浅议医院人事档案的管理及利用

吴京艳

【摘要】随着医院的管理向着科学化和职业化转型，专业人才地位的提升，人事档案的作用愈发突显。在信息化时代，人事档案的管理和利用除了有一些历史遗留问题外，还面临着新的机遇和挑战。面对这样一项长期性的工作，医院方面要做好思想准备，完善各项制度，培养档案管理人才，紧跟时代潮流，从而助力医院发展。

【关键词】人才；历史问题；新机遇；电子化

随着医学研究的进步和人们健康意识的提高，我国卫生事业不断向前发展，医院管理也从经验型向科学型转变，逐渐走上科学化和职业化道路，专业人才的重要性愈发突出。医院人事档案以个人为单位记录了医院工作人员的学习经历、工作经历及能力品德等情况，是全面地、历史地了解一个人的依据。因此，做好人事档案的管理，充分发挥人事档案的资源优势，是现代化医院发展的要求，对人力资源的合理分配以及行政、医疗部门结构调配方面都具有十分重要的意义。

医院人事档案的内容过于笼统，政治倾向明显，缺少能够客观描述个人技术能力和反映综合素质的材料，已经不能满足现代医院对人才综合性的需求。人事档案作为医院选拔人才的重要依据，需要体现出全面的个人信息。就医院而言，需要对人事档案的内容进行扩充，添加诊治水平、职称、能力素质等医院重视的信息材料，建立专业技术人员业务档案，及时增添医院各专业技术人员的业务综合能力、科研水平以及学术动态等重要信息。只有这样，才能为医院选拔人才提供真实可靠的参考依据，确保考察、选拔等工作公正、公平地完成。

人事档案虽然记载着个人的成长轨迹，不断变化着，但它的本体却是死物，其管理和利用还是需要档案管理人员发挥作用。而不少医院人事档案没有专人管理，只是由其他部门工作人员兼管，缺少系统、专业的培训，不能对人事档案及时、有效地管理，只能被动地接受档案材料，主动性不足。人事档案管理在医院人事管理工作中的重要性是不言而喻的，档案管理人员作为人事档案的直接管理者，其作用也是不容忽视的。人事档案管理人员的问题急需解决。对此，大致可以采用三种解决方式：第一，招聘专业的人事档案管理人员，把专业的事情交给专业的人去做，实现人事档案管理的专人和专业化。第二，对于原有的档案管理人员，医院要加强他们的思想素质教育，提升其政治素质和纪律意识，为他们树立事业心和责任感。

就人事档案的保存和使用状况而言，很多机构的人事档案摆放混乱，没有科学的分类和装订，查阅档案费时费力；而且档案保存地点环境差，不适合纸质材料的长期保存。对此，医院要根据实际情况，建立规范、科学、完善的档案管理制度。档案管理员除了收集、整理档案外，也要做好档案的检索、研究、编目工作，建立健全档案管理体系。医院还可以建立公平合理的奖惩制度，提升管理人员工作的主动性和创造性。

对于档案所有者来说，由于人事档案极少使用，且医院对档案重藏轻用，当事人对人事档案重视程度较低，可能不会及时关注人事档案的修正、更新，造成人事檔案内容过于老旧，不能有效地体现出当事人的技术状况与工作经历。针对此类问题，首先档案所有者要提升对档案的重视程度，虽然人事档案平时看起来显得无关紧要，一旦出现问题，对之后个人的工作、晋升、退休等都有很大的影响。其次，医院可以建立动态的人事管理制度，对人事档案及时进行更新和维护，档案管理员要利用科学技术手段动态、高效地处理档案信息。第三，人事档案的宗旨就是服务于工作，档案管理人员要有较强的服务观念，不仅要及时收集档案材料，而且还要通过开展培训等方式，提升医院员工对自身档案的重视，群策群力，共同做好医院的人事工作。

除了上述的历史问题外，在信息化时代，医院人事档案的管理和利用还面临着电子化的机遇和挑战。

当今时代，随着办公自动化和计算机技术的广泛应用，在医院的日常管理中，特别是医院人事档案管理工作中，信息网络化与现代化管理俨然已经成为发展的主流。很多医院已经走出传统的人工管理阶段，引进了先进的设备和现代化管理模式，建立起了以人力资源信息为基础的医院信息管理系统，实现人事档案管理的网络化、电子化和现代化，提高了人事管理工作的效率和质量，满足了医院现代化改革的需要。但也产生了一些新的问题。电子档案信息存储量大，大大减少了档案的存储空间，便于存放和查阅，提升了工作效率和质量。而且档案信息化便于资源共享，使档案工作与医院各项工作紧密结合，利于医院实现行政管理一体化。同时，电子档案信息的安全性也需要人们更加重视。以纸质为载体的传统档案逐渐被电子档案替代，但电子档案本身的共享性和网络环境的复杂性使其在安全方面的问题更加突出。电子档案的采集、整理、归档和利用过程中不可避免地会出现失误操作、信息窃取、丢失等问题。面对这种问题，除了加强档案载体和网络方面的防护，还要建立严格的管理制度和保密制度，防患于未然。

21世纪是知识产生经济的时代，医院要想获得长远的发展离不开人才。作为考察和选拔人才的重要依据，人事档案的地位愈发重要。人事档案管理工作是一项长期性和永久性的工作，医院各级领导要做好思想准备，完善各项制度，培养档案管理人才，紧跟时代潮流，才能真正做好这项工作，助力医院发展。

【参考文献】

[1]朱玉媛.现代人事档案管理.中国档案出版社[M]，2002.

[2]邓绍兴.人事档案教程.中国传媒大学出版社[M]，2008.

[3]朱玉媛，周耀林.人事档案管理原理与方法[M].武汉大学出版社，2011.endprint