基于卷烟产品档案管理的数字化系统研究

陈芳锐+杨玺+杨璐+何雪峰+尹志豇

摘 要：本论文以卷烟产品档案管理为出发点，主要运用增强现实技术和虚拟现实技术等数字新媒体技术，借助计算机技术和网络技术，探讨卷烟产品档案管理的数字化系统的设计，实现卷烟产品档案管理数字化。

关键词：增强现实技术；虚拟现实技术；档案管理数字化

中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2018）01-0027-02

1 前言

卷烟产品档案是烟草企业全部活动的真实记录，包括产品引进退出、品类管理、销售状况、产品装潢设计等产品全生命周期的历史记录，同时涵盖了企业文化、企业历史、企业工艺技术等重要的企业文化资产，是企业宝贵的财富。做好卷烟产品特别是在重组、整合、集中统一管理过程中的档案处置工作，推动数字化管理的进程，实现卷烟产品档案的智能化录入、数字化管理、数据分析、数据可视等功能，对于烟草企业管理以及提高行业竞争力具有重要的意义。

2 卷烟产品档案管理数字化的重要意义

（1）有效避免了纸质档案孤本的弊端，提高了档案的利用率。档案管理数字化可以提供大量及时有效的信息，档案中包含了大量的原始文件、数据、资料、图表等，是最真实、最权威、最具说服力的历史凭证，同时也是国家信息资源的重要组成部分，具有无可估量的社会经济价值。当今社会，机构负责人根据档案做出重大决策需要迅速、准确，各职能部门工作查考要求快速、及时，社会广大公众对档案信息需求量正不断增加，人们已越来越多地关注档案信息获取的时效性和便捷性。而数字化档案相比传统档案载体来说，既方便获取，又能保护原档案的完整性。因此，档案部门只有尽快改变传统的管理、检索和提供利用方式，不断加快档案数字化建设步伐，才能及时、准确地为社会提供利用，进一步实现档案信息资源的社会共享。

（2）实现纸质档案数字化集中统一管理，提高档案管理和服务的功能。传统的纸质档案载体容量有限，需要投入大量人力和物理管理，加大了档案管理的成本，而数字档案拥有很大的载体容量，可以节约档案成本和保存空间；纸质档案如若遭到破坏，很难得以恢复，而数字档案具有容易备份的特点，可以通过预存多份备份文件来避免档案受损；在纸质档案利用过程中，通常需要翻阅大批量的档案卷宗，检索查阅过程烦难复杂，而利用数字化档案管理流程，只需通过计算机和网络，就可以在短时间内检索到需要的内容，快捷高效。

（3）细粒度的权限控制体系，为档案管理提供多重安全防护措施。

在档案信息存储安全方面，档案管理数字化能够实现身份认证和密钥管理，对档案管理系统进行准入监控，保证在线管理系统的安全；对网络设立信息系统防火墙、密码访问控制，确保档案信息的安全保密和系统运行安全可靠；建立备份与恢复系统，能够自动备份入库的档案信息和及时找回丢失数据。

（4）有利于加強档案信息化建设，加快推进档案管理现代化进程。人类社会已全面进入信息化时代，计算机网络技术的迭代发展和广泛应用，正在渗透到社会的各个领域，改变着人们的生活、工作和学习方式。信息化浪潮带来的冲击，同样也给档案工作管理带来了新的契机，随着办公自动化水平的日趋成熟，无纸化办公已成必然趋势，使得档案数字化逐渐被提上日程，档案管理必须从传统的手工管理向信息化管理方向发展，才能跟上时代的步伐和社会信息化的需求。档案数字化管理较之传统的实体档案管理，具有较强的先进性和时效性，它将分散的档案信息以数字化的形式集中存储、统一管理，以网络化的方式连接，实现了档案信息资源的及时利用与共享。

3 卷烟产品档案管理数字化系统的开发设计

3.1 系统功能概述

卷烟产品档案管理数字化系统是运用增强现实技术和虚拟现实技术等数字新媒体技术，借助于计算机、互联网、通信等技术基础，在移动终端和PC端同时实现展示和应用卷烟产品档案的效果，是对传统的手工档案管理方式的变革和电子档案管理方式的突破。卷烟产品档案管理系统是一个可扩展的网络应用系统，提供数字资源获取、存档、管理和存取利用等基本功能，同时还提供了数字化分析、数据可视、交互展示等功能。

