浅谈大数据时代背景下企业档案工作

张琳

【摘要】在大数据时代背景下，若想处理好档案工作就必须要对大数据的应用特点以及具体优势进行足够的掌握和了解，把握好大数据时代的脉搏，更好地促进企业自身的发展。基于此，在本文中，笔者深入研究了大数据时代对于企业档案工作的具体影响，并同时就企业档案工作的优化途径以及具体措施进行了阐述，以供参考。

【关键词】大数据时代；企业档案工作；档案管理

一、企业档案工作受到大数据时代的影响

（一）在档案管理工作中更加方便地对电子文件进行鉴定和索引。在大数据时代，企业的电子文件管理遇到了许多的困难。原因在于，随着大数据概念的不断传播，档案工作中的电子文件数量也在飞速增长，这使得负责企业档案管理的工作人员无法阅读所有文件。但大数据技术的性能却相当卓越，其能够让企业电子文件的管理工作更加方便。例如，具有大数据技术的企业能够在常见的硬件上装备大数据转发器，这么做可以更有效地收集数据，构成完整的系统数据。而且，大数据技术还能够为收集到的数据搭建索引，将数据进行系统化的分类，这就能够有效地降低电子文件管理的工作量。不仅如此，将大数据技术应用在企业的档案管理工作中还能够有效地挖掘出数据里隐藏的信息，可以使企业档案管理工作得到理想的成果，提高工作人员的效率。

（二）处理非结构化数据。数据有三种主要类型，分别是半结构化数据、非结构化数据、结构化数据。在这里非结构化数据类型属于最常见的一种数据类型，总体来讲，非结构化数据占有非常多的比例。怎样处理非结构化数据是企业的档案工作中相当棘手的难题。现如今，大数据技术可以很有效地处理非结构化数据，企业可以通过大数据技术方便快捷地解决非结构化数据方面的困难。例如，企业可以在档案工作中使用SQL技术，这项技术可以帮助企业解决许多有关非结构化数据的难题。只要企业可以熟练的使用SQL技术，就能够有效地处理非结构化数据。

（三）为数据储存带来了空间。在企业日常经营中，其档案资料的数据量一定是不断增加的，而部分企业因为数据库容量有限，就很可能会出现数据库无法增添新档案数据的情况。针对此种情况，较多的企业都是采用盖大楼和盖机房的办法来进行解决，但这种办法在处理数据存储困难时会对企业档案管理成本的产生重要影响，并不是最优解决办法，因此最好的解决办法就是提升效率、完善存储、节省成本。目前，在大数据技术已经相当先进，可以有效地处理相当多的数据方面的问题，企业的档案管理工作在遇到困难时可以考虑采用大数据技术进行处理。

二、大数据时代完善企业档案工作的方案

（一）大数据背景下的档案工作。在大数据时代背景下，企业需要注意以下三个方面：第一，要让相关工作人员确立大档案的意识。大档案意识指的就是对档案的理解，在普通人眼里，一部分特殊的资料才称作档案，可是在大档案意识中，员工需要把所有存在价值的信息资料当作档案处理。第二，完善档案存储观念。在以往的档案存储理念中，档案的存储意义就是将档案储存在档案馆。现如今，档案方方面面都与以前不一样了，如果一味地死守过往的档案存储理念，就会对企业的档案工作造成不好的影响。现如今档案的采集、截取并不需要全都下载到档案馆的电脑中，现在能够将档案存储于各个节点的通信设备、资料橱柜、计算机里面，如果需要调出或修改档案，可以方便快捷地找到相应的档案，我们可以将存储的数据也看作是档案的一部分。第三，档案整理方式出现了变革。在当前的时代背景下，档案中具有非常多的数据，只依靠企业本身的档案管理人员及技术水平难以有效地对如此庞大的数据进行管理。所以，企业在开展档案管理工作的时候需要选择更加现代化的方法。

（二）构建新的档案收集体系。在企业档案管理工作中，档案的收集非常关键。现如今企业面临着大数据时代的挑战，企业档案数据越来越庞大。进行管理的时候，档案管理人员不能再采用传统的老办法来工作，取而代之的是要切实的了解企业生产的一线宣传档案的关键性以及熟知企业生产方方面面的数据。例如，档案管理人员进行工作时，需要熟知企业核心部门以及工作人员的实际情况，熟知这些基本情况是工作人员基本的职责所在，不能马虎大意。

（三）拓宽档案利用渠道。总的来说看，企业的档案管理工作是为了更好地发挥档案的价值。所以，大数据时代下，企业需要认真思考，以更好地发挥档案价值，让档案管理工作具有更大的意义。此外，在以往档案管理工作中，档案存在的意义通常是在进行查档调档时才能发挥，这种意义已经为大数据时代所淘汰掉。现如今，企业在进行档案管理工作时需要加强对企业局域网、互联网等途径的利用，以幫助企业管理者以及生产者传递相关数据信息，从而更好地满足档案使用者的数据需求。

三、结语

总而言之，大数据时代的到来对企业的档案管理工作而言既是机遇也是挑战，因此企业在开展档案管理工作时，一定要借助大数据的技术优势，选择适用于自身企业特点的数据管理方法，以完善自身在档案管理工作上的不足，从而达到既能保证企业发展又不会被大数据时代所淘汰的目的。

【参考文献】

[1]商晓艳.浅谈大数据时代下的档案管理创新[J].决策与信息，2015（23）：184.

[2]郭晶晶.浅谈大数据时代下档案管理的价值提升[J].经济管理（文摘版）：00072.endprint