“互联网+”模式下的高校办公室工作管理模式探析

王丽

摘 要： 在“互联网+”时代，大力推进高校的电子校务建设，已成为高校转变管理职能、转变工作方式和作风，进一步提高工作质量和效率，建立办事高效、运转协调、行为规范的教育管理体制的重要任务。本文针对如何在“互联网+”模式下更好地开展办公室工作提出了见解和应对策略。

关键词： “互联网+” 高校管理 办公室工作

当前，我国正经历着社会转型，互联网已成为如水、电、石油一样的经济社会运行基础设施、国家发展的重要保障、国际竞争的战略工具。互联网开阔了人们的视野，启发了人们的思维，活跃了人们的思想，也推动了我国社会各项事业的全面发展。中共十九大制定了新时代中国特色社会主义的行动纲领和发展蓝图，提出要建设网络强国、数字中国、智慧社会，推动互联网、大数据、人工智能和实体经济深度融合，发展数字经济、共享经济，培育新增长点、形成新动能。以习近平为总书记的新一届中央领导集体明确提出，要实现国家治理体系和治理能力的现代化。

所谓“互联网+”，是指以互联网为主的新一代信息技术（包括移动互联网、云计算、物联网、大数据等）在经济、社会生活各部门的扩散、应用与深度融合的过程[1]。高校如能积极探索“互联网+”办公室工作管理新模式，必将有效提升其管理水平和效力。

一、当前高校办公室工作管理模式：松散与孤立

当前，高校的管理系统均为面向部门的局部开发，没有共享的应用架构和共享的技术架构，必然存在信息孤岛和应用孤岛，各部门的工作流程只考虑部门内的科室，无法实现部门间的综合处理，难以实现各部门的协同工作。从全校整体业务来看，办公室工作的管理模式必须从集中、共享、协同的定位出发，融入先进的协同管理理念，对办公室日常工作的各个方面进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理，有效消除部门、学院间信息处理的松散与孤立，有效提高校务管理水平和效率，实现数据共享和业务协同。

（一）发展缺乏统一规划

高校办公室工作模式的建设本应是一个有机的整体。但是，由于教育投资的不连贯性，造成信息化建设的不连续性，再加上各部门、各院系之间的关系相对较松散，导致在进行校园信息化建设时容易缺乏统一的规划，难以在更高层次上进行信息的处理，如信息挖掘、决策支持等。对于不同的应用系统，用户需要分别登录进入访问，缺乏统一的访问资源和应用的接口。面对繁多的应用系统，用户难以寻觅所需，人性化程度低。

（二）信息缺乏有效共享

高校办公室工作本应是有机的整体。但由于大学自身处在教育改革的变革时期，应用系统在不同时期由不同的人群研发完成，缺乏全局的系统规划。应用系统间的数据共享还依赖于落后的低效率的信息传递方式，使高校校务信息难以实现有效共享。另外，个别系统虽然运行在联入校园网的计算机上，但自身运行模式却是个人计算机模式，难以完成与其他系统的信息共享。信息缺乏有效的共享，对整个校园网应用系统的效率和准确性都会产生重大的影响。

（三）应用缺乏有效集成

高校的办公应用系统应该是有机的整体。同样由于前面所述原因，以及应用系统可能采用不同的软件平台进行开发，加上缺乏统一规划下的应用访问接口，各应用系统间缺乏集成。同一个用户进入校园网的不同应用系统，可能需要不同的密码，甚至需要不同的身份标识。各应用系统之间无法直接访问相互间的数据和功能，有时需要人为处理，缺乏有效集成。

二、“互联网+”时代的高校的办公室工作：机遇与挑战

（一）加强“互联网+”背景下的电子校务建设能有效推动高校行政管理职能的发展

“互联网+”时代的到来，对高校行政管理职能的发展和转变提出了新的要求，适时启用依托互联网技术的电子校务，能有效促进高校行政职能转变和发展，具体主要表现在以下两个方面：

1.促使高校行政管理职能由管制为主转变为服务为主。“服务型”学校行政管理体系是指高校行政管理部门或管理者平等地对待教师和学生，爱护、尊重和关心师生；行政管理工作过程中做到公正、透明和公开，最终达到节约办公成本、提高办公质量和效率、简化程序的目的；体现大学精神，重视教职员工对高校管理与决策的参与，为教师营造和谐的科研环境和学生的学习环境，促使学生身心健康全面地发展，使高校充分发挥人才培养、科学研究和社会服务功能[2]。电子校务的建立是使管制变为服务的必然，电子校务的特点就是服务师生、方便师生。

高校应抓住“互联網+”契机，不断完善自身的服务职能，达到较高的服务水平，最终使得师生通过新时期的电子校务系统，在不用花费太多精力的情况下，便可以方便地获取信息、办理事务并得到办事结果；各级领导及行政人员可以随时通过网上办公而不仅仅局限在办公室办公等。

