福利彩票游戏档案特点解析

◎蒋大娟

自1987年中国福利彩票在我国发行和销售以来，距今已有30多年的历史。这些年来，福彩系统以“扶老、助残、救孤、济困”为宗旨，在推进社会福利事业发展方面发挥了十分重要的作用，也形成了以福利彩票游戏档案为主体的大量业务档案。这些档案记录了福彩事业发展的历程，在实践中发挥着不容忽视的凭证和查考作用，是存史资政、辅助决策的重要载体，需要妥善保管和有效利用。与其他门类专业档案不同，福利彩票的发行和销售都是围绕游戏这一轴心进行的，因此福彩游戏档案集中反映了福彩行业的特点。由于福彩游戏档案本身的特殊性，也对其规范路径提出了新的要求。本文将就其构成、特点、归档范围划定原则和整理方法做一探讨。

一、 福彩游戏档案的构成

福利彩票按游戏类型划分，可分为即开票、电脑票和视频型彩票三大类。福彩游戏档案就是在各类彩票游戏的申请审批（包括申请开设游戏、申请变更审批事项、申请停止彩票游戏）、销售、开（兑）奖以及即开票的销毁过程中形成的具有保存价值的历史记录。

二、福彩游戏档案的形成主体

福彩游戏档案的形成主体包括了福彩发行机构、福彩销

售机构和省级以下各级福彩机构。根据各省管理体制不同，省级以下福彩机构可为各地市福彩机构或者派出机构。

三、福彩游戏档案的特点

（一）成套性强。所谓成套性，即是指某些事由之间有着比较密切的联系。虽然可能时间跨度很大，但表现出较强的系统性，利用时需要互相参照、查证。福彩游戏档案围绕游戏的生命周期形成，一个游戏从申请审批到实施销售再到开（兑）奖，直至停销、销毁，这就是它的生命周期。围绕这个周期形成的文件材料无疑具有很强的成套性，整体反映了一个游戏的来龙去脉，利用时可以互相佐证。

（二）时间跨度大，具有动态性。福彩游戏档案从第一份文件形成到最后一份文件归档，其间会持续很长时间。以双色球为例，自2003年2月16日上市至今已有十五载，每年都会形成大量的销售和开（兑）奖文件。只要该游戏彩票没有停销，与之相关的文件材料继续形成，其归档工作就不会结束。福彩游戏虽然按类型划分只有三大类，但算上全国性游戏和地方游戏，每一类中具体游戏很多。这些游戏个体差异性强，形成的文件材料多少不一，结档时间长短也不同，动态特征明显。

（三） 审批类与日常销售类并存。与登记类专业档案（如婚姻登记档案、社会组织登记档案）不同，前者总体偏重于与公权力机构往来过程中形成的文件材料，审批类文件材料占主体，行政色彩浓厚。彩票游戏文件材料的归档范围则涵盖了审批文件以及通过审批之后游戏投入市场进行销售形成的一系列文件材料，以及该游戏终结后处理相应彩票形成的文件材料，并不仅仅局限于审批类文件。这些文件材料重要性程度各有不同，对保管期限的要求也存在 差异。

（四）涵盖了多种门类和载体。由于福利彩票包括即开票、电脑票以及视频票三大种类，且销售渠道多样，包括现有的福彩销售场所、视频型彩票销售厅、电话售彩等，因此在发行和销售过程中形成的文件材料并不单纯仅有文书类，而是囊括了声像、电子、实物等多种门类和载体。比如，即开票的样票即属于实物档案；刻录于不可改写的存储介质的彩票销售数据属于电子档案；通过专用摇奖设备进行摇奖的全程录像以及电话售彩形成的重要录音文件即属于声像档案，门类 较多。

（五）形成情况较为复杂。一般而言，民政专业档案形成主体比较单一，如婚姻登记档案的形成主体为婚姻登记机关，殡葬服务单位业务档案的形成主体为殡葬服务单位，行政区域界线档案的形成主体为民政部门的行政区域界线管理机构。而福彩游戏档案的形成主体则涵盖了福彩发行机构、销售机构以及地市福彩机构或派出机构。更为复杂的是，发行机构和销售机构的职能性质存在一定程度的交叉与重合。发行机构也管销售，销售机构也管审批，因此无法从性质上将其形成的文件材料完全“一刀切”区分开来。由于审批制的存在，发行机构与销售机构留存的游戏档案不可避免存在一定重复，一般来讲，销售机构的申请材料和发行机构的批复文件两级机构都会 留存。

