县级机关档案工作方法探究

赵丽彩

【摘要】县级机关档案工作存在的问题是对档案工作重视不够；档案人员兼职过多，调动频繁；档案业务基础差。提高县级机关档案工作水平的方法：提高认识，加强领导；改善档案保管条件；加强职业道德修养；加强对档案工作的宏观指导；注重实体管理到档案信息管理的转变；注重文书档案的管理到注重其他门类档案的转变；档案行政部门要针对不对的对象采取不同业务指导方法。

【关键词】县级；机关；档案工作；方法；探究

县级机关档案是县级国家党政机关在开展公务活动中直接形成的、反映其主要职能工作活动和反映机关历史真实面貌的历史记录。县级机关档案工作是指县级国家机关档案机构集中统一管理县级机关形成的全部档案，为县级机关各项工作服务，同时为党和国家积累档案史料的活动。

县级机关档案工作的特点：一是内部性强。县级机关档案工作主要为县级机关内部服务。二是业务性强。县级机关档案工作涉及众多业务部门。三是行政性强，县级机关档案工作是县级机关行政工作的组成部分。

一、县级机关档案工作存在的问题

（一）领导干部认识不足，对档案工作重视不够。有的领导认为，只要文件不丢失就行，档案工作做与不做，迟做早做无关紧要，档案行政执法监督中发现，有的单位办公室装修富丽堂皇，档案装具却破烂不堪，档案管理相当混乱，有的甚至几年没有进行归档工作，因此，一些单位的领导不重视档案工作，严重地阻碍了档案工作的正常开展。

（二）档案人员兼职过多，调动频繁、业务素质低。有的单位档案人员因一岗兼多职，疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案工作的持续性和稳定性。此外，档案人员因业务不精，导致在归档文件的整理分类保管期限的划分等问题上不够准确，档案不按时归档，和未及时移交综合档案室的情况时有发生。机关档案人员变动频繁，一大批未经培训的新手到了档案工作岗位，对档案工作认识不到位，觉得从事档案工作枯燥乏味，没有前途，思想情绪不稳定，业务生疏，无法做好档案工作，造成新的积存零散文件大量产生，有的即使经过整理，但是分类不科学，鉴定整理不规范，归档质量不保证。

（三）档案保管条件较差。多数单位还达不到档案管理“八防”要求，与整齐、统一的要求还有一定的差距。少数单位把档案室变成了杂物室，设施设备老化，不齐全。个别单位档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。

（四）档案业务基础差，档案收集不全。机关档案室普遍存在只重视收集正式公文、对其他文件材料和其他门类档案收集力度不够的情况。日常工作中的记录，包括工作计划、总结、外出会议形成材料、介绍信存根、接待计划、保卫记录等收集不齐。照片、基建、设备、实物收集难度大，收集不足。档案室档案量少、收集不全。可利用资源不够丰富。机关工作人员查找相关资料查找不到，档案重要性无法体现。档案工作必然无法引起别人的重视，会逐步被边缘化。档案员频繁更换，档案工作连续性不强，造成档案归档不及时、档案遗失等情况时有发生。档案有积压未整理的现象。

二、提高县级机关档案工作水平的方法

（一）提高认识，加强领导。一是要加强机关档案人员的教育培训，在注重实用性上下功夫。二是围绕档案“及时”“完整”的要求，做好档案收集工作，完善归档内容，并确保档案内容真实完整。三是要鼓励机关档案工作人员适应新时期档案工作发展的需要，创造性地开展工作。

（二）改善档案保管条件。一是进一步加大机关档案室基础设施的投入，严格按档案管理“八防”标准要求，不断完善档案室的保管条件，尽可能改善杂、乱问题，做到档案室统一、整齐、规范。二是完善制度，建立健全档案管理网络。

