新形势下电子档案管理存在的问题及对策

牛宁燕

【摘要】传统的纸质档案管理与现行的电子档案管理存在着很大的不同，虽然在很大的程度上减轻了档案管理人员的工作量，档案的使用效率得到进一步提升，但是因为电子档案应用的时间不是很长，对其使用的方法不熟练，导致了一些资料的缺失和泄露等等，因此为了更好地促进我国电子档案的管理工作，本文着重对当下的电子档案管理所面临的问题进行了研究，针对现有的问题提出应对建议，为提高我国电子档案的管理水平贡献力量。

【关键词】传统；纸质档案；电子档案；管理

一、电子档案的特点及其发展现状

（一）电子档案的特点。在社会经济不断发展变化、信息技术不断传播发展的今天，全球化技术在不断完善，档案的管理也从传统纸质时代过渡到了电子信息化时代，电子档案逐渐取代了纸质档案，相比较而言，电子档案在管理方面更便捷，但对于管理人员来说，这不仅是一个提升自身管理水平的机会，也是对管理者本身的挑战。这与传统档案管理完全不同：一是完完全全的数字化管理。电子档案完全是以数字化形态存在的，档案的载体由纸质书本变成电子光盘，文字被数字化，相比以前来说，现在的档案生成过程完全以数字形态存在，不管是建档还是归档。二是电子档案的信息完全是独立存在的，它可以自由变化，传输到任何一个光盘等存储盘当中，并且信息不会变化。

（二）我国电子档案的发展现状。随着中国经济水平的飞速发展，网络信息的科学技术水平也在不断提高。新形势下，我国电子档案逐渐取代传统的纸质档案，为我国档案事业的不断发展开创了先河，打好了基础。虽然电子档案非常方便，但是因为网络的不稳定性，安全性不高的原因，存在着很大的问题，比如会出现信息外泄、数据损坏、黑客攻击等问题，导致一些信息会丢失。

除电子档案本身存在的一些原因外，还有来自档案管理人员的影响和管理部门的不重视，电子档案的好处有很多，不仅节约了人力和物力，还提高了档案管理的工作效率，减少了管理成本，同时也大大改变了人们的生产与生活方式，虽然有很多好处，但就目前而言，在我国很多有关部门并不重视档案管理这项工作，对于档案管理不上心，这也就导致了一些档案管理人员抱着消极的态度，造成工作的质量效果差，使我国的档案管理一直无法達到与外国并肩的水平。

同时电子档案的保存也是一大问题，因为电子档案管理受到网络技术与数字环境两方面的束缚，还有存储载体、软件服务系统与电子设备技术等问题，电子档案的存储是电子档案管理的一个难点。资料的存储载体是非常脆弱的，同时对放置载体的环境有着非常严格的要求，空气的干湿度、天气、黑客攻击、网络病毒、电压等都会对储存载体造成损坏，并且无法复原，另外储存的载体是脆弱的，使用寿命相对纸质载体来讲，使用寿命不长，在转载或更换载体时容易造成信息损坏或丢失。

二、如何应对电子档案管理过程中的问题

（一）加强国家网络安全建设。没有网络安全就没有国家安全，没有信息化就没有现代化，加强网络安全和信息化建设对国家的发展意义重大。要认清我们面临的形势和任务，充分认识做好工作的重要性和紧迫性，因势而谋，应势而动，顺势而为，加强专业网络人才的建设，进一步完善网络防火墙设施的建设，做好网络安全和信息化工作。

（二）电子档案的管理要规范。电子档案的管理中要注重管理的规范性，这样有利于内在需要。国家有关部门应当重视档案管理的工作，严格要求，这样才能加强档案管理人员的工作意识，增强档案管理效率。同时，档案管理人员要提升自己的电子档案管理水平，要及时做好收集资料、整理相关文献等流程工作，提高档案管理的工作效率。同时我国相关档案管理部门应参照外国先进的管理经验，结合我国现有档案管理模式，对归档工作，制定出规范、科学的操作标准。立足实际，取其精华，去其糟粕。

（三）做好电子档案的保存工作。要及时做好归档工作，同时要做好备份工作，重要电子档案实行专机、备份制度。因为电子档案的保存工作是一大难点，而且电子档案的储存载体不仅安全性低下而且使用寿命短，所以针对重要的电子档案要实行备份制度，这是一项很有必要的措施。将重要的电子档案使用储存载体保存两份或者三份，使用分布式双机备份。杜绝了由于工作人员操作不当或者是电子档案储存载体遭遇自然环境侵害等损害甚至丢失了电子档案的情况出现。虽然在新形势下，电子档案的使用是未来档案管理工作的总体趋势，但在我国目前的情况下，电子档案管理还存在着一些问题，所以可以采取电子归档和传统纸质档案并存的管理模式，这两种归档可以不需要两种管理系统，可在纸质档案上面标写电子档案存在的地点，而电子档案也要注明纸质档案所放的地点，但两者要一致。

（四）加大档案管理方面人才的培养力度。要想全面实现电子档案管理的现代化，不仅仅是培养档案管理人员档案方面的理论知识和提高他们的实践经验，要定期加强管理人员的教育培训，不拘于一种培训形式，到位的全方面培训，对电子档案现代化管理人员的知识结构进行优化，培养出维修与科学管理的复合型人才。

【参考文献】

[1]张瑜.电子档案管理存在的问题及对策研究[J].黑龙江杂志，2015，8（5）：154.

[2]杨蕴珠.档案管理工作理论与实践[Z].天津档案局，2005.

[3]刘玲玲.新形势下电子档案管理存在的问题及对策[J].信息技术与信息化，2014，13（3）：79-81.endprint