论大数据时代背景下的档案管理创新

2018-02-03 00:20牛峰
卷宗 2017年27期
关键词:工作创新大数据时代档案管理

牛峰

摘 要:如今,大数据时代的到来提高了人们生活质量、改变了工作方式,尤其在档案管理工作中,资料储存更便捷、空间更大,对工作效率的提升具有重要作用。互联网信息技术与云计算成为档案工作开展的重要组成部分。对此,笔者立足于大数据时代背景下,就档案管理创新进行简要分析。

关键词:大数据时代;档案管理;工作创新

档案管理工作在企业中占据重要地位,扮演着重要角色,为企业经营发展提供依据。数据信息时代的到来,打破了传统纸质档案管理形式,实现了数据信息管理,节省了人力投入并确保工作质量的提高。

1 大数据时代分析

大数据背景下,有着极大的储存空间与信息资源,传统资料搜集困难、片面,储存空间有限,而大数据的出现有效解决了这一问题,呈现多元化、大空间、高价值特征。大数据中有着极大的空间容量,如果把全部资料信息叠加能够达到几十T。另一方面,数据时代下信息类型丰富,应有尽有、来源广泛,资料处理效率高。较大空间储存量下,可以确保资料处理即时性、信息真实性、安全性。笔者认为:大数据时代也是信息时代下的产物,是信息技术更为先进的年代以及数据管理智能化年代。

2 大数据背景下档案管理特征

大数据即是检索信息与保存,不过也和档案工作的资源建设、运用系统相对立,档案大数据特征表现在两方面。比如:馆藏档案,源自于馆藏档案数字化;以及原有电子文件的档案录入。据调查显示,在2020年我国档案馆纸质档案数字化数量要高于2015年2倍,电子档案模式将全面展开。

(一)档案类型多样化

我国档案数据类型众多,科学技术下的数据集中表现在分布于异构特征,其中包含:结构化数据、非结构化数据、半结构化数据。其中,非结构化数据不可利用数据库二维逻辑表明数据;而半结构化数据则是介于两者之间。他们数据结构巨大,类型多样化。

(二)档案价值性高

众所周知,档案在企业发展中具有一定保密性,自身有着较强的价值性。基于这一条件下,档案技术应将档案作为载体,档案信息在使用时数据保密度略低。但是,价值极高。根据档案使用状况分析,档案信息可以帮助资政参考、社会服务、为企业经营发展指导指导性作用等。而数据时代下,通过相关数据处理技术进行数据研究,使得极小的信息也可以起到重要作用。

(三)档案数据处理快速

相对于传统纸质档案管理,大数据背景下的档案数据处理时效性强、快速。档案管理实质上是提供信息与使用信息的过程,将数据技术与互联网融合,全面的进行档案资料搜索,以及档案信息决策与消息发送,功能众多。数据档案管理彻底推翻了档案工作中的不足,推动档案管理工作实现进一步创新。

3 大数据下档案管理工作分析

智能化也是大数据背景下的重要内容,其最终目的是推广并利用现代信息技术,创新档案管理工作。通过移动技术结合创新工作形式,为企业或单位档案管理提供便利条件。

(一)云储存

档案IT建设中,档案云是其重要组成部分,云计算在其领域中得到了推广与普及,被广泛应用在各个行业中。因为计算量增多、数据类型也逐渐增加,计算开始走向商业化形式。立足于客观角度而言,云储存在进行数据保存的同时也是一种服务。在4年前,我国档案馆传输的数据高达50万条,中心平台对目录数据与原文数据整合,结合需求利用模拟储存空间设置虚拟分界区域。而没有达到标准要求的,则选择离线形式。

(二)云服务

档案信息通过云服务形式,其实质是把云计算作为前提基础,把分散的档案信息借助云服务形式集中,构成新的档案信息资源。通过云服务中的计算与较少的经济投入,就可以实现档案数据信息分享。

4 大数据时代背景下的档案管理创新

(一)现代化资源管理

档案管理工作是立足于科学发展观视角下的理论引导,根据当前档案发展状态,展开多个体制建设以及涵盖群众的档案资源体制。档案资源在档案部门管理中占据重要地位,是重要内容。而针对档案信息资源丰富、类型多、降低成本问题,可以将数据档案作为基础,注重现代化档案资源管理建设。

(二)完善管理制度

完善的管理制度是各项工作开展的基础前提,尤其是档案管理,在管理过程中会产生众多数据资源,还要求管理人员找到关键信息,找到可以代表机构专业的信息资源。而大数据背景下,通过网络与云服务使得档案查找、搜集工作变得快捷、便利。规范档案管理行为,使档案管理工作有章可循。企业档案管理制度应以我国相关法律制度为准则。此外,制定与之相关的档案制度,与档案管理制度融合,促进档案工作制度的完善。另一方面,企业也要提升管理单位专业水平,学习国家法律法规;在日常工作中根据具体状况提升管理工作质量。

伴随着信息搜集与处理能力的提升,新技术的引进,互联网得到推广与应用,信息类型逐渐增多。而大数据时代背景下,档案管理推动了工作效率的提升,加快了工作节奏。所以,制定有效方法进行档案管理创新,才能跟上大数据时代发展。

(三)创新管理方式

企业通过先进的管理方法保证档案信息完整、提升利用率,特别是信息技术的推广与应用。为企业档案管理创造了条件,推动企业档案管理转为综合信息搜集与知识深度整合方向。现阶段,大数据管理技术包含:数据仓库、群件、知识地图、超文本技术、元数据等。所以,大数据为我们提供了便利条件,应利用这一现有信息技术,研发具有数据分析与决策支持功能的档案信息管理系统,促进企业档案管理工作效率的提升。

(四)服務创新

企业档案服务于经营管理、科研生产。档案服务作为档案工作开展的重要组成部分,只有提升服务才可以确保其价值的有效发挥。大数据时代下,档案服务创新应立足于服务内容、范围、方法等多方面,例如:提升档案查准率、全面性,达到快速搜索、简化流程、完善档案检索工具。在保证档案服务目标性与有效性的基础上,主动为需求人员提供周到、全面的档案资料,通过先进技术方法挖掘潜藏价值数据,为用户提供优质服务。

5 结语

综合分析,大数据时代下信息技术引领社会发展,成为发展必然。档案管理人员应紧跟大数据发展脚步,抓住机会、敢于创新,学习先进技术,挖掘档案利用价值,为企业创造更好经济效益。笔者分别从:大数据特征、档案管理工作、工作创新方法几方面进行分析,希望对档案管理创新起到帮助性作用。

参考文献

[1]宁慧敏.大数据背景下事业科研单位人事档案管理的创新探讨[J].人才资源开发,2016(02).

[2]于兴华.探析档案管理模式在大数据时代的变化之路[J].中国市场,2016(41).

[3]宋玉萍.试论文书档案管理工作的创新[J].办公室业务,2017(11).

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