《村级档案管理办法》释义

◎李欣

第一条为了加强农村档案工作, 规范村级档案管理，服务新形势下的农村工作，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国村民委员会组织法》《中华人民共和国农业法》和国家有关规定，制定本办法。

释义：这条是立法目的和依据。制定《办法》的目的主要是为了加强三农档案的规范化管理，助力社会主义新农村建设，维护村级组织和村民的合法权益。

《办法》的立法依据是《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国村民委员会组织法》以及《中华人民共和国农业法》，同时参考了一系列有关农村工作的重要文件。

第二条本办法所称村级档案是指村党组织、村民委员会、村集体经济组织等（以下简称村级组织）在党组织建设、村民自治、生产经营等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式和载体的历史记录。

释义：这条是关于村级档案的定义。包含四层意思：一是档案形成主体是本村党组织、村民委员会、村集体经济组织等；二是档案在各种活动过程中直接形成，活动主要分为党组织建设、村民自治和生产经营活动等；三是档案的形式和载体多种多样，既有文字、图表、声像，还有电子文件等；四是档案是真实的历史记录，不能杜撰和篡改。

第三条村级档案工作主要包括村级组织对村级档案进行的收集、整理、保管、鉴定、利用等工作。

释义：这条是关于村级档案工作的内容，主要包括档案工作的几个环节。

第四条村级档案工作实行统一领导、集中管理、安全方便的原则。

村级组织应将档案工作作为村级工作的重要事项，健全相应的工作制度，明确领导、健全机制、保障经费，确保档案的真实、完整、规范和安全。

释义：这条是关于村级档案工作的原则和要求。原则是宏观的，按照档案工作的统一原则来规定，即实行档案工作统一领导，档案实体集中管理，并应保证安全和方便利用。村级档案工作要求是具体的，包括列入村级工作重要事项，健全制度和机制，明确领导，保障经费等等，其目的都是为了确保档案的真实、完整、规范和安全。

第五条村级档案工作在业务上接受乡镇人民政府、档案行政管理部门、民政部门、农业部门和相关部门的监督和指导。

释义：这条是关于村级档案工作管理体制的规定。《办法》规定村级档案工作在业务上接受上级相关部门的监督指导，包括上一级政府部门乡镇政府，还有档案、民政、农业、组织、财政等部门。由于村级组织是群众性自治组织，所以这里的监督指导的行政色彩不是很浓，只是一种建议性质的监督指导，主要还是本着自愿的原则。

第六条村级组织应当指定专人负责档案的收集、管理和提供利用。有条件的村应当设立专用档案柜和档案库房集中管理档案。

档案管理人员应当具有良好的政治素质，遵纪守法，忠于职守，具备相应的档案管理知识，并经过一定的档案业务培训。

释义：这条是对村级档案机构和档案人员的要求。《办法》规定村级档案要有专人管理，有条件的可以设立专用档案柜和档案库房集中管理档案。

档案人员应当具备良好的政治素质，还要具备一定的业务能力，这些条件都是为了能够胜任这项工作而提出来的基本要求。

第七条村级组织形成的具有保存价值的文件材料，均应当按照要求规范整理后归档，任何组织和个人不得据为己有或者拒绝归档。

县级档案行政管理部门可以依据《村级文件材料归档范围和档案保管期限表》（见附件）的规定，制定符合本地实际的村级文件材料归档范围和档案保管期限表。

释义：这条是关于村级文件材料归档范围和档案保管期限的规定，具体规定见附件。《办法》考虑到各地经济发展水平差异很大，因此规定县级档案行政管理部门可以制定符合本地实际的村级文件材料归档范围和档案保管期限表，不搞一刀切，体现了《办法》的务实性和灵活性，为基层执行创造了条件。

第八条村级档案一般包括文书、基建项目、设施设备、会计、音像、实物等类别。各类文件材料整理方法和归档时间如下：

（一）文书类应当按照《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）或者《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）的要求进行整理，于次年上半年归档。

（二）基建项目类应当按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008），并参照《国家重大建设项目文件材料归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）的有关规定及时整理归档。

（三）设施设备类应当在开箱验收后即时归档，使用维修记录等按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行收集管理。

（四）会计类应当按照《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）的要求进行收集整理，在会计年度终了后于次年3月底之前归档。

（五）照片应当按照《照片档案管理规范》（GB/T 11821——2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）整理，由拍摄者在拍摄后1个月内将照片原图连同文字说明一并归档。

（六）电子文件应当按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）收集归档并管理。

（七）实物和其他门类按照档案工作有关规定及时归档。

释义：这条是关于村级文件材料的分类、整理方法及归档时间的规定。《办法》对这些内容予以明确，使实际工作更有可操作性。

第九条档案制成材料和装订材料应当符合档案保护的要求。

释义：这条是关于档案制成材料和装订材料的要求。档案制成材料目前主要是纸张，它的耐久性要求很高。决定纸张耐久性的因素包括造纸植物纤维原料的质量、植物纤维的化学性质、制浆与造纸工艺过程三个方面。用于档案的纸张必须耐久性强。档案装订材料也有很多，但最基本的要求就是保证档案的完整与安全，不能对档案造成污损，有利于档案的长期保存。

