浅析街道办事处档案管理中存在的问题及对策

摘 要：街道办事处是社区服务的重要组织单位，其档案管理工作的重要性逐渐凸显。街道办事处档案管理工作涉及内容众多，内容细则较为复杂，在管理过程中难免存在较多问题。本文分析了街道办事处档案管理工作中的部分不足，在此分析基础上，提出了相应的优化对策。以期为促进街道办事处档案管理工作顺利开展，提供一定的参考借鉴。

关键词：街道办事处；档案管理；问题；对策建议

随着当今社区活动越来越频繁，社区内涉及的活动内容及范围逐渐加大。由于管理难度不断加大，对街道办事处的管理水平提出了新的要求。街道办事处进行社区管理，不仅关乎日常社区活动的组织管理，还包括对各人员、事物及活动的档案记录。档案记录着社区街道的各项活动内容，反映了社区及街道发展的真实面貌。街道办事处不仅需要履行日常社区管理职责，还要不断提高自身档案管理的工作质量。良好的档案管理，能帮助街道办事处更好地开展社区管理工作。因此，为提高社区管理质量与效率，必须不断增强街道办事处的档案管理工作效率。

1 街道办事处档案管理中存在的问题

1.1 街道办事处办公设备相对落后

当前，部分街道办事处进行档案管理时，大多以人工记录管理方式为主。这样不仅容易出现纰漏，还非常浪费人力及时间。因此，应顺应科技时代的发展，引进更多能辅助街道办事处档案管理工作的先进设备。但当下很多街道办事处，单位内部分设备已经老旧，有些设备已是五六年前的，难免经常出现故障。如老旧的电脑运行缓慢，将会耽误档案管理工作的进程。另外，部分街道办事处甚至尚未实现信息数字化，仅仅依靠纸质文件及人工记录，将会给街道办事处带来潜在的安全隐患。

1.2 档案管理人员流动性较大

街道办事处管理内容较繁杂，工作人员的工作量比较大。因此，很多街道办事处会聘用一些临时的兼职人员，来填补管理人员数量不足的空缺。尽管临时管理人员负责的工作量较少，且难度不大，但在聘用过程中仍存在较多问题。首先，由于未经过专业培训，在工作中难免因专业素养不高而出差错。街道办事处工作有时效性，长期积累下的小差错，一定程度上会阻碍档案管理工作的进程。其次，临时应聘者的工作只是暂时性的，流动性非常大，而且会对固定人员的工作造成影响，甚至会分散整个档案管理团队的凝聚力，导致内部工作人员的办事效率不断下降。因此，档案管理人员的流动过大的问题，应当及时解决，长期下去将产生较大的负面影响。

1.3 档案收集整理工作有所欠缺

街道办事处的档案管理内容环环相扣，在整合信息的过程中，各个部门需要进行交流。然而，在进行档案管理过程中，尤其是最开始的信息收集环节，都是采用部门分开收集的方式，每个部门负责自己部门所需收集的材料。在收集过程中，很多收集者的工作都是重复的，同一种类型的信息和材料反复被收集了很多次。不仅增加了很多不必要的工作量，且相当浪费收集时间。而造成这种重复收集整理、多做无用功的原因，主要在于各部门之间缺乏沟通。沟通交流不足，导致很多档案信息得不到有效共享，不利于档案管理工作的顺利展开。保护信息固然重要，但对于一些可被共享的公开资料，还是需要进行有效共享。

1.4 档案管理的理念不够创新

由于街道管理处有资历的管理者，大部分年龄阶段比较大，容易受传统管理思想的束缚。例如对于当前的先进技术及设备缺乏深入的认识，对于技术设备实时革新的接受程度较浅，不太看好技术革新或设备的引进等。而这类管理者往往资历较深，在资金管理上有充分的话语权，将不利于档案管理中对先进设备及新技术的资金投放。

