行政单位会计信息化探析

吴丽

摘要：本文在信息化背景下，分析行政事业单位会计信息化的现实与理论意义，剖析行政事业单位现状，提出会计信息化的对策与建设。

关键词：行政单位；会计信息化；建议

信息技术正在改变一切，信息技术引起的变革浪潮也正在冲撞着会计的海岸线，20世纪90年代以来，信息技术对会计界的改变可谓翻天覆地，财务分析软件到网络财务概念提出都是伴随着信息技术平台的发展和完善而来的。尽管变化巨大，但是，我国所有财务会计软件的现状，其设计基本都是从模拟手工会计开始，无法反映经济的发展水平和信息技术，管理思想的发展变化，目前所谓的财务业务一体化软件，都是以财务软件为核心，在账务的基础上扩充完成的，财务与业务子系统之间并没有能做到无缝连接和信息集成，财务会计软件仅仅是来源于手工，要实现会计信息系统的再次飞跃，财务软件的发展的关键在于会计信息化系统重构。

一、行政单位会计信息化的现实与理论意义

随着“三公”经费越来越受到人们的重视，控制支出显得愈加迫切，由于行政单位不进行成本核算，也不考核经济效益，导致我国行政单位缺乏节约资金的意识。行政单位往往只是计算规定的指标，并没有对这些数据进行深入分析，不能解决问题。引入信息化技术后，行政单位就可以以低廉的成本订制功能全面的支出模块，对支出进行详细核算，实时监控支出，增强成本效益意识。

二、行政单位会计信息化现状

一是财务信息化理念落后。行政单位财务人员习惯传统的管理方式，对财务信息化的便利性快捷性认识不足，部分工作人员对计算机不能正确操作，从思想上抵制财务信息化的推进，相关负责人并不了解财务信息化对工作究竟有多大的帮助。二是财务数据不够真实。行政单位的财务信息透明度较低，这无疑给财务数据信息管理带来了极大的不便。财务发映的信息与单位的发展程度不匹配，影响行政单位的良好发展。三是财务信息的共享水平低。大部分行政单位不同程度实现财务信息化，仅限于代替手工记、算账，无法提供有效的整合信息，只能作为原始数据查询使用，降低了财务信息共享的有效性。四是监督体制不健全。行政单位大多设有专门的财务信息监督制度，但体制明显不够健全、不能与时俱进、执行力较差。五是缺乏综合人员。财务信息化是将财务管理工作与信息化工作有机结合，需要相关人员具有会计、管理、统计、计算机等方面的技能，由于体制的限制，这种复合型人才一般不愿留在行政单位。

以上原因导致财务数据利用率、会计信息共享度很低，传统财务管理体系所依赖的原则、方法和程序等远远不能适应现阶段信息化建设的要求，严重地影响阻碍了财务数据的收集、统计、分析与加工，从而导致财务信息缺乏准确性及时性，无法按照时间要求正常输出和应用，会计信息没能为整个单位提供决策作用，因此会计信息化是行政单位实现管理信息化的必由之路。

三、行政单位会计信息化主要特点

与传统的财务管理方法相比，财务管理信息化可以将内部财务与外界连接起来，使得财务信息更可靠；此外，由于数据更新及时，就可以保证财务数据的实时性，也便于监督管理；最后，由于信息的高集成性，减少了数据在不同部门之间传递所需的成本费用。总而言之，财务管理信息化可以从各个方面来提高资金的使用效率。主要表现在：

（一）提高会计价值的效率

传统情况下，各职能部门之间的会计信息传递是闭塞的，不对称的，在进行业务处理时将会在时间和空间上产生拖延或不配合的情况，造成效率低下，而通过信息化变革，财务活动信息被整合于一个财务信息化管理系统财务信息与财务活动同步，各项业务数据可以实时、全面、快速的传递，极大地提高统计数据、预算控制、监管预警等财务管理的实时性。

（二）信息资源共享，节约会计成本

传统情况下，会计信息不能共享，信息壁垒严重，极大地提高了会计信息成本，数据的搜集将在业务发生的各个阶段进行，所有数据统一存储在数据库中，由计算机反馈给各个流程，将实现会计信息资源的共享，且通过不同的权限人员调用数据都是真实有效的，节约了数据采集成本，简化了会计流程，为不同部门协同工作提供畅通沟通机制，协调和驱动行政单位业务开展，满足财务管理动态化需求。

（三）流程可视化

目前已得到广泛应用的电子签章认证以及财务批审等均可通过网络直接操作，并采用电子计算机扫描手段把所有财务报告及财务数据同步输入至信息管理系统内，行政事业单位的高管人员仅需登录内部办公网页，便能轻松地查找和获悉财管动态急需尽早处置的任务事项。

四、实现行政事业单位会计信息化的建议

行政事业单位财务信息化带来的好处的同时也存在着安全隐患。黑客攻击、病毒威胁等隐患很难避免；网络软件和硬件系统本身的弱点和技术管理方面的缺陷，也会危及数据信息的安全。

（一）加强财务信息化的管理理念

在信息化的今天，行政单位要在单位内部推行财务信息化管理理念，让其深入每一个财务工作人员及管理者的思想中。要积极宣传信息化后带来的便利，强调提高工作的效率及降低相关人员劳动强度，使单位自上而下形成对信息化管理的认同。

（二）健全内部管理制度

首先要制定包括操作权限控制、业务处理流程、信息管理制度、设备管理制度和网络维护制度等一系列的内部控制制度，保障会计信息化的有序进行。其次，严格执行权限控制。设定合理的用户权限、账户以及密码，保证信息的安全。操作人员应按照相应权限严格作业，严禁越权接触会计信息化服务平台。再次，制定安全防控制度，保证单位会计信息安全性。设置电子屏障，在会计专用服务器上加设防火墙，对网络运行进行实时监控，经常进行预防性检测，及时发现网络安全漏洞，实时在线修复，排除安全隐患，提高系统安全性。最后，建立內部审计制度。定期或不定期地对各环节进行审计，找出控制薄弱环节，提出强化内部控制的措施。

（三）丰富财务软件功能，确保数据安全

行政单位在塑造会计信息化环境时主要从系统和数据两个方面着手。应对数据加以区分，对公开数据可以无保留的迁移到平台上，对于私有数据要按照业务关键性及敏感性进行分级，在转移前要与云服务深入沟通，注明数据保护等级和要求，并约定惩罚条款，特别重要的私有数据可以选择不转移，务必保证行政单位数据的安全。依据统一的技术标准，建立适合自身实际情况的财务管理信息平台，并且根据信息技术发展，不断更新。减少发生差错或意外事故的概率！

（四）提高财务管理从业人员素质

为保证财务管理信息系统得到充分的使用，发挥最大效率，行政事业单位财务工作的上级主管部门必须对财务人员的基本素质、上岗条件和后续教育培训等方面提出明确具体的要求，并采取切实措施，保证财务管理人员的素质不断提高，与信息系统的发展相适应。

综上所述，由于互联网使信息的收集、存储和传递变得很容易，在业务活动发生时，就可以将相应信息存储到信息系统中，会计信息可以按照相关规则进行加工和报告"数据的分散收集，分布式存取有效地减少了数据重复，从而为管理决策提供了无可争议的信息基础。

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