浅析企业档案制度建设存在的问题及其对策

邓爱容

在国家大力推进“法治中国”建设的大背景下，企业积极推进“法治制度”建设，企业档案工作作为企业的一个重要组成部分，如何推进企业的档案制度体系完善工作成为企业档案部门的首要任务。企业档案制度体系建设存在的制度可操作性不强、制度执行不到位、制度宣贯不到位等问题一直困扰着企业档案工作，完善制度体系建设，强化制度的可操作性，加强制度宣贯将成为企业档案部门“制度建设”的工作重点。

1 企业档案制度建设存在的问题

制度是开展工作的前提和保障，没有完善的制度保障，工作开展轻则受到影响，重则无法开展。企业档案制度是企业档案工作开展的基础，如果没有完善的、可操作性强的制度，企业档案工作的尴尬地位则不可避免。目前，企业档案工作或多或少存在“纸上重视，纸下忽视”、“用时重视，平时轻视”等现象，究其原因源头在制度建设。企业档案制度建设存在的问题主要体现在以下方面：

1.1 企业档案制度体系建设充分性不足

制度的作用是对预期要发生的业务活动进行全过程的控制与引导，保证业务管理目标能够实现。企业档案制度体系建设就是要实现覆盖所有门类档案管理的“宽度”和档案管理各个环节的“深度”。而在实际工作中，企业档案管理制度体系很难实现应有的“宽度”和“深度”，甚至存在制度“真空”。如企业档案制度体系中有关型号研制、产品研发、技术改造条件建设方面的档案管理制度密集，管控措施比较到位。但对于经营管理、纪检监察等方面的档案制度建设还停留在八九十年代。对于档案管理的“八大环节”的制度建设也存在厚此薄彼的现象，如对收集、整理、借阅等环节的制度建设较为全面，而对于鉴定、编研等环节的制度建设则长期停滞不前。企业档案制度体系建设的不均衡，不充分，导致企业档案管理工作不能够全面的规范化开展，不能为日常档案管理工作提供及时准确的依据，进而影响企业的档案管理工作。

1.2 企业档案制度执行不彻底

企业档案制度作为开展档案管理工作的依据和基础，只有毫无保留的彻底执行，才能够维护制度的权威性，进而推动企业档案管理工作顺利开展。而现实的状况是，现有的档案管理制度执行力度远远不够。如企业制定档案移交的制度，某些部门往往以保密、工作便利等种种原因不愿按时移交，责任追求条款有，但往往无法对责任者进行追究。再如很多企业的档案借阅制度都规定了借阅的期限以及超期应该承担的处罚，但是超期借阅的现象广泛存在，鲜有看到处罚的文件或者通报。正因为制度执行不彻底，造成制度形同虚设，久而久之就形成“不执行—制度失效—不执行”的恶性循环。

1.3 企业档案制度宣贯不到位

企业的档案宣传工作经过几十年的发展，不论从形式上还是内容上都有了很多的积累，很多企业形成了新员工培训、档案宣传周等固定的宣传形式，为企业档案工作的开展起到了积极的作用。但就制度的宣贯方面，企业档案部门的工作仍然有欠缺。一方面，重视国家的法律法规宣贯和宣传，具体的业务操作规范宣传较少。如企业为引起职工对档案管理工作的重视，习惯于将《国家档案法》的相关条文进行宣贯，而对企业档案管理制度的条款宣贯的较少，也就是说我们的宣贯方式“重法规震慑，轻业务指导”。另一方面强调信息化制度的宣贯，忽略传统业务制度的宣贯。在信息化建设的趋势中，档案制度宣贯也严重向信息化制度宣贯倾斜，对传统的业务制度的宣贯寥寥数笔，甚至不着一笔。如此宣贯就会形成一种“档案法离我很远，档案制度我不了解”“信息化不智能，传统档案工作不了解”的认识误区。

综上所述，企业现有的档案制度建设“宽度”与“深度”不够，尚未实现全门类和全流程的覆盖，现有的制度执行并不彻底，对于制度的宣贯也存在误区，客观上反映了企业档案制度建设的现状，改变企业档案制度建设的现状任重而道远。

2 企业档案制度建设存在问题的对策

针对企业档案制度建设存在的问题，分析其背后的原因，找到问题的根源，通过建立覆盖全门类和全流程的企业档案制度体系，强化制度的执行性，改善制度宣贯的方式方法来规范企业档案管理工作，推动企业档案工作的不断发展。

2.1 完善制度体系

明确制度层级。制度体系建设是一个逐步细化，逐级明确的过程，在企业的档案制度体系中不仅要有国家层面的法律法规、上级主管部门的规章制度，还要有企业业务层面的规范。这样建立起来的三个层次基本可以保证企业档案制度的合规性。需要强调的是企业业务层面的规范经过一定时期的运行，可以逐步转变为企业的管理标准，可以有效补充企业档案制度层级。有国家法律法规、主管部门的规章和企业的制度组成的企业档案制度层级，加上企业管理标准的有效补充，基本形成企业档案制度的框架。例如：固定资产投资项目档案管理制度层级如下图：

2.1.1 梳理业务领域。企业档案制度应立足于企业层面，不应局限于档案部门内部。要保证企业档案制度建设的充分性，必须了解企业的业务领域，做到“企业的业务领域扩展到哪里，企业的档案工作就要跟踪到哪里，企业的档案制度就要覆盖到哪里”。首先对企业的经营范围进行梳理，整理出企业的业务领域清单。比对现有的企业档案制度，查漏补缺，做到所有业务领域的档案工作都有制度可依、有制度约束。