（三）转变档案管理观念。1.档案工作要从注重实体管理到档案信息管理的转变，使档案的管理从传统纸质载体向数字化文件存储、查阅转变。纸质档案数字化是档案信息化建设的重要组成部分，是最基础的工作，只有做好基础工作，才能实现档案实体管理向档案信息管理的转变。因为，计算机技术、网络技术、数字处理技术的应用为实现档案信息资源共享开辟了广阔的前景，既提升了机关档案工作的整体管理水平，又提高了机关的工作效率。2.从注重文书档案的管理到注重其他门类档案的转变。文书档案在机关的管理工作中比较受重视，比较完善，而对于照片、声像及实物相对忽视，在制度建设和规范管理及流向处置方面相对滞后。照片、声像及实物是直接反映县级机关工作活动的史实，也是目前纪录事物的重要手段。照片、声像及实物档案的种类很多，不同性质的单位形成的实物档案的种类不同，载体形态各异。县级机关要把照片、声像及实物的管理纳入机关管理中。

（四）加强对档案工作的宏观指导。档案的信息化建设，在改变着传统管理方法的同时，也对档案工作提出了更高要求，因此不断提高档案工作者的素质是提高档案信息化的关键，针对县级机关档案人员变动频繁的状况，要采取短期培训和以会代训等各种方式，对档案人员进行定期和不定期的业务培训，不断提高业务能力。其次，加强档案业务的宏观指导，县级机关部门多，事务繁杂，县级档案行政管理部门不可能或长期深入下去进行业务指导，要选派具有坚定信念且掌握数字化等专业技能、胜任本职工作、富有创新能力的骨干从事县级机关档案工作的业务指导。同时要一改過去的包干指导为宏观指导。多年来，档案局的业务指导，基本上采取包办代替的形式，直接参与县级机关档案的分类、归档等具体工作，使档案人员误认为归档一系列工作属于档案局的事，指导人员不下去，他们就不动手，这种指导方法不仅不能提高档案人员的业务能力，反而滋生了档案人员的惰性和依赖性，不利于以后档案工作的正常开展。

（五）档案行政部门对不同对象采取不同业务指导方法。对县级机关开展档案业务指导工作，是县级档案行政管理部门的主要职能之一，是《档案法》赋予的权力，也是经常性的业务工作。1.新进从事档案工作，业务知识一无所知，无法开展档案工作，或对业务不够熟悉，尚不能独立工作的档案人员，要通过让他们了解档案工作基本知识以及有关档案法规、标准，掌握文件材料的形成、积累、归档的方法和技能，对他们进行现场示范、现场指导，或者组织观摩学习、实际操作等，从而使他们能够独立地开展档案工作。但是绝不能因为档案业务人员不懂业务，无法独立工作而由指导人员包办代替。档案行政管理部门要始终认清自己的地位和职责，纠正越爼代庖。因为越爼代庖式的工作，不利于档案业务人员素质和单位档案工作水平的提高，也不利于档案行政管理正常发挥其职能作用，甚至影响本地区档案工作的整体水平。2.具有一定业务水平，但还不能有效开展工作的档案人员，要针对其不足，给予必要的帮助和启发，要求业务指导人员注意工作方法，不得随意指责。要在尊重其劳动、肯定其成绩的基础上，给予积极的诱导和纠正，切勿挫伤被指导者的工作积极性，否则将事倍功半。一般要在档案人员刚开始归档时，业务指导人员就及时到现场去指导，及时纠正错误，以免返工，给工作带来不必要的麻烦。3.不仅具有一定业务水平，而且实际能力也相对较强的档案人员，加强对其工作的检查和监督，肯定其工作成绩，给予合理评价，勉励其继续努力，把档案工作做得更加完善。使指导者感到自我价值的体现，同时又受到了鞭策，从根本上保证了档案工作有效地开展。在鼓励他们做好本单位档案工作的同时，还要积极建议他们参与本系统的档案工作，让他们充分发挥自己的优势，把本系统的档案工作也搞得有声有色，激励他们在档案事业的这片天地里，走出属于自己的路。

县级机关档案是县级机关行政机构从事管理活动过程中形成的真实记录，国家工作人员通过参考这些历史工作记录来预测未来工作方向、维持国家相关政策，维持社会秩序以及保持国家政策科学决策的连续性和有效性，具有凭证价值的不可替代作用。研究县级机关档案工作，不仅有助于县级国家机关规范、有效地记录和运转，也为充实县级综合档案馆的馆藏打好基础，为服务社会大众提供原始凭证，为国家积累档案财富，为提高机关档案科学管理水平及社会主义和谐社会建设提供有效服务。endprint