档案管理工作规范化的分析与探讨

李冬敏

【摘要】档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。本文就档案管理工作的规范化进行分析与探讨。

【关键词】档案工作；标准化管理；规范化标准；处理工作；基础工作

档案工作是提高政府机关部门工作效率的核心，是保证部门工作中经济效益的主要手段和措施。档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在档案工作管理和控制的过程中，搞好硬件设施是档案管理工作中的主要手段和措施，是提高其管理质量的关键。因此在管理的过程中文档的管理和整理是管理的重点，是发展过程中提高相应管理手段的关键。

一、提高档案工作人员的专业技能和素质

提高机关档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。首先要把住人才入口关，注意引进一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。机关档案人员应努力学习，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身素质，运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作，实现单一型向多样复合型转变。扎实有效地推行专业继续教育。

二、建立完善的档案管理制度是规范化、标准化的前提

档案管理是一项繁杂而又枯燥的工作流程，而且管理人员素质和管理制度的不够完善，加之档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要通过结合当前先进的管理理念和实际经验进行分析，结合实际情况制定出相关的管理手段和管理措施。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。

三、“以我为主”立卷归档是规范化、标准化的关键

相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我國文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：

（一）要准确把握文件立卷归档的时效性。完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。

（二）明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。

（三）在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

四、加强对声像档案的保护是规范化、标准化的重要任务

声像档案是指国家机构、组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以影像、声音为主，并辅以文字说明的记录。声像档案是一个单位档案的重要组成部分。随着社会及办公条件的改善，在机关工作和各类业务活动中形成了大量的声像档案。声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求，如果不及时归档，日后难以追忆齐全和准确。所以这就要强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。

五、文书档案管理要注重创新、提高档案现代化水平

墨守成规是不能使文书档案管理工作进步和完善的，改革发展和信息化使文书档案工作面临新的机遇，所以应抓住机遇力求创新，文书档案信息化建设，是适应当前信息化发展和档案管理现代化的必由之路，机关档案管理工作应当抓住这个机遇，大力推进。可在以下几方面创新：1.机制创新，建立主动参与机制、自我营销机制及互动、衔接、协调机制。2.强化文书档案队伍建设。一是要加强文书档案管理队伍培养，二是要建立优胜劣汰的用人机制。3.提高创新意识，变等、靠、要为主动进取。4. 通过技术创新，提高工作效率。

综上所述，在新的发展形势下，机关文书档案管理工作需要克服和改变陈旧落后的观念和行为，不断创新和提高管理效率，采用规范化和标准化的工作方式，加强各部门之间的协调与配合，加快档案信息化建设的步伐，提高文书档案管理的现代化水平，以适应新时期档案事业发展的需要。endprint