新时代上海高校少数民族学生教育及安全管理…………………………………………李为强 何敬刚 刘金凤（10.110）

2.1.2 排查管理环节。企业档案管理工作在目前的管理手段下，除了传统档案管理工作的“八个”环节外，还增加了企业档案工作信息化。企业在完善档案制度体系时，要排查所有的管理环节，对每一个环节的制度情况进行记录，逐个补充完善，最终实现企业档案制度覆盖整个档案管理环节。

2.1.3 摆脱滞后性。制度建设是一个不断优化和完善的过程，要及时对档案管理工作中出现的新事物和企业档案管理工作出现的新问题进行分析，紧扣档案管理专业动态，实现制度的“跟踪建设”到“前瞻建设”的转变，只有这样才能避免制度建设的滞后性。

综上所述，企业在完善档案制度体系时要明确制度层级搭建制度体系框架，通过梳理企业业务领域和档案管理环节，及时跟踪档案行业动态，逐步实现企业档案管理制度化、规范化。

2.2 强化制度的执行

有制度不执行，有制度无法执行，不如无制度。制度本身就应该是日常业务流程的规范性文件，是日常工作开展的指导性文件。如果制度制定完成以后，“上了墙”“集成册”，实际工作开展依然我行我素，必然导致制度简单的停留在纸上，制度建设也就失去了意义。企业档案制度建设在强化制度的执行时应关注以下方面：

2.2.1 实用性。企业档案工作本身并不创造效益，档案制度建设就更应该在满足管理要求的前提下考虑实用性。一方面不能苛求制度的全面性，突出重点，制度体系能够满足档案管理要求即可；另一方面不能为了达到管理的效果而刻意增加管理的环节，采取高成本的管控措施，导致制度运行成本较高。

2.2.2 符合性。企业档案制度建设应该充分考虑企业经营管理的实际情况，并与其充分结合。档案制度只有从日常的管理活动的实际出发，才能够降低制度执行的难度，制度的执行者才愿意执行，制度才能够得到贯彻执行。

2.2.3 可操作性。企业档案制度应充分考虑简介、直观、可操作性。没有可操作性的制度，执行者难以按照制度要求开展工作。一方面，制度没有简洁、直观的表现形式，执行者难以准确理解制度的具体要求，容易偏离制度的本质要求，增加档案管理目标实现的难度。要实现可操作性可采用流程图、表格、流程描述等形式将制度要求显性化，谁做、如何做、何时做一目了然，可以显著提高制度的可操作性。另一方面制度条款应考虑实际情况，使可操作性与可执行性得到有效均衡。如部分档案制度规定了明确、具体的条款，但条款的规定没有考虑到工作实际，导致制度的执行性下降。

2.2.4 制衡性。企业档案管理属于技术管理的范畴，有明确的管理流程和规范要求。要实现企业档案管理制度的可执行性，一方面通过工作流程的上下游进行制衡和约束，提升制度运行效率；另一方面通过工作标准进行检查监督，保证制度执行的效果。

2.2.5 持续性。为保证企业档案制度的可执行性，就要根据企业的管理实际，将先进的管理经验和管理方法不断的转化成制度，作为执行者工作的指引。一方面保证了企业档案管理制度与企业经营管理同步，另一方面提升了企业档案制度的可执行性和友好性。

高效执行的企业档案管理制度不仅仅需要制度本身的可操作性，还需要考虑到企业的管理实际和执行者的意愿，只有将三者因素有效的整合，才能够最终实现企业档案管理制度的强有力的可执行性。

2.3 改善宣贯方式

企业档案管理工作是企业科研生产的服务保障工作，在企业档案管理工作的这样定位情况下，如何宣贯企业的档案管理制度并使其取得显著的效果显得较为困难。企业在保留近些年积累下来的宣贯方式的基础上可以从以下方面着手：首先，充分利用新媒体的渠道。当新媒体异常活跃的今天，企业档案制度的宣贯工作可以充分利用新媒体进行宣贯，一方面可以利用新媒体的渗透力强、表现形式多样、不受时间和空间限制等特点，将档案制度的核心要求推送给企业职工；另一方面，利用新媒体可以倒逼企业档案部门转变思维方式，改变工作模式，有力促进企业的档案管理工作。其次，转移宣贯重点。从原有的宣贯注重“为什么做”向注重宣贯“怎么做，何时做”转移，转变工作出发点，从服务对象或者制度执行者的角度出发，把制度前端延伸到档案形成部门，延伸到档案编制者和使用者，嵌入到业务系统的模块之中，确定宣贯的内容和形式。还有，开展制度专题宣贯。企业档案部门要密切注意企业发展的动向和重点工作，融入主营业务及时开展档案制度专题宣贯。如企业某一时期加快非航空产品研发，档案部门就可以就非航空产品档案管理制度进行集中宣贯，保证档案、资料管理信息流和工作流完整和可控。在企业档案制度建设过程中，不断强化制度的宣贯，改善宣贯的方式方法，才能够保证企业档案制度建设工作取得实效，才能够促进企业档案管理工作顺利开展。

3 结束语

企业档案制度建设不应仅仅停留在“有什么制度”的层面上，更应该关注“制度怎么执行”和“制度怎么贯彻”。企业通过档案制度框架的搭建、业务领域和流程的梳理建立起企业的档案制度体系，通过有效的措施强化制度的可执行性，通过宣贯方式的转变扩大制度的知悉范围和程度。通过这些工作，企业档案制度建设才能够贴近企业工作的实际，全面发展档案事业，才能够为企业的发展做出应有的贡献。