3.2 系统功能设计

卷烟产品档案管理数字化系统从功能划分上包含客户端和服务端，客户端包含移动端和PC端。移动端设计为APP程序，以提供相对较多的功能开发、扩展及较高的程序运行性能；PC端设计为EXE程序，能够提供较好的VR仿真漫游体验，呈現较好的3D渲染画面，同时依托HTCVR设备提供较好的VR体验及常规产品档案查阅功能。

信息采集精细归档功能，实现卷烟产品档案管理系统中所有数字化信息的采集，包括企业自有信息和外部信息的采集，将该类本体的信息以及相关的衍生信息资源进行有效的采集，加工生成数字化图像、语音、视频等不同格式的数字化信息，并通过批量导入和智能分类，实现存储、交换和传输，归档整理后作为卷烟产品档案管理数字化系统的信息输入。

信息管理功能，主要是负责数字档案文件的整理、维护与利用工作，提供档案管理、档案智能查询、档案鉴定、系统维护等基本工作机制。

信息安全维护功能，主要负责对档案存储备份恢复、操作权限管理密级分类、敏感内容加密、操作日志历史记录进行集中控制和审查，使企业的档案材料的保密性得到充分保障。

增强现实技术和虚拟现实技术交互展示功能，该项功能是本系统开发的核心功能诉求，通过数字化的方式，建设一个数字化资源（档案）收集、存储、展示、交互、服务平台。

（1）利用增强现实技术与移动智能终端应用开发结合，实现卷烟产品档案的数据可视化，使卷烟产品档案信息与卷烟实体产品相互作用，从而触发卷烟产品整个生命周期的档案数据资源。

（2）利用增强现实技术对卷烟产品档案进行管理，通过AR移动智能设备扫描卷烟产品，实现实时调用系列产品海量档案数据库，并以一定的比例和易于理解、操作的形式将档案信息反馈给使用者。endprint

（3）利用VR虚拟现实技术对卷烟产品档案馆进行三维仿真，开发建设虚拟卷烟产品档案馆，形成一个数字化资源（档案）收集、存储、展示、交互、服务的平台，实现对卷烟产品档案馆的内部环境展示和卷烟产品档案资源的展示。

（4）运用VR虚拟现实技术接入虚拟交互设备的方法，实现对卷烟产品档案资源的沉浸可视和交互化体验。

4 卷烟产品档案管理数字化系统的应用

4.1 产品档案资源的获取

卷烟产品档案管理数字化系统的开发形成，分别以卷烟产品档案馆APP的形式和卷烟产品虚拟展馆的形式在移动端和PC端呈现。使用者通过移动端进入三维仿真卷烟产品档案馆，可以通过自然人机交互的形式，触发相应的档案资源，从而获取卷烟产品的原料、产品装潢设计信息、产品销量、产品更新、产品进入和退出市场情况等产品全生命周期的档案资源信息，档案信息又将以文字、图片、视频、语音等多媒体形式表达反馈给使用者。另外，使用者还可以利用APP的AR功能扫描卷烟产品，获取相应产品的完整档案资源信息；使用者通过PC端进入网上卷烟产品虚拟展馆，可以利用鼠标点击操控整个场景和点击获取产品档案信息，接入虚拟现实交互设备HTCVIVE，能够以更加自然的体感交互形式查阅档案资源。

4.2 产品档案资源的保存

开发了一系列卷烟产品档案资源库，可进行不断更新和备份，形成烟草智能档案系统，实现档案管理数据库虚拟“云”平台。能够智能录入产品档案信息，通过转化成数字图像的形式进行存储和归档，并不断累积和补充新的档案信息，形成庞大的卷烟产品档案资源库，保存产品的历史档案信息的同时扩展新的产品档案信息。

4.3 产品档案资源的利用

卷煙产品档案馆APP和网上卷烟产品虚拟展馆可供内部人员和外部人员同时使用，不受时间和空间的限制，多人可同时使用一份卷烟产品档案资源，从而最大化的提供信息资源的利用率。

5 结语

基于卷烟产品档案管理的数字化系统主要运用了增强现实技术和虚拟现实技术等数字新媒体技术实现对卷烟产品档案的高效管理，同时为卷烟产品档案提供了数字化分析、数据可视、交互展示等功能，为卷烟产品档案资源的获取、保存和利用提供了新的解决管理模式，从而更好的发挥卷烟产品档案的文化功能和服务功能。

参考文献

[1]朱永权.档案管理数字化系统的研究[D].重庆大学，2003.

[2]张艳波.浅谈档案管理数字化管理的意义[J].黑河学刊，2014（4）：133-133.endprint