2 优化街道办事处档案管理工作的有效对策

2.1 改变传统管理模式，不断更新思维管理模式

街道办事处属于社区管理组织单位，以服务广大人民为主要职责。近年来广西各个社区不断发展，街道办事处应摒弃过去传统的管理方法，根据档案管理工作的实际需求，不断更新自身的管理模式。需要注意的是，在档案管理过程中，一些年龄较大的管理学者，仍较容易受传统管理思想的束缚。尽管他们的管理经验比较丰富，但对于新科技技术的接受能力相对欠缺。因此，还需要经常性地对老龄管理者普及新技术及设备的相关知识，从思想层面进行改革，提高他们对先进技术的认识。只有立足社区实际需求，不断创新自身的管理模式与管理思维，才能不断取得档案管理上的成就。

2.2 提高资金投入量，引入先进的办公设备

先进的管理设备，能提高街道办事处的运行效率。广西街道办事处档案管理的基础设备建设，普遍比一线城市要落后一些。而电脑设备进行管理的正确率，远远高于人工操作管理的正确率。因此，需要大力引进大数据、数字化等高新设备，更好地掌握未来档案工作的发展趋势。例如，采用电子化档案管理系统进行管理，不仅方便管理人员制定更有效的管理措施，还能大幅提高档案管理的整体效率。目前，我国数字化档案资源已达2243万GB，尤其是党的十八大以后，各级综合档案馆馆藏增长了84%。广西区域街道档案管理，也不断往数字化方向发展。例如，2015年，广西河池罗城县召开了档案系统档案数字化推进会。2017年，广西贵港市也开展了档案数字化工作，均有效推动了街道档案管理工作。但就目前情况而言，广西距离全国档案信息数字化水平仍有一段距离。除高新技术及設备外，街道办事处还应不断改善档案管理室的急救设施，例如防潮、防火等配置，加大资金投入。对于很多档案资料都是纸质版，尤其一些比较老旧的重要资料，更是应该好好保存。

2.3 提高档案管理人员专业素养，建立科学的管理体制

近年来，广西街道办事处人才引进量较大。而各地区街道办事处事物繁忙，因此档案管理人员的管理能力也要不断提上来。对于引进的人才，不仅要求他们能快速适应多量的工作性质，同时需要不断提高自身的工作素养。首先，街道办事处应建立科学的管理体制，对档案管理人员实行绩效评比与业务培训。有针对性加强对档案管理人员的培训，对于流动性较大的临时人员，可以实施基础业务培训。其次，加强档案管理人员之间的沟通与交流，各个部分之间需要构件共享机制。要求管理者们对自身的工作形成正确的认识，而不是长期处在一种封闭、消极的工作状态中。

2.4 建立健全信息共享机制，提升档案信息整合效率

建立健全一个完善的信息共享机制，能大大提高街道办事处档案信息整合的效率。档案信息的安全性固然重要，但对于部分可共享的信息及材料，还需要进行进一步整合。可建立一份完整的档案信息，录入信息共享系统中，以供他人查阅。当档案管理者需要整合或收集材料时，在共享系统中能迅速查询到。不仅可以缩短管理者的信息收集时间，还能提高街道办事处整体工作效率。目前，北京、武汉、天津、广州等城市，均在网站开设了档案信息共享平台，以供群众查看档案数据资源。

3 结语

在我国社会和经济高度发展的今天，完善街道办事处档案管理工作，对于社区管理有着重要意义。针对部分街道办事处档案管理存在的问题，如基础设备落后、管理人员流动性大，档案管理部门缺乏凝聚力、管理模式较落后等，可以通过引进高新技术设备、建立科学的管理机制与共享机制，以及提高管理者工作素养的方法加以改进。在未来的发展中，街道办事处应当立足当前社会发展局势，不断改进自身的管理模式，以便更好地提高社区管理质量。

参考文献

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[3]邓盈盈.大数据时代背景下城建档案管理信息化面临的挑战和渠道分析[J].卷宗，2017（22）：45.

[4]李红梅.浅谈街道办事处的档案管理工作[J].中文信息，2017（4）：41.

作者简介

钟海源，男，广西玉林市人，从事档案管理工作。