试论信息化时代如何做好档案管理的创新及发展

李小莹

【摘要】档案作为事业单位历史发展的真实反映，对事业单位的发展有着积极的作用。信息化的时代，要想更好地利用档案服务自身发展，就必须结合时代背景，创新档案管理工作。本文就信息化时代如何做好档案管理的创新及发展作了相关研究。

【关键词】信息时代；档案管理；创新

在信息化时代，信息技术的应用越来越普遍，为档案管理工作带来了新的机遇。如果事业单位继续采用以往的档案管理方法和手段，必将影响到自身的发展。信息时代的到来，实现档案的信息化管理已成为必然，事业单位应当认识到档案信息化管理的重要性，结合时代需要，加大投入，做好档案管理创新，从而不断提高档案管理水平，充分发挥档案在事业单位中的积极作用。

一、信息化时代档案管理创新的必要性

在信息化时代，效率至上已成为时代的代名词，提高工作效率是事业单位改革创新的重要内容，而要想提高工作效率，实现信息化发展十分必要。档案管理是事业单位一项重要的工作，它涉及的内容比较多，不仅关系到事业单位的发展，更关系到员工的利益，如果不能做好档案管理工作，严重的还会危及到社会的发展。但是，就目前来看，事业单位档案管理工作大多停留在传统的管理模式下，档案信息的录入、存储方式比較传统，在这种情况下，很容易出现档案信息失真、丢失的情况，从而不利于事业单位的发展。而信息时代的到来，事业单位每天都会产生大量的信息，如何将那些有价值的信息综合利用起来形成档案，是档案部门一项重要的工作，如果事业单位继续采用以往传统的档案管理方式，将不利自身的发展。创新是时代发展的动力，尤其是在信息化时代里，只有不断创新，才能在这个竞争激烈的市场环境下更好地生存。对于档案管理工作而言，只有结合时代背景及需要，不断创新，才能做好档案管理工作，提高档案管理水平，发挥档案的真正作用。

二、信息化时代档案管理工作中面临的问题

（一）观念落后。就目前来看，许多事业单位认为档案管理工作不能为自身创造直接的经济效益，认为没有必要在档案管理上投入太多，只要成立个部门、安排人员负责档案信息的收集、管理就可以。而这种错误、落后的观念是不可取的，如果事业单位继续采用这种观念，必将深深阻碍自身的发展。

（二）管理方法传统。管理方法传统、落后是当前档案管理工作中比较突显的一个问题，主要体现在信息编写方法传统、档案存储传统。现阶段，档案信息依然是依靠手工编写的方式，档案信息的增加使得这种手工方式的弊端也日益显现出来，档案信息失真的现象越来越严重。同时，企业档案存储依然用档案袋，随着档案使用次数的增加，经常出现档案丢失的情况，在档案调用的时候往往需要花费较长的时间。

（三）信息化的人才比较匮乏。当前，事业单位档案管理专业的人才还比较匮乏，尤其是在计算机方面的能力，事业单位所配置的档案管理人员在这方面存在明显的不足。同时，档案管理人员习惯了传统的管理模式，面对信息化时代所带来的新机会、新挑战，不愿意去学习、充实自己，从而使得档案管理效率比较低。

（四）档案管理制度的不完善。制度完善与否直接影响到档案管理质量和水平，就现阶段来看，事业单位档案管理制度还不够完善，主要体现在档案工作的监管不到位，事业单位档案管理工作的好坏完全取决于档案管理人员，对档案工作缺乏有效的监管，从而使得档案管理水平不高。

三、信息化时代档案管理的创新及发展策略

（一）观念的创新。在信息化时代，档案管理创新已成为必然，而要想不断提高档案管理水平，关键在于思想观念的转变，只有从思想上引起重视，才能促使负责人付出行动，推动档案管理创新工作的高效开展。对于事业单位，档案是其发展历史的见证，在信息化时代，其应当认识到信息技术给档案管理工作带来的冲击和机遇以及信息化管理的重要性，要结合时代背景，积极推进档案的信息化管理，加大信息化方面的投入，从而不断提高档案管理水平。

（二）管理方法的创新。在信息化的时代，传统的档案管理方法已经不适合时代发展的需要，那些传统的管理方法虽然还有一些可取之处，但是如果事业单位不能审时度势，科学创新，必然会被时代淘汰。在事业单位档案管理工作中，要想提高档案管理水平，管理方法的创新已成必然，只有采用符合时代发展需要的方法，才能不断提高档案管理水平和效率。在信息化时代，信息技术的应用越来越普遍，事业单位应当加大信息技术的应用，在继续推行手工编写、记录、存储的同时，将档案信息实时录入到计算机系统中去，实现档案信息的编写、存储到调用的信息化操作，从而提高档案管理水平及利用效率。

（三）强化信息化人才的培养。在信息化时代，人才的作用越来越突出，谁掌握了专业的人才，谁就能够在这个信息化的时代里更好地生存下去。对于档案管理工作而言，只有专业的人才才能促进档案管理工作的高效开展，促进档案的开发利用。因此，事业单位应当结合信息时代背景，强化档案管理人员的专业培训，提高档案管理人员的能力，尤其是计算机操作能力。同时，要加强素质教育，提高档案管理人员的职业素养。同时，事业单位应在档案管理中形成良性的内部竞争，推行“能者居之”的原则，从而促使档案管理人员不断的去学习、优化自身的知识结构和能力水平，进而更好地服务档案管理工作。另外，事业单位应对外招聘那些专业的档案管理人员，为自身的档案管理增添新力量，从而推动档案管理工作的高效开展。

（四）革新档案管理制度。制度是一切工作制定的依据，对于档案管理工作而言，只有不断健全和完善相关制度，档案管理工作才能有序、顺利开展，进而取得好的成效。档案管理工作涉及内容比较多，为了保证档案信息的真实、可靠，事业单位要建立有效的监管制度，一方面，可以安排多人负责档案工作，相互监督，另一方面，可以借助信息技术，实现档案管理的信息化监管，从而避免档案信息失真的情况发生。再者，事业单位必须落实责任制，只有将档案管理相关责任落实下去，才能更好地规范档案管理人员的行为，促使他们按照相关要求来进行档案管理。另外，事业单位应当将各部门紧密联系起来，从而方便档案管理，提高档案管理效率。

（五）做好档案信息安全管理。信息时代里，档案的信息化管理已成为必然，然而在推行档案信息化管理的过程中，档案信息安全问题也受到了巨大的考验，而要想保证档案信息安全、可靠，事业单位在推行档案信息化建设的同时，要加强档案信息安全管理，加大安全技术的应用，提高档案信息化管理系统的安全性，从而避免档案信息系统受到恶意攻击。

四、结语

综上所述，信息时代的到来，给档案管理工作带来了巨大的机遇，面对这种机遇，事业单位应当不断创新，结合自身发展，积极推行档案的信息化管理，真正实现信息化发展。档案管理是一项至关重要的工作，事关事业单位的发展，信息化时代里，事业单位应当积极转变观念，创新档案管理手段，革新档案管理制度，加强专业人才的培养，只有这样，才能促进档案管理工作的高效开展，进而发挥档案应有的作用。

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