如何做好新形势下企业文书档案的收集

史宏珍

（宁夏银星煤业有限公司，宁夏灵武750408）

1 引言

文书档案是企业各项经营生产活动的有效记录文件，对于企业后续发展战略的制定有着不可忽视的重要作用。在文书档案管理的各个环节中，档案资源的收集是最重要，也是最基础的环节，它对于丰富文书档案资源、合理开发利用有着重要的现实意义。相对比其他类型的档案资源，文书档案涉及内容较广，档案收集难度较大，特别是随着社会的经济水平的不断提升，企业文书档案朝着多样化方向发展，给文书档案收集工作提出了更高的要求，如何在新形势下做好企业文书档案的收集工作，这就成为企业相关档案管理人员需要思考的一大难题，必须要给予足够的重视。

2 新形势下企业文书档案收集工作存在的问题

随着社会的不断发展以及信息技术的不断推广，给企业文书档案管理创造了巨大的便利，例如相关计算机软件的应用，提高了文书档案管理效率和质量，但是总体而言，新形势下企业文书档案收集工作还存在一些问题，详细包括以下几点：第一，在企业日常的文书档案收集工作中，管理人员仅仅将重点放在红头文件的收集上，而对于其他档案资源重视力度较低，例如公司简报、生产性合同等，这些档案资源在新形势下对于企业发展有着重要的制约作用，一旦档案收集忽略了这些资源，就会导致严重的档案丢失问题，无法指导企业进行后续的生产和经营管理；第二，新形势下很多企业档案管理人员在进行文书档案管理收集时，没有注重收集内容的完整性和系统性，而是盲目的开展档案收集和整理，使得各类档案资源交叉现象严重，一方面破坏了档案资源之间的关联性，另一方面也给后续的归档造成压力。由于文书档案收集缺乏系统性指导，使得文书档案管理进度缓慢，无法发挥出实质性效果。

3 企业文书档案收集问题产生的原因分析

对于企业文书档案管理工作而言，由于其无法直接对企业产生经济效益，所以很多企业都没有对其给予足够的重视，使得文书档案管理逐渐缺乏可靠性，这就进一步限制了文书档案收集工作的有效开展，最终导致收集环节出现诸多问题。总体而言，造成文书档案管理出现问题的原因包括以下几点：第一，企业相关管理人员缺乏足够的档案管理意识和理论知识，往往认为文书档案就是红头文件，没有很好的掌握其重要性和复杂性，导致文书档案收集出现不完整的现象，最终造成重要档案资源信息的丢失。第二，管理制度不健全。科学有效的文书档案管理制度是确保收集工作顺利进行的关键，但是就当下而言，很多企业缺乏健全完善的文书档案管理制度，使得档案收集没有相应标准和规范可循，例如对于收集时间、注意事项等没有明确，最终导致档案收集极度混乱。第三，领导层面的不重视同样是导致文书档案收集出现问题的原因，由于资金、技术、设备和人员等方面投入不到位，所以导致文书档案收集工作效率和质量较低，无法发挥出实质性效果。第四，当下很多企业文书档案管理人员大都不是专业的档案专业人才，有的甚至是身兼多职，由于档案收集专业知识匮乏，所以导致质量和效率达不到规范要求，最终给企业的发展造成严重的影响。[4]

4 如何做好新形势下企业文书档案收集工作

4.1 实行纸质档案和电子档案双套收集制

随着信息技术的不断发展，企业文书档案管理朝着信息化方向发展，同时也使得传统的纸质档案转变为电子档案。相对比纸质档案而言，电子档案收集工作效率更高，可以更加快速准确地进行相关资源信息的收集和存储。但是由于网络的不安全性，网络系统经常面临不法分子的入侵，使得文书档案资料受到严重的威胁，给企业的发展造成严重影响。因此，新形势下企业应当实行纸质档案和电子档案的双套收集制度，这样就可以有效弥补彼此的缺陷，从而达到提高文书档案收集质量和效率的目的。[3]

4.2 健全完善的文书档案收集制度

对于企业文书档案收集工作而言，需要有相应的标准制度进行规范和约束，这样才能确保档案收集的完整性和可靠性。因此，需要企业建立健全完善的文书档案收集制度，同时在制度建立过程中要结合相应的法律条例需求，实现制度与法律的有效结合，以确保文书档案收集工作有条不紊进行。另外，在进行文书档案收集制度建立时，企业相关负责人要对以往的问题进行分析和总结，将其纳入到制度体系中，以避免后续出现同样的问题。[2]

4.3 全面提升文书档案收集人员综合素质水平

文书档案收集作为档案管理工作的前提和基础，对于企业发展有着至关重要的作用，所以企业负责人要特别重视，重点放在档案收集人员素质培养方面，以确保管理人员素质符合实际需求，详细做到以下几方面内容：第一，加强人员素质培训。企业应当建立相应的培训机制，定期组织档案管理人员的专业培训，培训内容重点放在档案收集工作上，确保文书档案收集环节不出现问题；第二，在招收档案管理人员时，需要有效衡量其专业能力，不能盲目进行招收，以确保档案资源收集的可靠性和真实性；第三，企业还需要建立和完善考核机制，对文书档案管理人员进行定期考核，包括他们的档案收集和管理能力以及工作态度，对于一些表现好的人员给予奖励，对于能力差的进行相应惩罚，以调动档案管理人员的工作积极性，确保文书档案收集工作的顺利进行。

4.4 完善档案分类管理

档案收集工作如果工作人员没有严格的文档分类意识，就会大大降低档案管理工作的效率，影响档案管理的质量。因此，针对如今文书档案收集中存在的资料分类不明等现象，各大企业应该切实加强文书管理工作人员的分类和备份意识，通过对工作人员进行理论知识的学习，以及在公司进行相关新闻、实例的宣传等，旨在时时刻刻的提醒工作人员应该注意对档案的归纳和整理。文书档案收集的档案如果能够得到有效的归纳和整理，将会在一定程度上有效地提高档案管理工作的工作质量和工作效率，对企业的发展和社会的进步也有非常积极的作用[1]。

5 结语

综上所述，文书档案管理是企业发展历程的真实记录，同时也是后续发展的有效指导。而文书档案收集作为档案管理的基础环节，对其效率和质量的提升显得尤为关键，特别是新形势下信息技术不断推广和应用，使得文书档案收集更加需要强化。针对目前企业文书档案收集工作存在的问题，需要负责人给予足够重视，具体结合企业自身的实际情况，通过实行纸质档案和电子档案双套收集制、健全完善的文书档案收集制度、全面提升文书档案收集人员综合素质水平以及完善档案分类管理等手段，切实提高档案收集效率和质量，最终推动企业更进一步发展。