（六）利用主体多元、内容敏感。虽然福彩游戏档案日常利用主体主要为福彩发行和销售机构，但近年来，随着福利彩票在千亿元以上高位运行，实现持续增长和防控各种风险的压力不断增大，相关政府部门对福彩行业加强了监管力度。审计机关、纪检监察机关等调阅档案的频次和数量明显增多，福彩游戏档案面对的利用主体更为多元。此外，《彩票管理条例》等法规、规范性文件均规定了对购买者（投注账户）和中奖者的个人信息的保密义务，在提供相应的档案利用时也需加以注意。因此，不论是从利用主体还是利用内容来看，福彩游戏档案的利用都承受着更高的社会关注度和敏感性。

四、归档范围划定原则

（一）不分票种设置总的归档范围。由于即开票、电脑票和中福在线视频型彩票不论是票种形式还是游戏规则都存在很大差异，归档范围按理说应当分开划定。但这样会造成重复列出的文件材料过多，因此最好的做法是归纳出一个总的归档范围，每一票种归档时，将与本票种有关的文件材料纳入归档范围，其他的忽略即可。例如，并非所有游戏都采用了电话销售的方式,因此，没有采用此类销售方式的游戏文件材料归档时即可过滤掉电话销售录音文件 一项。

（二）以“我”为主。以“我”为主是界定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的一项重要原则，目的是为了突出立档单位的主体地位。这一原则在划定福彩游戏文件材料的归档范围时同样适用。根据福彩文件材料的报批流程，发行机构和销售机构留存的材料存在一定重复，以游戏申请开设为例，发行机构和销售机构都会留存销售机构的申请材料。除了这些无法避免的重复之处外，我们在设定归档范围时应尽量本着以“我”为主的原则，区别发行机构和销售机构留存的材料。还是以游戏申请开设为例，发行机构的申请材料、民政部的审核意见和财政部的书面决定都交由发行机构归档，而销售机构只需留存发行机构的批复意见 即可。

五、整理方法

根据前述特点，福彩游戏档案的整理工作应顺应规律，以便于检索利用和深度开发为导向，优化整理原则和方法。

（一）以各游戏为主线。由于福彩游戏档案有着较强的成套性，相比其他普通文书档案有着更高的利用率和利用需求，因此不宜将福彩游戏档案与普通文书档案混同在一起直接按年度、机构、保管期限简单分类管理，而应按照专业档案的规范要求单独集中整理规范，保证文件材料整理齐全完整有序，既方便装订，也易于查找。

（二）分年度、问题按件进行整理。福彩游戏档案形成时间跨度长、数量大，涵盖了三个或者四个不同的生命周期阶段，处于一种需要长时间不断收集、积累文件材料的过程，因此应对每一种游戏分开不同年度、问题进行整理。“问题”可分为审批、销售、开（兑）奖和销毁四个小类。本着“简化整理、深化检索”的原则，采用以“件”为整理单位的整理方式，以适应福彩系统办公自动化水平不断提升的需要，与今后即将开展的电子文件归档工作做好 衔接。

（三）按相应的顺序进行排列。按照前述分类原则，每个游戏同一年度同一小类的归档文件材料按照形成时间顺序排列，一份文件为一件，从“1”开始编制件号。即使各小类文件材料之间因重要程度不同导致保管期限不一，这样的排列编号顺序也不会因其中部分档案保管到期被移交（或者销毁）而受到任何影响。各小类之间按照审批文件在前，销售文件、开（兑）奖文件、销毁文件依次在后的顺序排列；不同游戏档案之间按照游戏批准开设的时间顺序排列。需要注意的是，整理时，不同游戏、不同年度，不同问题（小类）的归档文件材料不要放入同一档案盒，以免发生混淆，给后续工作造成 不便。