内容及其面临的问题

企业价值链管理主要包括三大阶段，即价值链分析→优化→评价[4]。其中，作为价值链管理的重要环节之一，价值链分析重在发现内部价值链中的非增值环节和各运作环节中的不协调因素，并在此基础上对企业外部价值链进行分析以反映出企业本身和供应商、销售商之间的依存关系，寻找低价值活动环节。为提高企业的运作效率，降低经营成本，并逐步调整企业的行业定位，在价值链分析的基础上还应对价值链进行优化，即重新审视企业的业务流程和组织结构，对其进行重组和再造，并完善信息管理系统。[5]价值链评价则主要是对前两个管理阶段的施行效果——价值链活动环节是否更加精炼、产品质量是否改善、时间成本是否提高、总成本是否降低的反馈，并为下一价值链管理周期提供相关信息，达到价值链持续优化的目的。

目前很多企业由于对信息及信息技术认识的局限，对价值链管理的正常实施产生了不良影响，主要表现为：①价值链分析缺少必要的信息支撑。由于企业领导信息和信息技术的不重视，缺乏对企业本身档案和外部市场信息收集与开发，加之信息管理系统的落后，导致信息不完整、不准确，价值链分析难以进行。②价值链优化难以实现。由于企业服务对象需求的不明确、信息的缺乏、分析的不准确以及信息在企业各部门之间传递的滞后性，管理人员难以及时、准确地掌握企业的整体运作状况，因而也无法对业务流程、组织结构和企业上下游价值链进行全面评估和做出正确高效的决策，造成价值链优化难以实现。③价值链管理成效甚微。价值链分析和优化无法得到高效施行，加之各部门之间由于信息管理的不到位造成信息障碍，对企业所下达的决策也难以做出快速响应，这些因素决定了价值链管理的成效微乎其微。

4 企业档案在改善企业价值链管理中的实际作用

从企业价值链管理的问题中可以发现，信息在其整个过程中都是至关重要的，档案作为企业信息的重要组成部分，也始终起着不可替代的作用，其主要来源于企业信息部门收集的情报信息和运作环节形成的翔实记录。企业档案可从以下几方面改善企业价值链管理所出现的问题。

4.1 为企业价值链分析提供准确、系统的信息支撑

企业档案蕴含了历年来的运营信息，是企业经营管理活动的真实记录，应把其作为价值链分析的数据支撑以保证分析的准确性，为价值链优化奠定基础。而企业外部价值链分析，除需大量情报信息外，结合档案信息进行综合分析也是保证分析顺利进行的必要条件之一，如通过分析会计档案寻求具有竞争优势环节或低价值活动环节，再结合上下游企业的产品或服务特点等外部市场信息进行分析，可为企业整体优化指明方向。

4.2 为企业业务流程指明重组方向

客户档案是企业和其服务对象在交易过程中形成的数据资料，作为企业重要的战略性资源之一，应对其进行深入挖掘，以识别不同客户群的消费和需求行为的差异以及对企业的重要程度等，并以此作为业务流程重组、组织结构再造的基本方向。在此基础上，系统地对企业业务流程进行重新设计，改造原有流程路径、工作环节和步骤划分，降低价值链活动中影响最大的成本因素，设计出更能满足顾客需求的业务流程。

4.3 为完善企业信息系统提供依据

企业信息系统对企业所拥有的人、财、物、信等资源进行了整合，是保证企业信息上下畅通，传达及时的必要手段，同时也是价值链管理中必须倚靠的关键性因素，甚至决定着价值链优化的生死成败。利用信息系统对企业档案进行分析，可发现以往信息收集的不足以及各部门之间存在的信息不通畅的地方，针对这些环节进一步完善信息系统，并加强收集。同时，信息系统的完善，也有助于企业档案管理工作的发展。

4.4 为企业价值链优化的效果提供衡量标尺

对企业价值链进行优化后，仅以实施后收集而来的经营管理数据进行评价，缺乏对比数据，则该评价没有任何意义，不能说明企业价值链的优化效果。企业档案是企业各环节在处理以往事物中形成的原始记录，因此对比数据主要源于此，只有将企业优化后的各项指标与档案中的相关数据进行对比后，才能得到相较于以往活动来说其实施效果的好坏程度。当各项指标均好于优化前时，则说明该优化是有利于提高企业核心竞争力的，进而为下一个“分析-优化-评价”提供反馈信息，达到价值链持续改进的效果。

5 结语

档案信息在企业价值链管理中发挥着不可替代的作用，在各管理环节均要充分利用档案来解决价值链管理中所遇到的实际问题。同时，重视企业的档案管理工作，积极主动地对档案信息进行开发和提供利用，为企业的各项决策活动提供优质服务，不仅仅是档案部门的使命所在，同时也是企业领导和各职能部门的职责，需引起相当的重视并加强对其的收集、保管和利用。