2.促使高校行政管理更加高效。在传统纸质办公条件下，大量行政事务需要领导通过纸质表格进行批示。在这种情况下，会导致办事效率低下和规范性差，相应出错的可能性也就比较大。通过电子校务的运用，工作业务流程更加清晰，进而更好地明确工作责任人和各行政管理部门的职责，减少行政部门之间的矛盾。

（二）电子校务的实施有效提升高校行政决策科学化

电子校务有利于增强高校行政决策的科学性。高校行政决策水平直接影响行政管理工作是否有活力，关系到行政管理目标能否顺利实现。在“互联网+”模式下，电子校务系统将通过提供有价值、高质量的信息，为高校行政领导者做出科学决策奠定基础。

传统办公条件下存在大量重复劳动，造成部门之间和上下级之间不能实现信息的共享，协调和沟通出现障碍，进而不能为高校领导者的科学决策提供可靠的证据。电子校务减少了中间环节，使信息传递迅速、简单，节省了大量跑腿时间，使得行政办公人员能集中精力开展信息收集工作，为决策者及时提供准确翔实的信息，并有利于决策者在第一时间做出最准确的判断。同时，电子校务系统可以对各类信息进行加工和整合，当高校制定政策和履行职能时，可以及时调用系统中的相关数据，为高校管理者进行科学判断和理性决策提供重要依据，为师生全面服务。endprint

（三）全面实施电子校务面临的挑战

受到经济条件及自身发展建设等诸多问题的影响，基于“互联网+”模式开展的校务工作仍面临着诸多挑战，主要表现在以下两个方面：一是受制于传统观念的影响，高校领导及全体教职员工的信息观念和管理理念直接影响电子校务的推进工作；二是资金投入不足。搭载依托“互联网+”平台的电子校务系统不仅需要前期大量资金的启动支持，同时在系统建立后的不断完善和更新过程中，也需要后续资金保证系统的升级建设。而在高校办学经费相对紧张及容易被领导者忽视的状况下，新时期电子校务建设经费投入则更加有限。

三、高校办公室工作应增强适应“互联网+”时代需要的元素：应变与对策

“互联网+”时代的到来为高校办公室工作的改革发展提供了良好的土壤，在不断为之创造机遇的同时，充满着挑战。然而，高校行政管理职能的发展不仅要适应“互联网+”时代发展的需求，更要成为促使高校各项工作变革的积极力量。应以高校办公室作为学校信息化建设的组织协调部门，负责学校信息化建设的总体规划及校园网络的管理与协调工作。充分利用高校办公室自身优势，从校务管理、办公自动化、信息采集与整理、督察督办等各个方面，做好科学决策和综合管理工作的参谋和助手。为积极应对“互联网+”时代带来的诸多挑战，我们认为可以具体从以下几个方面着手，加强高校电子校务的推进工作：

（一）观念引导。要提高领导对电子校务建设的认识。部分高校信息化建设还处在起步阶段，实现信息化的道路还很漫长。如果高校领导对电子校务建设的重视不够，进行电子校务建设需要的大量资金投入就不能得到保障，其建设进程不可能加快。因此，必须提高主要校领导对电子校务建设必要性的认识，提高办公室效率和管理水平。

（二）制度保障。要加强制度建设，强化规范管理，健全电子校务协同管理制度和安全保障制度。高校应积极制定和完善电子校务建设过程中的相关制度及信息安全措施，以保障校园信息数据的顺畅、安全流通[3]。同时，建立健全信息反馈和回应机制，提高办公室工作效能，促进领导科学决策，加快学校的民主管理进程。

（三）物质保障。部分高校信息技术的整体推广应用水平还有待进一步提高，急需进一步加强与电子校务配套的基础设施建设[4]。加快高校信息网络设施建设、加强协同技术的推广、加快电子校务技术标准体系的构建与应用等。

（四）人才培养。高校电子校务系统管理及使用人员工作能力的高低直接关系到电子校务运行效率。为此，高校应积极开展各级各类信息网络知识、系统使用技能培训，培养管理人员树立为教育教学服务、为师生生活服务、为学校发展服務的意识，同时使得高校全体教职工能够更快地跟上校务管理工作革新的步伐。

总之，办公室工作方式不是一成不变的，应与时俱进。电子校务给高校办公室管理带来新的契机，通过大力推行电子校务，可以更好地推进高校教职工转变传统教育管理观念，推进教育教学方式改革，加快高校实现教育现代化、科学化。

参考文献：

[1]宁家骏.“互联网+”行动计划的实施背景、内涵及主要内容[J].电子政务，2015（6）：32.

[2]吴小绒，张伟坤.从“行政型”管理到“服务型”管理——高校行政职能部门管理观念的重构[J].韶关学院学报，2010（3）：143.

[3]王颖.高校电子校务建设探讨[J].现代营销，2012（3）：249.

[4]刘秋月.信息技术在电子校务发展中的作用探析[J].信息通信，2013（3）：150.endprint