浅谈大数据时代企业档案电子文件管理

范爽月

【摘要】本文在了解企业档案电子文件基本情况的基础上，分析企业档案电子文件管理存在的问题，并针对问题提出对策，以使电子文件更好地服务企业，在企业中得到广泛应用。

【关键词】大数据；企业档案；电子文件；管理

随着企业不断地发展和进步，记录企业各项活动的文件不断增多。在企业应用電子设备的今天，产生了大量记录企业发展的电子文件。电子文件的产生给企业档案工作带来了前所未有的挑战。

一、 概述

（一）大数据的概念。大数据（big data）也称海量数据、海量资料、巨量数据、巨量资料，一般是指由数量巨大、结构复杂、类型众多的数据构成的数据集合。

（二）企业档案电子文件的概念。企业档案电子文件是指企业在生产经营和管理活动中形成具有参考、利用、保存价值文件材料的信息化。包括两方面内容：一方面是归档保存的电子文件；另一方面是历史企业档案数字化后形成的电子文件。

（三）企业档案电子文件的特点。1.可操作性强，信息的易变性。企业档案电子文件的形成应用于多种技术，其内容和形式是相对独立的，其内容进行修改是非常容易的，而且改后不会留下任何痕迹。另外，电子文件可以储存于不同的载体，人们无法从其所包含的内容以及载体特征确定电子文件的原始性、真实性以及完整性。2.传递快捷，实现资源高度共享，信息与载体的可分离性。企业档案电子文件是信息化形态，除纸张以外的移动硬盘、磁盘、光盘等都已成为了载体的“新成员”，可以根据利用需要，采用不同的方式输出，从一种载体转移到另一种载体，其内容却不发生任何变化，实现异地传输。3.对系统设备的依赖性强，信息的非人工识读性。企业档案电子文件不能直接阅读，它从形成、传输、存储、检索到利用都要依赖特定的设备和特定的软件而实现，脱离了特定的软硬件设备，电子文件就看不到了。

二、企业档案电子文件管理存在的问题

（一）法律问题。由于企业档案电子文件易变性特点，突破了传统“原件”概念，使其原始记录性难以判断，凭证价值和法律效力难以确定。企业档案电子文件管理体制机制不健全、不到位，大数据挖掘缺乏配套的政策法规，数据保护整合等方面缺乏完善的制度，企业内部之间缺乏统一的大数据标准和可供参考的规范，导致企业档案电子文件管理的方式方法各不相同、内容格式杂乱无章、水平参差不齐，影响电子文件的统一有效管理。

（二）长期保管问题。由于企业档案电子文件信息与载体可分离性及信息的不安全性特点，在企业档案电子文件管理的过程中，如何对电子文件进行长期保管，成为档案工作面对的重要问题。长期保管问题包含：一是载体保管问题；二是信息保护问题。

（三）安全问题。1.物理安全。它包括两个方面：一是环境安全。即电子文件的设备及存储介质所处环境安全；二是设备安全。即物理设备选型、装配符合相应的工业标准。2.载体安全。电子文件具有载体不稳定性，这就决定了它容易受外部环境的影响。不适宜的保管条件会导致电子文件质量缺损，导致信息载体寿命缩短、导致载体材料出现变形、断裂、伸缩、折痕、消磁和磁粉脱落等情况，影响文件信息的安全。

（四）人员问题。大数据时代企业档案电子文件管理人才队伍不健全，电子文件逐渐替代纸质文件，成为发展的主流。

三、解决问题的对策

（一）建立健全企业档案电子文件管理的法律法规。建立健全适合企业自身特点和需要的法律法规及其管理办法和制度，希望通过法律：一是规范企业档案电子文件的相关活动，杜绝任何在无意或有意中对电子文件内容及载体造成伤害的可能性；二是电子文件凭证价值和法律效力得到承认；三是对蓄意破坏、盗窃电子文件信息的不法分子产生威慑力。

（二）利用技术手段，确保企业档案电子文件信息及载体长期保管及安全。1.签署技术。在企业档案电子文件上进行光笔签名或数字签名，把电子文件上的签名作为检验其原始性、真实性、完整性和安全性的依据。目前，在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。2.防写措施。将企业档案电子文件设置为“只读”状态。用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。3.加密技术。加密技术可以确保涉密电子文件内容的非公开性，是保证电子文件机密性的重要方法，其目的是采取某种数字方法将涉密信息伪装起来，使非法入侵者无法了解涉密信息真实含义。通常多采用“双密钥码”法。加密技术可以对用户的访问进行控制，限定了用户对电子文件的操作。

（三）培养复合型档案管理人员。基于企业档案电子文件的特点，企业档案电子文件管理必须依靠高素质的档案管理人员，档案工作人员一定要树立安全意识，增强电子文件管理意识，提高计算机操作能力，提高自身的综合素质和业务技能。

四、结论

大数据时代，企业发展进步，电子文件大量产生，给档案管理工作带来了各种各样的问题。不断研究、探索，克服困难，找出解决方法，改进措施，使档案资源得到安全、可靠的保护，实现档案信息资源共享，改进管理模式和技术创新，实现档案管理工作的科学化、制度化与规范化。档案更好地服务于企业，促进企业和档案事业共同发展。

【参考文献】

[1]许济沧.大数据云计算对电子文件的影响[J].云南档案，2016（1）：54-55.

[2]赵屹.数字时代的文件与档案管理[M].上海：世界图书出版社，2015.endprint