第十条档案库房应当采取防火、防盗、防水（潮）、防光、防尘、防磁、防高温、防有害生物等措施。

档案管理人员应当定期检查档案的保管状况，确保档案安全。对音像档案和电子档案，要定期检查信息记录的安全性，确保档案可读可用。

释义：这条是关于村级档案安全保管的专业要求。档案的保管是档案工作的基本环节之一，保管做不好，档案的安全会受到巨大威胁，档案发挥作用成为无稽之谈，因此必须高度重视档案保管工作，采取“八防”措施，力争万无一失。这既是确保档案完整安全的需要，也是维护村级组织和村民切身利益的需要。

《办法》对音像和电子档案的安全保管也提出了具体要求，因为这两类档案数量越来越大，对保管条件要求很高，因此必须格外重视。

第十一条不具备档案安全保管条件的，应当将档案交由乡镇档案机构代为保管，村级组织可以保存档案目录等检索工具以方便利用。

释义：这条是关于村级档案安全保管的管理要求。《办法》规定对不具备安全管理条件的村，应当采取“村档乡管”的模式。在实践中，这种模式得到了高度认可，既可防止档案资源的流失，又不影响档案的利用，一举两得，值得推广。

第十二条村级组织换届选举后10日内，应当履行档案交接手续。必要时可以在选举前将档案暂存乡镇政府。村以及村民小组在设立、撤销、范围调整时，应当将档案妥善移交。

档案工作人员离任时应当进行档案移交，履行交接手续，防止档案散失。

释义：这条是对村里重要档案交接的规定。交接分为三种：一是选举档案，村民选举是村务活动最重要的一项工作，反映了我国基层民主和村民自治的现状。过去对换届选举档案重视不够，引起了很多纠纷，现在《办法》中对这个重点问题专门作了规定，体现了《办法》的与时俱进和贴近现实；二是村以及村民小组在设立、撤销、范围调整时，应当将档案妥善移交，这样能保证工作上的上下衔接；三是档案人员岗位变化时，及时办理档案交接，以防止档案遗失。

第十三条销毁已达到保管期限的档案时，应当成立档案鉴定小组及时进行鉴定。

鉴定工作小组由村级档案管理人员和形成档案的村级组织的人员（或者村民代表）组成，鉴定后应当形成档案鉴定报告。对失去保存价值的档案，应当清点核对并编制档案销毁清册，经过必要的审批手续后按照规定销毁。

禁止擅自销毁档案。村级档案销毁清册应当永久保存。

释义：这条是关于村级档案鉴定和销毁的规定。《办法》规定了销毁村级档案必须成立鉴定小组、小组成员的构成条件。鉴定和销毁要经过一定的程序，为便于今后查考利用，销毁清册要永久保存。

第十四条村级档案工作应当积极推进档案信息化建设，配备必要的设施设备和档案管理软件，建立档案电子目录和全文数据库，逐步实现档案的信息网络共享。

释义：这条是关于村级档案信息化管理的规定。信息化是趋势和方向，但现阶段由于各地条件不一，信息化建设水平参差不齐，所以《办法》不做硬性规定，只是指引一个方向。

第十五条村级档案工作应当建立档案查阅利用制度，为本村各类组织及其成员、村民提供服务。查阅档案要遵守利用规定、履行查阅手续，不得有涂改、损毁、调换、抽取档案等行为。

档案管理人员应当围绕村中心工作或村级组织及其成员、村民利用需求，加强档案信息资源的开发利用，积极开展档案编研工作，如编写村史、村志、大事记等。

释义：这条是关于村级档案的查阅利用和编研工作的规定。档案保管的终极目的是为了利用，利用工作必须建章立制，履行手续，不能对档案进行破坏，这些方面必须强化，才能保证利用工作不出问题。村级档案编研工作是较高要求，有条件的村可以进行尝试，不做统一要求。

第十六条对在村级档案工作中作出突出贡献的村干部、档案工作人员和其他组织、个人，由各级人民政府、档案行政管理部门及相关单位给予表彰和奖励。

释义：这条是对村级档案工作成绩突出的单位和个人进行表彰和奖励的规定。在《办法》中有这条规定有利于调动村级组织和个人做好档案工作的积极性和主动性，从而提高档案管理水平，为村里积累档案财富。

第十七条各省（自治区、直辖市）、新疆生产建设兵团档案行政管理部门商同级民政部门和农业部门，可以结合本办法和本地实际，制定实施办法及细则。

释义：这条是关于《办法》的执行要求。本《办法》是按照档案工作的一般规律和村级组织的一般特点制定的一般要求，各地情况千差万别，具体执行起来还需结合实际情况制定实施细则，使《办法》能落地生根，开花结果。

第十八条本办法由国家档案局、民政部、农业部负责解释。

释义：这条是《办法》的解释权的规定。按照谁制定谁解释的原则，本《办法》由联合制定单位国家档案局、民政部、农业部负责解释。

第十九条本办法自2018年1月1日起施行。

释义：这条是实施日期的规定。本办法自2018年1月1 日起施行。

本《办法》附件，按照文书、基建项目、设施设备、会计和照片五类，详细列出了各类应归档文件材料的范围和档案的保管期限，供各地制定实施细则时参考。